Za více než jeden a půl roku práce týmu programátorů, analytiků a konzultantů vznikl nový informační systém Scriptum pro zpracování dokumentů v úřadech veřejné správy.
Aplikační moduly jsou rozděleny na Spisovou službu, Podatelnu a výpravnu, Archiv a spisovnu, ePodatelnu, Usnesení, Směrnice, Faktury, Veřejné zakázky, Objednávky, Workflow, Publikaci na internet, Šablony sestav a dokumentů, Reporting, Usermanagement a Rozhraní - a to vše s jednotnou správou.
Podatelna bez práce
Prvním místem, kde lze najít časovou úsporu, je evidence písemností. Na úřadu se obvykle jedna písemnost eviduje v doručovací knížce, podacím deníku, referátníku (košilka spisu), archivačním, nebo skartačním návrhu. Pro zvláštní typy písemností vznikají další - kniha došlých faktur, evidence usnesení atd. Přitom o jedné písemnosti se obvykle evidují tytéž údaje na různých místech (podatelna, na odboru zodpovědná osoba, osoba odpovědná za spisovnu, fakturant apod.). V aplikaci jednou zadané popisné vlastnosti písemnosti není potřeba zadávat opakovaně. Ve všech sestavách je použito všech dostupných údajů. Pokud se písemnosti evidují elektronicky, není nutné sestavy tisknout denně, někde pak stačí i jednou ročně.
Na podatelně Krajského úřadu Moravskoslezského kraje si dokonce nadefinovali pořadí zadaných položek, přepínače mezi nimi, alternativní zobrazení a znovuzobrazování posledně zadaných údajů. Zápis písemnosti s touto podporu je rychlejší než ruční záznam do doručovací knížky. Navíc tam naplánovali, že nebudou využívat vysokorychlostní skener na podatelně, ale až na jednotlivých odborech. Podatelna tak pracuje efektivně.
Dalším důvodem (pro zajištění povinností ze zákona) pro nasazení aplikace Scriptum je modul ePodatelna. Elektronická podání, ať už e-maily nebo vyplněné formuláře, padají přímo do aplikace, která zajistí vše potřebné a umožní předání písemností vyřizovateli (zodpovědné osobě). Údaje, které o sobě uvedl podavatel, nebo co je uvedeno v jeho elektronickém podpisu, není nutno otrocky přepisovat. Naopak lze občanovi nabídnout více typů podání a pro ně navrhnout i automatické workflow v úřadu. Pak bude podatelna úplně bez práce.
Nehrozí "kostlivec ve skříni"?
Umí si každý vedoucí udělat jasnou a nezkreslenou informaci o práci svých podřízených? Může s jistotou říci, že něco nezapadlo a tedy nehrozí "kostlivec ve skříni"? Pokud má k dispozici modul Reporting, který umožňuje sledovat vyřizované agendy, prodlení ve vyřizování a sledování počtů písemností, spisů, úkolů, podání na osobu, osobu/den a podobně, má jistotu o poznání větší. Jestliže někde něco selhává, lze nastavit pravidelné kontrolní hlášky a systém sám vedoucího varuje. Pokud se ukládají nejen vlastní písemnosti, ale skenují se došlé, lze uskutečnit kontrolu z pracovny a se vším komfortem. Je možno si nastavit i vlastní šablony pro kontrolní sestavy, jako to učinil Krajský úřad Moravskoslezského kraje.
Příprava jednání zastupitelských orgánů zahrnuje další činnosti, pro něž v minulosti vznikalo bezpočet kopií a zejména průvodek (košilek) u všech zúčastněných. V konečném stavu bylo nutné opakované ruční přepisování usnesení. Tento problém řeší aplikace Scriptum na základě detailních konzultací na Krajském úřadě Plzeňského kraje. A to vše ve vazbě na modul Úkoly, kdy z usnesení nebo zápisu může vznikat vícero úkolů včetně podúkolů. Všechny lze přenášet na porady a dále s nimi pracovat.
Úkoly vyplývající zejména z porad, jejich kontrolu, vyřizování, odsouhlasování a rušení, opakování a přidělování více lidem - to vše bez dříve nutných písemných zápisů v mnoha kopiích (zápis je všem dostupný v PC) využívá Krajský úřad Středočeského kraje, zejména kancelář jeho ředitele.
vedoucí projektu Správa dokumentů
Plzeňský holding, a. s.
