O úřadech se traduje, že to jsou nepružné byrokratické instituce, které se brání všem změnám a technickému pokroku. Rozhodli jsme se tento mýtus vyvrátit a dokázat, že i malý úřad s 82 zaměstnanci se může v myšlení a technickém pokroku posunout na úroveň jakékoliv organizace. Tvrdí to tajemník Městského úřadu Mohelnice Bc. Bohuslav Jásenský.
Může si to dovolit, protože se opírá o výsledky projektu Elektronická komunikace - náš cíl, který už za krátké období přinesl zajímavé výsledky i ocenění Chytré město. Projekt umožňuje i to, aby občané při vyřizování svých záležitostí použili některý ze 74 elektronických formulářů, které jsou umístěny na webových stránkách městského úřadu, čímž ušetří nemálo času.
Základní myšlenkou projektu je dosáhnout stavu plné elektronické komunikace občana s úřadem a zpřístupnit výhody této komunikace i méně pokročilým uživatelům - i těm, kdo nemají elektronický podpis. "K tomu jsme připravili odpovídající technické podmínky a procesy," vysvětluje tajemník. "Občan najde na stránce úřadu (http:// www.mu-mohelnice.cz) pod odkazem Formuláře pro občany potřebný software a návod na jeho instalaci a používání. Na straně úřadu pak máme server, který zajišťuje příjem vyplněných žádostí."
Mohelničtí rozdělili projekt do dvou částí. První část řeší komunikaci občana s úřadem, zatímco druhá komunikaci mezi úředníky radnice. Obě části využívají stejnou technologii založenou na XML formulářích a 602XML Form Serveru.
CO PROJEKT PŘINESL OBČANŮM
Na většině úřadů to zatím vypadá tak, že pokud si občan chce vyřídit nějakou záležitost, musí úřad navštívit (a to někdy i několikrát), vyzvednout si patřičné formuláře, vyplnit je, dodat chybějící informace, případně doklady, vyplněnou a podepsanou žádost předat na podatelnu nebo konkrétnímu úředníkovi a čekat, až je jeho žádost vyřízena.
V Mohelnici městský úřad nabízí občanům službu podstatně jiné úrovně. Připravil pro ně na svých webových stránkách elektronické formuláře shodné s těmi, které znají v papírové podobě. Občan si tak může konkrétní žádost (formulář) vyplnit v klidu domova a odtud i odeslat na úřad. Před odesláním mu formulář sám zkontroluje, zda jsou všechny povinné údaje vyplněny. Není-li tomu tak, změnou barvy políčka ho navede na to, co je třeba ještě doplnit. Po odeslání žádosti na úřad občan automaticky obdrží vygenerovaný jedinečný kód, který mu umožní sledovat, v jaké fázi vyřízení se jeho žádost nachází.
Vyplněný a odeslaný formulář je přiřazen konkrétnímu úředníkovi, který zkontroluje data vyplněná občanem. Pokud je vše v pořádku, vyzve občana, aby se dostavil na úřad k podepsání žádosti. Je-li třeba donést další doklady potřebné k vyřízení žádosti, informuje o tom občana e-mailem. Tím zaručí občanovi, že při jeho první návštěvě úřadu jsou splněny všechny předpoklady pro vyřízení žádosti. Po vyřízení žádosti je občan informován (samozřejmě elektronicky), že se může dostavit na úřad k převzetí výstupu z řízení, například pro rozhodnutí.
Mohelničtí občané takto mohou požádat například o povolení uzavírky, vrácení řidičského průkazu či o osvědčení o profesní způsobilosti. Elektronicky však mohou také podat žádost o stavební povolení, vydání kolaudačního souhlasu nebo podat oznámení o užívání stavby. K dispozici mají i formuláře z oblasti životního prostředí, sociálních věcí a jednotný registrační formulář nutný pro zřízení živnostenského oprávnění.
Kdo nemá přístup k internetu nebo si pro použití elektronického kontaktu nevěří, může svá podání vyplnit na terminálu přímo v podatelně městského úřadu, kde je mu případně poskytnuta odborná asistence. Vedle elektronických formulářů nabízí web městského úřadu také řadu formulářů ke stažení, které si mohou občané vytisknout a poté vyplnit a poslat poštou na úřad.
Přes veškeré výhody, které elektronická komunikace nabízí, si však občané na ni zvykají pomalu. Zatím podstatně častěji využívají elektronické formuláře, které jsou součástí projektu Czech POINT, hlavně výpisu z rejstříku trestů a výpis z katastru nemovitostí.
A CO NA TO ÚŘEDNÍCI?
Novinku si pochvalují i úředníci. Získali více času na vlastní kontrolu podaných žádostí a na jejich zpracování. Mizí přepisování, oprava chybných údajů bývá jednoduchá... Ale hlavně - podání obsahují mnohem méně chyb. Není nutné znovu kontaktovat občana a žádat jej o opravu nebo doplnění. Úředník jej může informovat elektronicky o všech skutečnostech podstatných pro vlastní řízení.
Ani druhá část projektu, zaměřená na komunikaci uvnitř úřadu, nezklamala. Pomocí elektronických formulářů zaměstnanci úřadu žádají o dovolenou či o povolení pracovní cesty, kterou pak elektronicky také vyúčtují. Touto formou se schvalují i objednávky. Vedoucí úředníci se díky tomu dostali do pozice, že mohou vyřizovat tyto agendy v době, kdy se jim to hodí, a nejsou vytrháváni ze své práce, jako tomu bylo při klasickém oběhu dokumentů.
"Žádné větší problémy se zatím nevyskytly," pochvaluje si Ing. Lumír Krkonoška, který má na radnici na starosti rozvoj informačních technologií. "Samozřejmě musíme řešit nové postupy prací, školit zaměstnance, dolaďovat podobu formulářů s firmou Software602. Ale to jsou problémy obvyklé při každém zavádění nových věcí do praxe." Podle něho podnět k projektu přišel z Krajského úřadu Olomouckého kraje, kde byla definována velká část formulářů, které v Mohelnici používají.
JAROSLAV WINTER
