Úspory, reorganizace a zvyšování kvality služeb. Jak se obecním a městským úřadům daří skloubit tyto frekventované pojmy? Například krnovská radnice letos začala s menším počtem zaměstnanců a novou organizační strukturou.
Jak sdělil tajemník Ing. Igor Kozelek, klesl počet zaměstnanců MěÚ v Krnově k 1. lednu na 152 oproti loňskému stavu 171. Za pracovníky, kteří odešli do důchodu nebo po výpovědi, nebyla přijímána náhrada, 7 osob bylo v rámci sociální reformy delimitováno na úřad práce, dalším byla ukončena smlouva na dobu neurčitou a nabídnuto jiné pracovní místo na dobu určitou - zástup za mateřské dovolené.
Organizační struktura má o dva odbory méně: pracovníci z odboru informatiky přešli pod kancelář tajemníka, agenda odboru správního se rozdělila mezi odbor správy majetku města (správa budov úřadu), kancelář tajemníka (přestupky) a odbor sociální (oddělení matriky). Odbor sociální zaznamenal pokles z 30 na 19 kvůli sociální reformě a transformoval se na odbor sociální a péče o občany. Ten tvoří oddělení sociálně-právní ochrany dětí a rodiny, oddělení sociálních služeb a sociální pomoci a oddělení matriky, občanských průkazů, cestovních dokladů a evidence obyvatel.
ÚŘAD BLÍZKÝ OBČANŮM
Od února by měla kancelář Evidence obyvatel sídlit místo druhého patra blíže vstupu do radnice, aby lidé nemuseli bloudit po budově a zdlouhavě hledat. Toto opatření však nesouvisí s organizačními změnami, ale s projektem »Hospodárný, kvalitní a občanům blízký úřad«, který se realizoval od září 2010 do února 2011 s dotací z OP Lidské zdroje a zaměstnanost.
Projekt zahrnoval audit stávajících procesů a činností, workshopy optimalizace procesů, reporting klíčových ukazatelů, anketu mezi klienty úřadu a trénink komunikačních a manažerských dovedností úředníků. »O možnost realizovat tento projekt jsme usilovali několik let,« komentuje Ing. Kozelek. »Ve veřejné správě chybí přirozený motor rozvoje, který v soukromém sektoru působí na firmy, aby v zájmu přežití inovovaly, byly vstřícné k zákazníkům a hospodárné. Naším cílem bylo rozšířit a zkvalitnit poskytované služby tak, aby si občané mohli své záležitosti vyřídit v co nejkratším čase, v průběhu co nejmenšího počtu návštěv a v důstojném prostředí.«
Výsledkem projektu je např. centrální recepce a hlavní pokladna s otevírací dobou pět dnů v týdnu s možností úhrady platební kartou, přesun nejčastěji navštěvovaných agend co nejblíže vstupu do radnice, sjednocení úředních hodin či zlepšení informačního systému. Mnohé se změnilo i pro samotné úředníky. »Zapracovali jsme především na větší transparentnosti výběrových řízení, která zveřejňujeme na webu města a prostřednictvím etržiště,« dodává místostarosta Ing. Michal Brunclík.
SNIŽOVÁNÍ STAVŮ A VČASNÁ KOMUNIKACE
Jak na krnovské radnici řeší citlivou záležitost, jakou je propouštění či přemisťování zaměstananců? »Takový krok musí probíhat dlouhodobě, ve shodě samosprávy s ředitelem úřadu a s odborovou organizací,« vysvětluje starostka Mgr. Alena Krušinová. »Ze zkušenosti také vím, jak je důležité s lidmi o problému hovořit, vysvětlovat a nic nezamlčovat, aby nedocházelo k šíření nepravdivých informací nebo polopravd. Toto všechno jsme se snažili dodržet a vyplatilo se nám to.«
»O delimitaci pracovníků ze sociálního odboru na úřad práce jsme poprvé jednali se zaměstnanci již počátkem března 2011, kdy jsme však měli jen kusé informace, které se navíc měnily. Každá nová informace byla projednána ve vedení a posléze s vedoucím odboru,« pokračuje starostka. Pracovníkům, jimž hrozilo, že o místo přijdou, se nabídla uvolněná místa - dlouhodobé zástupy, byť na dobu určitou. Někteří si našli místo sami a odešli, jiní nabídku využili. Na každý dlouhodobý zástup bylo vypsáno »vnitřní výběrové řízení«, aby se každý z ohrožených zaměstnanců mohl přihlásit.
VÝPOVĚĎ AŽ JAKO KRAJNÍ ŘEŠENÍ
»S reorganizací práce sociálního odboru jsme spojili i další organizační změny,« říká starostka. »Sama jsem byla jakýmsi garantem toho, že se bude se zaměstnanci jednat korektně a budou se hledat všechna možná řešení. Výpověď považuji za krajnost, zvlášť, když jde o schopné pracovníky.«
Na konečné podobě organizační struktury i počtu pracovníků úřadu se vedení shodlo počátkem listopadu 2011. Návrh předložilo ke schválení odborové organizaci, návrh organizačního řádu ke schválení radě města. Následovalo setkání se všemi zaměstnanci úřadu a seznámení s novou organizační strukturou. »Klidný průběh doprovázející schválené a akceptované změny, rozhodně považuji za malé vítězství,« uzavírá Mgr. Krušinová.
Výsledky krnovského projektu »Hospodárný, kvalitní a občanům blízký úřad«
zkrácení průběžných dob vyřízení požadavků občanů;
snížení počtu nutných návštěv úřadu;
lepší využití pracovního času;
rozšíření a zkvalitnění služeb;
rozšíření úřední doby;
efektivnější správa majetku města a jeho podřízených organizací;
větší profesionalita zaměstnanců.
Novinkou je vznik centrální recepce, která poskytuje informační a poradenský servis. Je také místem pro ověření shody opisu nebo kopie s listinou či ověření pravosti.
K tématu snižování stavu zaměstnanců říká starostka Alena Krušinová: »Je důležité s lidmi včas hovořit, vysvětlovat a nic nezamlčovat, aby nedocházelo k šíření nepravdivých informací.«
FOTO: MĚÚ KRNOV
