Nechci klikat pětkrát, když stačí jednou

Digitalizace veřejné správy je v plném proudu. Píšeme o ní v tiskových zprávách, prezentujeme ji na konferencích, tvoříme webináře i kampaně. Ale jak to vidí kolegové, kteří jsou s uživateli systému v každodenním kontaktu? Kteří vidí, co opravdu funguje – a co je naopak zbytečné?

Rozhodli jsme se zeptat kolegy z realizačního týmu, který denně nasazuje informační systém ve městech a obcích. Nezajímala nás marketingová hesla, ale praxe. Co uživatelé skutečně potřebují? Co si všímají jako první? A co dnes znamená „dobrý systém“?

Čeho si podle tebe uživatelé nejvíc všímají, když se zavádí nový informační systém na úřadu?
V první řadě toho, jestli se v tom vůbec vyznají. Není nic horšího než systém, kde musím deset minut hledat, kde co je. Takže přehlednost, jednoduchost ovládání a to, že systém „nezdržuje“ – to je asi úplně nejzásadnější. Když člověk dělá faktury nebo schvaluje dokumenty, nechce u toho řešit, že mu systém dělá překážky.

A řeší se třeba to, jak si prostředí přizpůsobit?

Určitě. Každý má trochu jiný styl práce – někdo má rád otevřených víc oken vedle sebe, někdo chce pracovat s přehledy přes dva monitory, někdo potřebuje mít na očích úplně jiné věci než kolega vedle. Když systém umožní, aby si to uživatel nastavil podle sebe, hodně to pomůže. Zvlášť když ten člověk v tom systému pracuje celý den.

A co bezpečnost – mají uživatelé obavy, nebo to vnímají spíš jako „věc IT“?

Je to zajímavé – dřív to opravdu bývala „věc IT“, ale dnes už si i běžní uživatelé víc uvědomují, že s citlivými daty je potřeba zacházet opatrně. Když ví, že je systém chráněný, má přístup přes MFA a všechno se loguje, cítí se jistější. Navíc už dnes není neobvyklé, že lidi pracují z domova nebo mimo úřad a tam je zabezpečení úplně klíčové.

A jak se u vás v týmu díváte na využití umělé inteligence v systému?

Vidíme v tom velký potenciál. Řešení, které se snaží pomáhat – třeba při vytěžování dokladů nebo při kontrole správnosti údajů. AI může šetřit čas a najít chybu dřív než člověk. Není to o tom, že by systém rozhodoval místo lidí, ale o tom, že jim dává doporučení nebo upozornění. A to je přesně to, co dneska v systému chybí – aby opravdu aktivně pomáhal.

A co bys doporučil úřadům, které chtějí systém modernizovat?
Ať se hlavně nebojí mluvit s uživateli. Zjistit, co jim vadí, co by jim pomohlo. Nejdřív dát dohromady potřeby a pak hledat řešení, které jim vyhoví. A taky – dívat se dopředu. Nejde jen o to, co potřebují dnes, ale i o to, co se jim může hodit za rok nebo za dva. Ideální je systém, který se vyvíjí spolu s úřadem. A nezapomínat na školení – i ten nejlepší systém je k ničemu, když ho lidi neumí nebo nechtějí používat.

Někdy nejvíc pomůže, když se ptáte těch, kteří mají s uživateli každodenní kontakt. A právě proto jsme se rozhodli dát slovo kolegovi z praxe. Protože pokud má být digitalizace skutečně přínosem, musí dávat smysl hlavně těm, kteří se systémem tráví každý pracovní den.

Kontext bez hranic

Informační systém Helios Pantheon, který je určen pro orgány veřejné správy, disponuje sadou nástrojů pro zvýšení uživatelského komfortu i škálou automatizovaných činností jako je automatické doplňování údajů, prediktivní schvalování nebo kontrola souladu s rozpočtem. To jsou vlastnosti, které uživatelé spolu s provázaností dat očekávají. Tedy přesně to, na co se při pořizování nových systémů klade důraz – aby opravdu aktivně pomáhal.*

Miroslava Sedlářová, Brand manažer Helios

Na dotazy odpovídal Tomáš Kyncl, Key Account Manager pro veřejný sektor.