Ačkoliv to asi není na první pohled patrné, listinná podoba dokumentů není ideálním nástrojem komunikace. Zavádění IT a zejména elektronické komunikace do veřejné správy přináší nové standardy produktivity práce, kdy při správném vybavení a nastavení systému práce...
Ačkoliv to asi není na první pohled patrné, listinná podoba dokumentů není ideálním nástrojem komunikace. Zavádění IT a zejména elektronické komunikace do veřejné správy přináší nové standardy produktivity práce, kdy při správném vybavení a nastavení systému práce lze stejnou agendu uskutečnit s nižším počtem zaměstnanců a menšími provozními náklady.
LISTINNÁ PODOBA
Zpracovávání listinných materiálů se prodražuje počtem zaměstnanců potřebných na správu listinné agendy. Další náklady a obtíže vznikají při přepravě, skladování, archivaci, ochraně a ostraze rozměrných listinných archívů apod.
Jednou z nejvíce nebezpečných a málo známých nevýhod je, že držitel poštovní licence negarantuje doručení konkrétní písemnosti, ale pouze zásilky určité hmotnosti neznámého obsahu. Jsou případy, kdy po mnoha měsících například teprve v rámci soudní exekuce namítají dlužníci z pokut a jiných rozhodnutí měst a obcí, že jim nebyl exekuční titul (např. přestupkový příkaz či jiné rozhodnutí) vůbec doručen, protože jim byla městem či obcí doručena pouze zásilka do vlastních rukou, která obsahovala písemnosti vztahující se k jiné osobě, popřípadě prázdný list papíru. Proto je adresát považoval za hloupý žert, vše vyhodil do koše a dál se věcí nezabýval. Důkazní situace odesílatele je pak značně problematická. Pokud se nezmění systém doručování přes držitele poštovní licence, popřípadě přes tzv. obecní doručovatele, bude podobných případů přibývat. Bylo by proto přínosné, aby držitel poštovní licence změnil proceduru odesílání písemností do vlastních rukou. A to tak, že stejnopis či kopie zásilky předané k odeslání i sama odesílaná zásilka bude označena podacím razítkem držitele poštovní licence, který tím osvědčí, kdy a co přesně mu bylo k doručení předáno. Následné vložení přípisu do přepravní obálky dodané odesílatelem by mohl učinit držitel poštovní licence.
Vážným problémem listinných podání je fakt, že autenticita odesílatele je pouze zdánlivá. Správní ani soudní orgán nemůže z listinného podání seznat, že to není vlastnoruční podpis odesílatele. Proto současný stav nahrává tomu, aby neznámé osoby podávaly jménem osob, které o tom vůbec nic neví, například blokační, zcela nesmyslné určovací žaloby ve vztahu k nemovitostem. A než se celá situace vysvětlí, může uběhnout i řada let a po celou dobu bude jakékoliv nakládání s nemovitostí znemožněno. Tuto situaci by nevyřešilo ani zcela nepravděpodobné stanovení povinnosti úředního ověření podpisu na podáních, protože při současném stavu pokroku v PC, barevné laserové a inkoustové tiskové technice je notářské či obecní razítko snadno a nerozeznatelně padělatelné.
ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE
Elektronická komunikace znamená pro správní a soudní instituce široké pole možných úspor velkého rozsahu, protože každý listinný přípis doručený do vlastních rukou je citelnou nákladovou položkou ve vztahu ke stále se zvyšujícímu poštovnému a kancelářským potřebám (papír, obálky, toner, pořízení a servis tiskáren a kopírek), zejména však k nákladům na nadbytečnou pracovní sílu. Elektronická podání se zaručeným elektronickým podpisem (ZEP) odstraňují de facto veškeré nevýhody listinné podoby dokumentů. Autenticita odesílatele stejně jako originalita dopravovaných písemností je garantována. K výhodám této technologie patří též okamžité doručení a tím také zkrácení reakční doby.
Po ekonomické stránce je elektronická agenda maximálně úsporná. Archivace i zabezpečení je méně nákladné než u listin. Přeprava k adresátovi je zcela zdarma. Navíc elektronická agenda umožňuje rozsáhlé i velmi vzdálené sdílení s přesným navolením přístupových oprávnění, v rámci DMS/CRM systémů plynulé sledování workflow, plnění úkolů, oběhu dokumentů, docházky, využívání pracovní doby, porovnávání výkonnosti a úspěšnosti jednotlivých zaměstnanců, možnosti fulltextového vyhledávání v dokumentech v celém archívu, utříďování v databázích, jednodušší přístup ke strukturovaným informacím, možnosti přenosu textu mezi dokumenty, omezení opisování a veškeré práce s listinnými dokumenty.
Elektronická kancelář s maximálním omezením papíru nejen mnohonásobně zvyšuje produktivitu práce každého zaměstnance, ale je též pozitivním ekologickým přínosem.
Zdeněk Brunclík
advokát
Co je to zaručený elektronický podpis?
ZEP je specifický elektronický certifikát (soubor ve speciálním formátu) vydávaný certifikační autoritou, která je soukromým subjektem s některými oprávněními v oblasti veřejné správy. V současné době v ČR existují tři nezávislé certifikační autority: První certifikační autorita, a. s., (viz http://www.ica.cz), Česká pošta, s. p., (viz http://qca.postsignum.cz/), eIdentity, a. s., (viz http://www.ie.cz/). K získání ZEP je třeba osobní návštěvy u certifikační autority, předložení platných dokladů a zaplacení ceny služby. Ministerstvo informatiky ČR ukončilo k 31. 7. 2005 akci, v rámci které mohla kterákoliv obec získat zdarma na jeden rok jeden elektronický podpis, celkem se akce zúčastnilo 1857 obcí /viz http://www.micr.cz/scripts/detail.php?id=2546 (4. 12. 2005)/.
ZEP umožňuje především jednoznačnou identifikaci v rámci elektronické, zejména e-mail komunikace, stejně tak je možné jím podepisovat i jednotlivé soubory či se jinak identifikovat ve virtuálním prostoru. Vyspělou podporu ZEP nabízí formát PDF, který umožňuje jeho přímé zařazení do dokumentového souboru. E-maily a dokumenty podepsané ZEP garantují nejenom totožnost osoby odesílatele, ale též originalitu elektronicky dopravované písemnosti, tj. skutečnost, že s obsahem elektronického dokumentu nebylo v průběhu transportu jakkoliv manipulováno.
