Komunikace mezi úřady prostřednictvím e-podatelen vzroste

Vzestup využití e-podatelen mezi úřady lze očekávat v nejbližší době. Vyžádá si to četnost písemností a požadavky na rychlost předání, zabezpečení obsahu a omezení nákladů spojených s korespondencí.

"Papírová" evidence už nestačí

E-podatelna je prostředek zabezpečující externí komunikaci a evidování přijímaných a odesílaných písemností. Nepostihuje však komplexně oblast spisové a archivní služby, ale je její nutnou součástí. Pro pokrytí potřeb evidence písemností, sledování jejich pohybu, dodržování termínů, archivaci a další činnosti je určeno programové vybavení, tzv. spisová a archivní služba.

Různá softwarová řešení pro správu písemností jsou na českém trhu již několik let. Přesto se až doposud realizované implementace na našich úřadech daly počítat na desítky. Důvody jsou především v náročnosti zavádění elektronického systému evidence a zpracování písemností v prostředí již fungujících informačních struktur a při účasti všech organizačních článků úřadu. Zvýšené nároky na pracovníky úřadu v období přípravy a samotné realizace mohou být příčinou subjektivního negativního hodnocení.

Hlavním ukazatelem při rozhodování, zda nastala vhodná doba k nasazení programového vybavení z oblasti spisové a archivní služby, zůstává vždy míra potřebnosti takového řešení.

Reforma veřejné správy přinesla mimo jiné to, že se městské úřady rozšířily v některých případech o více než 100 %. Jestliže tyto úřady měly do konce roku 2002 měsíčně pohyb tisíců písemností a připočteme-li tzv. vnitřní poštu, pak začátkem letošního roku se počty znásobily. Tento stav již nelze efektivně zajistit "papírovou" evidencí.

Cílem je integrovaná správa dokumentů

Co by měl software z oblasti spisové a archivní služby řešit? Struktura takové aplikace směřuje k cílovému řešení - integrované správě dokumentů v rámci informačního systému organizace a instituce. Samostatná aplikace spisové a archivní služby zabezpečuje další specifické požadavky evidence písemností, které vyplývají ze spisového a archivního řádu a které pokrývají požadavky i všech ostatních interních a obecně závazných předpisů, týkajících se oběhu a zpracování písemností. Samozřejmostí je bezpečnost, jednoznačná identifikace a další kritéria.

Hlavní funkce spisové a archivní služby jsou následující:

příjem a odesílání předmětu spisové služby,

centrální evidence a identifikace předmětu spisové služby,

vyřizování předmětu spisové služby,

sledování pohybů předmětu spisové služby a termínu jeho vyřízení,

vyhledávání předmětu spisové služby dle kritérií,

ukládání předmětu spisové služby (skartační řízení a archivace).

Všechny tyto funkce jsou zabezpečeny jak pro režim externích předmětů spisové služby, tzn. vnější korespondenci, tak pro režim interní komunikace mezi jednotlivými spisovými uzly organizace.

V poslední době se stále hovoří o elektronických podatelnách a povinnosti úřadů přijímat elektronická podání. Myslím, že úřady by jednoznačně měly od dodavatelů spisových a archivních služeb vyžadovat zajištění přijímání elektronických podání, a to přímo touto aplikací nebo prostřednictvím softwaru elektronická podatelna a jeho výstupu do standardního formátu. Garancí pro úřad zůstávají atestace na shodu s platnými standardy a především smluvní podmínky mezi dodavatelem a úřadem.

Integrace s Ms Office

Pro provoz spisových a archivních služeb je důležité zajištění integrace s produkty MS Office od firmy Microsoft, které se postupně staly nepsaným standardem. Integrace řeší evidenci písemností v systému spisové služby přímo z prostředí MS Outlook, MS Word, MS Excel nebo MS PowerPoint. Operace může být prováděna přes vstupní formulář spisové služby pro interní, resp. externí písemnost ze všech výše uvedených produktů MS Office. Uživatel by měl mít možnost aktuálnímu dokumentu nebo e-mailu přiřadit nové, resp. rezervované jednací číslo, a vytvořit tak novou písemnost interní, nebo externí přímo z prostředí produktů MS Office.

Z prostředí produktů MS Office má uživatel možnost provést rezervaci čísla jednacího a odeslat přiložený dokument e-mailem přímo ze systému spisové a archivní služby.

Čtyři důležité etapy

Pokud má být realizace zavedení spisové a archivní služby úspěšná, nelze se vyhnout následujícím etapám.

1. etapa - úvodní analýza

Hlavním cílem je provést krátkou analýzu pro řešení, tak aby bylo možné nastavit všechny požadované funkce dodávané automatizované spisové a archivní služby. Uživatel a zhotovitel získají upřesnění zadání ve všech potřebných souvislostech.

2. etapa - implementační a customizační práce

Jde o zajištění hardwarové platformy pro systém. Na základě analýzy zhotovitel provede případné úpravy programového vybavení a instalaci softwarové části. V této etapě je také realizováno proškolení uživatelů a proběhnou ověřovací testy na specifikované funkce systému, případně návrh na úpravu spisového a archivního řádu.

3. etapa - pilotní projekt

Cílem této etapy je ověření funkčnosti realizované spisové a archivní služby v běžném provozu. Provoz a správu projektovaného systému zajišťuje uživatel a zhotovitel.

4. etapa - rutinní provoz

Záměrem této etapy je zajistit plný rutinní provoz systému. Provoz a správu projektovaného systému zajišťuje uživatel, dodavatel zajišťuje postimplementační podporu.

Každá společnost zabývající se tvorbou softwaru pro větší množství podobných zákazníků se samozřejmě snaží vyrábět tzv. krabicový software. Výhody pro dodavatele, ale i druhou stranu jsou zřejmé, stejně jako některé nevýhody především na straně kupujících. Převážná většina softwaru má krabicový základ a tzv. customizací (nezbytnou úpravou do konkrétních podmínek) se stává efektivním nástrojem konkrétní organizace.

Tomáš Haňka,

úsek veřejné správy PVT, a. s.