Nelehkou práci strážníků v terénu nutně provází také neoblíbená činnost, a to administrativa. Strážníci se řídí nejenom zákonem o obecní policii, ale mají povinnosti vyplývající i z ostatních zákonů týkajících se veřejné správy. Jaké to jsou a na co je třeba se zaměřit, aby bylo vše v souladu s legislativou?
Spisová služba: ano, či ne?
Prubířským kamenem je zákon o archivnictví a spisové službě. Obecně zákon o obecní polici vyžaduje povinnost sepsat úřední záznam, nebo zápis o podaném vysvětlení. Zákon nedefinuje, kam úřední záznam uložit. Naopak zákon o archivnictví a spisové službě definuje kdo a jakým způsobem eviduje vzniklé písemnosti a dokumenty. Z výše uvedeného vyplývá, že písemnosti městské policie jednoznačně musí být ve spisové službě evidovány a strážníci se spisovou službou úřadu musí pracovat.
Gros předmětu činnosti
Evidence událostí, přestupků, pokut, příkazových bloků a činností strážníků je další nezbytnou součástí administrativy městských policií. Tuto evidenci strážníci provádějí několika různými způsoby. Od evidence v papírové formě v evidenčních denících, přes elektronickou evidenci v excelových tabulkách, až po práci v sofistikovaných informačních systémech.
U softwarového řešení jsou pak možnosti téměř nevyčerpatelné. Lze vytvářet sestavy, statistiky, teplotní mapy, svodky a mnoho dalších přehledů, ale zejména kontrolovat lhůty pro vyřízení nebo předání přestupku. Další možností je kontrola práce strážníků v terénu na interaktivních GIS mapách, tzv. dispečinkové řešení.
Citlivá data
Kontrola a zabezpečení vedených osobních údajů subjektů je dle platných zákonných norem jednou z nejdůležitějších povinností úřadů, potažmo i městských policií. Vzhledem k tomu, že strážníci mohou vstupovat do databází a evidencí státní správy (Registr obyvatel, osob, Registr přestupků, Rejstřík trestů, Centrální registr řidičů, vozidel a další), je nutné vést také evidenci těchto přístupů. Subjekty mají právo vědět kdo a proč prováděl dotaz do registru a získat také výpis vedených osobních údajů. S tím úzce souvisí i kontrola oprávnění jednotlivých pracovníků obecní či městské policie k přístupu k těmto informacím, byť i například kvůli prostému nahlédnutí do případu.
Přesah do ekonomiky
Strážníci také vydávají rozhodnutí ve zkráceném řízení formou pokuty příkazem na místě zaplacené či nezaplacené. Z toho vyplývají další povinnosti jak evidenční, tak i procesní – zaevidování naskladněných příkazových bloků, vydání strážníkovi, kontrola odvedené vybrané hotovosti, předání podkladů pro uložené příkazy na místě nezaplacené, případně předání pro vymáhání. Šťastnějším policiím tyto evidenční záležitosti řeší finanční odbor.
Proces uložení Pokuty příkazem na místě také není jednoduchá záležitost. Vyplněním údajů o přestupci/plátci pokuty a uložené výši pokuty to nekončí. Největším problémem bývá vypsání přesné právní kvalifikace, skutkové podstaty přestupku, porušení příslušného ustanovení zákona. I zde je několik možností. Strážník zná příslušné právní kvalifikace zpaměti nebo je opíše z „taháku“, anebo mu mobilní aplikace informačního systému městské policie nabídne při zápisu přesný text, který do bloku opíše.
Jak z byrokracie ven?
V dnešní době většina obecních policií již používá informační systémy od různých dodavatelů. Při jejich výběru by měl být brán na zřetel na to, co vše umí. Pominu-li základní funkčnosti a přímý přístup do všech povolených registrů státní správy z terénu pomocí mobilní aplikace, vyplývá z podstaty věci možnost přímého napojení na spisovou službu městského úřadu, napojení na agendu příjmů a pohledávek, napojení na GIS, ČUZK, Agendový informační systém evidence obyvatel a cizinců, případně na skladové hospodářství města. Důležitá je také uživatelská podpora, komunikace s dodavatelem a neustálý rozvoj systému. Jen taková synergie dokáže opravdu porazit byrokratického lva.*
Pavel Štěpánek, DiS.
Methodist VERA, spol. s r. o.
