Uskutečnili jste projekt, který pomohl zlepšit řadu věcí ve vašem oddělení nebo úřadu? Ale máte přitom pocit, že je vaše práce "málo vidět"? Kvalita výstupů z projektů je důležitá, ovšem důležité je také to, kdo o vašich úspěšných projektech ví!
V době charakteristické záplavou informací všeho druhu nemůžeme očekávat, že lidé si mezi nimi najdou právě ty správné o výstupech právě z našeho projektu. Proto je důležité pamatovat i na komunikaci, respektive marketing projektu. Je to jednoduché: Pokud se o projektu bude pochvalně mluvit a hodně lidí bude vědět, co všechno se v jeho rámci udělalo, je vytvořen dobrý základ pro další projekty. Ale nejen to - lidé, kteří na projektu pracují, pak získávají mnohem lepší motivaci se na takových projektech dál podílet.
Pro marketing projektů platí podobná pravidla jako pro marketing produktů nebo firmy. Pojďme si vše ukázat na konkrétním příkladě. Půjde o jednoroční vzdělávací projekt pro vedoucí pracovníky úřadu. Jeho cílem je zlepšit manažerské dovednosti v práci s podřízenými. Zahrnuje několik tréninků a pro vedoucí pracovníky je doplněn o workshopy, na nichž budou řešit konkrétní možnosti motivace podřízených na úřadě a zlepšení podmínek spolupráce. Navazuje osobní koučink pro podporu plnění akčních plánů vzešlých z workshopů. Aby bylo možné zjistit zlepšení, je v úvodu a na konci projektu změřena úroveň manažerských dovedností metodikou 360°hodnocení (jde o hodnocení pomocí dotazníku, kdy celkový výsledek je složen ze sebehodnocení, hodnocení kolegů, nadřízeného a podřízených).
A nyní pojďme k marketingu projektu. Postupuje se v několika krocích.
CÍLOVÉ SKUPINY
Nejprve hledáme odpověď na otázku, komu potřebujeme o projektu průběžně dávat informace. Jaké jsou cílové skupiny? Mohou to být například:
ředitel úřadu;
zastupitelstvo;
účastníci projektu vzdělávání;
občané (v tomto případě jen okrajově; ale mohou existovat projekty, v nichž občané představují významnou cílovou skupinu).
Správná definice cílových skupin umožňuje poskytovat "správné informace" "správným lidem". Každému dáváte jen ty informace, které potřebuje.
KLÍČOVÁ SDĚLENÍ
V dalším kroku hledáme klíčová sdělení. Odpovídáme si na otázky typu Co potřebujeme každé cílové skupině sdělit? Co chceme, aby o projektu věděla?
Pamatujte na to, že každá skupina může chtít slyšet trochu něco jiného - a vy jim také musíte "něco jiného" skutečně sdělit. Příkladem klíčového sdělení může být:
Pro ředitele úřadu: Projekt posouvá manažerské dovednosti vedoucích pracovníků a zlepší fungování úřadu.
Pro zastupitelstvo: Projekt podporuje efektivnost úřadu a zlepšuje dovednosti zaměstnanců. Posun budeme měřit.
Pro účastníky projektu: Vzděláváním chce úřad podpořit vaše manažerské dovednosti a pomoci vám s řízením vašich podřízených. Dopředu vám poskytneme dostatek informací o jednotlivých aktivitách, budeme od vás očekávat, že získané dovednosti využijete v praxi.
Klíčové sdělení nám vždy pomáhá, když komunikujeme o projektu. Je to takový "kontrolní prvek", který nám umožňuje rozhodnout se, jaké informace jakou formou do zprávy napíšeme.
KOMUNIKAČNÍ KANÁLY A NÁSTROJE
Následuje návrh komunikačních kanálů. Tedy ujasnění si, jakou cestou informace o projektu sdělíme jednotlivým cílovým skupinám. Vhodná je kombinace několika forem. Nejčastěji se využívají: e-maily, interní časopis/noviny, jednání zastupitelstva, intranet, nástěnka, internet. Vždy posuzujeme vazbu na cílovou skupinu, tj. především účinnost zvoleného komunikačního kanálu pro danou skupinu.
V dalším kroku řešíme formu sdělení informace, tj. komunikační nástroje. Může jít například o:
prezentaci - písemnou či ústní;
písemnou zprávu o průběhu/výstupech projektu;
anketu o projektu (na pozadí zjišťování informací informujete také o projektu);
článek (formou příběhu popíšete, o čem projekt je nebo jak byl úspěšný); u vybraných projektů doporučuji zvážit i příspěvek do nějakého časopisu, který se může stát inspirací pro další úřady - současně tak prokážete svoji profesionalitu.
Poslední dobou se často využívají internetové stránky projektu, kde o něm může účastník nebo kdokoliv další získat veškeré informace a podklady a může se také na cokoliv zeptat.
K EFEKTU VEDE SPRÁVNÁ VOLBA
Opět se vrátíme k našemu příkladu a zvažte sami, která forma může mít větší efekt.
Cíl: Chci informovat zastupitelstvo o tom, jak vzdělávání probíhalo a jak dopadlo výsledné měření manažerských dovedností.
Varianta A) Písemná zpráva do zastupitelstva o výstupech projektu.
Varianta B) Osobní krátká prezentace o výsledcích projektu.
Určitě odpovíte, že vše závisí na agendě jednání zastupitelstva. Máte pravdu. Ale leckdy zastupitelstvo daný projekt nemusí vnímat jako prioritu, a tak písemná zpráva se na program nedostane. Nanejvýš si možná někteří zastupitelé připravený materiál opravdu přečtou. Proto se vyplatí vše podpořit ještě další akcí. Například se každého ze zastupitelů zeptáte, zda písemný materiál četl, pošlete všem e-mail s otázkou, která se k materiálu vztahuje, apod.
Důležitý je i interval poskytování informací o projektu. Každá cílová skupina vyžaduje jinou intenzitu. Základní pravidlo zní: Komunikujte jen tehdy, máte-li něco nového, a nezahlcujte informacemi.
V našem případě je u zastupitelstva a ředitele úřadu vhodné úvodní představení projektu a jeho očekávaných efektů, komunikace výstupů z jednotlivých workshopů, závěrečná prezentace výsledků vzdělávání a závěrečného měření posunu v manažerských dovednostech.
Jiná intenzita je pak u účastníků, kde se klade důraz na pravidelné informování o průběhu projektu, změnách termínů apod.
A konečně bych doporučila, abyste si podobnou sérii otázek položili i ve vztahu ke své vlastní pracovní pozici. Protože často není důležité, čeho jste dosáhli nebo co všechno zvládnete, ale kdo o tom ví.
Přeji hodně úspěchů.
LENKA ŠKODOVÁ
Business Development Manager M.C.TRITON
Pro přidávání komentářů se musíte nejdříve přihlásit.
Check out these great ways for yourself as you want to get the hack apex legends online for the apex coins and other resources.