Na městském úřadě v Milevsku mají poštovní systém v cloudu

Městský úřad v Milevsku (okr. Písek) je úřadem s rozšířenou působností, se správním obvodem 26 obcí, a zaměstnává téměř 100 lidí. Nárokům, které jsou na ně kladeny, musí odpovídat i spolehlivý poštovní systém.

Přechod ze stávajícího řešení poštovního systému na nový software připravovali na úřadě loni v červenci a zprovozněn byl měsíc nato. Řešením, které umožňuje rychlejší rozvoj poskytovaných služeb, usnadňuje zaměstnancům komunikaci a plnění jejich úkolů, je balíček Office 365 od společnosti Microsoft.

VÝCHOZÍ SITUACE

Původně využívali pracovníci MěÚ k zajišťování kompetencí a povinností poštovní systém s následujícími vlastnostmi: Postfix, OS Linux FreeBSD; POP3; Outlook Express, vč. off-line režimu; maximální velikost mailboxů 2 GB; žádné sdílené zdroje; bez vysoké dostupnosti; archivace dat pouze na lokální PC; vyhledávání zpráv pouze pomocí message trackingu; bez mobilního přístupu.

Základními požadavky na nové řešení byly vysoká dostupnost, správa pošty z obecně rozšířené a známé aplikace, dostatečná kapacita poštovních schránek, sdílení informací mezi uživateli, sdílení kalendářů i mezi externími subjekty a kvalitně zabezpečená archivace uživatelských dat. Cílem bylo urychlit správu elektronické pošty a komunikaci mezi zaměstnanci.

BEZPEČNOST, DOSTUPNOST A SNADNÁ SPRÁVA

»Použitý program Exchange Online je dostupným řešením, které spočívá v on-line replikaci dvou geograficky oddělených, vzájemně nezávislých datových center,« vysvětluje Jan Gerhart, projektový manažer z dodavatelské firmy Infinity, a.s. »Data jsou v těchto centrech zabezpečena až na úroveň Tier 5, ve shodě s hlavními bezpečnostními normami ISO 27001 a SAE 16. Splněny jsou i požadavky evropské úmluvy Safe Harbor, která je v souladu s českým právním řádem.«

Nový systém také nabízí 25GB schránky s možností on-line archivace dat až do této velikosti a za příplatek též archiv neomezený. Součástí je služba kalendáře. Systém je navržen tak, aby umožňoval snadné plánování času i pro více uživatelů najednou.

Ve sdíleném globálním adresáři najdou uživatelé kontakty na všechny zaměstnance, ale i na externí příjemce, které tam umístí administrátor. V neposlední řadě jsou užitečnou pomůckou sdílené úkoly, jejichž prostřednictvím lze sledovat průběh plnění vlastních i společných úkolů.

Tím, že odpadla nutnost instalovat systém na HW úřadu, byl přechod na nové řešení rychlý (v řádu dnů a za účasti minima pracovníků). K dalším benefitům patří podle administrátorů i vysoká dostupnost, prevence pádu poštovního systému a ztráty e-mailů.

Uživatel nyní může poštu spravovat odkudkoliv a téměř z jakéhokoliv zařízení. Pomocí technologie Outlook Anywhere se lze připojit k serveru z počítače s Outlookem 2007 a vyšším a spravovat poštu i off-line. Kromě toho lze s počítačem při-pojeným k internetu spravovat poštu pomocí webové aplikace. Chytré telefony se snadno připojí přes Active Sync či Black-Berry Enterprise server.

A v neposlední řadě se zvýšila i bezpečnost přenášených dat, protože doposud mohl úřad posílat zprávy jen po nezašifrovaném POP3 a SMTP kanálu.