Dlouhodobou prioritou předních dodavatelů informačních technologií je podpora rozhodování managementu organizací. Data, která u těchto organizací vznikají v procesu zpracování účetnictví a rozpočtu, jsou velmi cenným materiálem a jsou-li správně prezentována a interpretována, mohou vedení úřadu usnadnit jeho rozhodování, a to nejen v ekonomických otázkách. Jak však tato data správně vytěžit?
Zajímavou možnost v této souvislosti představuje kombinace již delší dobu využívané technologie datových skladů a moderních controllingových aplikací.
EVROPSKÉ PENÍZE ČEKAJÍ
Softwarová podpora rozhodování se dnes uskutečňuje hlavně budováním různých typů manažerských nadstaveb podle potřeb i finančních možností uživatelů. Tyto nástroje mají širokou škálu podob, od jednoduchých, na kancelářských systémech založených řešení, až po velké datové sklady a k nim příslušející analytické nástroje.
Co je to datový sklad? Zjednodušeně řečeno, jde o zvláštní typ databáze, která umožňuje rychle a jednoduše analyzovat data, vytvářet potřebné výkazy a přehledy, hledat odchylky od normálního průběhu, sledovat a porovnávat údaje za jednotlivé oblasti, sledovat časové řady vývoje a podobně. Čas nutný pro přípravu podkladů, výkazů a analýz se sníží na nutné minimum, a zvětšuje se tak prostor pro tvorbu rozhodnutí a koncepcí. Datový sklad se většinou buduje formou tzv. datových tržišť, což jsou vzájemně integrovatelné »malé datové sklady« speciálně určené pro analýzy dané předmětné oblasti.
Jejich správné využívání výrazně přispívá k zabezpečení vnitřního kontrolního systému účetní jednotky a k analýze informací o ekonomickém dění. Není náhodou, že právě datové sklady, manažerské informační systémy a nástroje Business Intelligence (BI) budou finančně podpořeny v rámci Integrovaného operačního programu na Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích.
CONTROLLING: VÍCE NEŽ KONTROLA
Současným trendem je doplnění datových skladů nebo nástrojů BI controllingovými softwarovými aplikacemi. Controlling jako pojem se používá pro označení vnitropodnikového (organizačního) řízení. Jedná se o metodu, která prostřednictvím hodnotových nástrojů sleduje hospodaření, přispívá ke zvyšování efektivnosti a konkurenceschopnosti.
Controlling lze také vysvětlit jako »to controll« - tzn. »kontrolovat, prověřovat« nebo »mít pod kontrolou, ovládat«. Oba pojmy vystihují jak podstatu, tak přístup uživatelů ke controllingu:
Kontrolovat - controlling v tomto pojetí znamená kontrolní činnost nad plněním, prováděnou nadřízenými nebo kontrolním orgánem (pak je controlling jen módním synonymem kontroly).
Mít pod kontrolou - controlling je systémovým nástrojem, koncepcí řízení organizace, nebo jej lze chápat jako samostatnou větev ekonomického řízení organizace.
Hlavním přínosem controllingu je soustředění se na cíle a strategii. Neinterpretují se informace »ex post«, ale »ex ante«. Umíme tedy vyjadřovat očekávání do budoucnosti, předpovídat a sledovat směr vývoje.
Z hlediska informačních technologií lze za controlling označit ucelený informační systém pro potřeby manažerského řízení organizace, který odhaluje směr budoucího vývoje. Controllingový přístup spočívá ve stanovení strategických cílů, jejich rozpracování do operativních plánů, sledování plnění, identifikaci odchylek, jejich interpretace a modelování vlivu odchylek a nápravných opatření na stanovené cíle a plány.
PŘIDANÁ HODNOTA DATOVÉHO SKLADU
Controllingové moduly podporují technologii datových skladů a Business Intelligence zejména v oblastech správy datového rozsahu a obsahu, či přesněji řečeno, jsou určeny k procesu zajištění informační základny. To spočívá především v uživatelsky jednoduchém doplnění dříve neměřených, ale pro manažerské rozhodování velice důležitých rozměrů a ukazatelů a v managementu sběru dat, který zajistí garantovaná a validní informace. To je zvlášť důležité vzhledem ke specifiku veřejné správy, totiž, že data nejsou pouze interní věcí firmy (jako v podnikatelském sektoru), ale týkají se veřejných statků a je nad nimi uplatňována veřejná kontrola.
Controlling přináší pro Business Intelligence i podporu plánování a tzv. forecasting (předpovědi, prognózy). Právě porovnání předpovědí s měřenou skutečností poskytuje ty správné podklady pro vytěžení možností BI. Datové sklady a Business Intelligence na druhou stranu poskytují controllingu vhodnou vrstvu pro prezentaci dat. To je totiž klíčovým faktorem úspěchu při nasazení controllingu: Aby i odborní specialisté ve veřejné správě snadno zvládli obsluhu svěřené controllingové oblasti, a to i bez potřeby hlubších IT znalostí.
VLADIMÍR PŘECH
GORDIC®
K monitorování a porovnávání efektivity jednotlivých akcí, projektů nebo organizačních jednotek může sloužit controllingový modul GINIS HEF
FOTO: ARCHIV
