Současné velmi proměnlivé legislativní prostředí klade mimo jiné vysoké požadavky na dodržování legislativně správné metodiky spisové služby. Poskytovatel flexibilního programového vybavení je nucen kvůli rychlému technologickému vývoji trvale inovovat svůj systém a zároveň pružně reagovat na...
Současné velmi proměnlivé legislativní prostředí klade mimo jiné vysoké požadavky na dodržování legislativně správné metodiky spisové služby. Poskytovatel flexibilního programového vybavení je nucen kvůli rychlému technologickému vývoji trvale inovovat svůj systém a zároveň pružně reagovat na legislativní změny. K tomu musí pro svou činnost vytvořit kvalitní metodické zázemí.
Na počátku 90. let měla v tomto smyslu velký význam úvodní studie informačního systému okresních úřadů vypracovaná pro Civilně správní úsek (CSÚ) Ministerstva vnitra. V roce 1993 vzniklo na základě výsledku veřejné soutěže vyhlášené Ministerstvem vnitra komplexní řešení Spisové služby okresních úřadů. Praktické zkušenosti získané z provozu tohoto systému přispěly k poměrně rychlému vývoji kvalitativně nového programového produktu včetně zkvalitnění metodického zázemí v oblasti vedení spisové služby. Na tvorbě jednotné metodiky spisové služby spolupracovaly kromě CSÚ státní archívy, například Archív hl. města Prahy.
HLAVNÍ PRÁVNÍ NORMY
Výkon spisové služby nejvíce ovlivňují následující právní normy:
Zákon o archivnictví a spisové službě (č. 499/2004 Sb.)
Správní řád (č. 500/2004 Sb.)
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (č. 646/2004 Sb.)
Novely zákona o elektronickém podpisu (227/2000 Sb.)
Nařízení vlády, kterým se provádí zákon o e-podpisu (č. 495/2004 Sb.)
Vyhláška Ministerstva informatiky ČR o elektronických podatelnách (č. 496/ 2004 Sb.)
Metodika vedení spisové služby vedle toho značně závisí na typu organizace a předmětu její činnosti. Kromě uvedených předpisů se k vedení spisové služby vztahuje více než 2000 dalších legislativních norem, které je možno roztřídit podle oboru činnosti. Proto je zapotřebí její metodiku zpracovat pro každou organizaci zvlášť v rámci projektu implementace informačního systému.
SETKÁNÍ TVŮRCŮ V EUROCENTRU
Řada legislativních změn z poslední doby zvyšuje důležitost výměny zkušeností a informací mezi dodavateli, uživateli a státními orgány. Například metodická setkání uživatelů spisové služby, které pořádá společnost GORDIC, se konají dvakrát ročně vždy za spolupráce některé z organizací, které mají zájem se aktivně podílet na tvorbě metodiky SSL. Po loňských setkáních v Brně a Pardubicích (ve spolupráci s krajským úřadem) se bezmála stovka zástupců centrálních orgánů státní správy, krajských a městských úřadů a dalších hostů sešla zatím naposledy v květnu v jabloneckém Eurocentru. Záštitu nad setkáním tentokrát převzal Městský úřad Jablonec nad Nisou. Klíčovým bodem jednání byly především metodické vazby spisové služby a správního řízení. Z úst odborníků Ministerstva vnitra si účastníci jako první vyslechli aktuální informace o doporučeném způsobu metodické vazby mezi agendou spisové služby a správního řízení. Nové metodické stanovisko by mělo překlenout některá sporná místa mezi zákonem č. 499/2004 S. a zákonem č. 500/2004 Sb. a tím nahradit dosavadní metodiku evidence dokumentů ve správním řízení.
Podobná setkání tvůrců a uživatelů programového vybavení za účasti zástupců státu by vedle nutných legislativních změn mohla přinést smysluplné metodické sjednocení výkonu agendy, která bude vyhovovat současným trendům a umožní mj. efektivnější předávání dat mezi jednotlivými úřady. Teprve tím bude možné dosáhnout funkční e-government umožňující občanům rychlou a jednoduchou komunikaci s veřejnou správou.
