I když se v současné době klade stále větší důraz na archivaci dat v elektronické podobě, každý úřad pracuje denně s dokumenty, které se musí z legislativních či jiných důvodů uchovávat v papírové podobě. Agenda tak stále nabývá. Protože velmi často podléhá zákonu o ochraně osobních údajů, je její...
I když se v současné době klade stále větší důraz na archivaci dat v elektronické podobě, každý úřad pracuje denně s dokumenty, které se musí z legislativních či jiných důvodů uchovávat v papírové podobě. Agenda tak stále nabývá. Protože velmi často podléhá zákonu o ochraně osobních údajů, je její archivace palčivým problémem.
Automatizované archivační systémy přitom poskytují možnost archivovat dokumentaci nejenom efektivně a prostorově úsporně, ale i bezpečně.
PÁTERNOSTEROVÉ SYSTÉMY
Kompaktní konstrukce archivačních zařízení typu páternoster umožňuje maximálně využít prostor kanceláře. Dokumentace je uložena v policích, které systém vždy jednoduše po stisknutí tlačítka přiveze k pracovníkovi, kde téměř nehlučně a v ergonomicky ideální poloze zastaví. Obsluha tak pracuje bez tělesné námahy a v optimálních pracovních podmínkách.
Zařízení dokáže pojmout dokumentaci nerůznějších tvarů a velikostí, ať už uloženou v pořadačích, závěsných složkách, nebo laterálně.
K těmto novým typům páternosterových archivačních systému patří zařízení Lektriever®, které účelně využívá stávající kancelářské prostory (resp. jejich výšku). Dále dokáže maximální množství dokumentů a registratur umístit na minimální ploše. Rovněž zvyšuje rychlost a efektivitu práce zaměstnanců bez jejich přetěžování.
S automatizovaným zařízením mohou plnohodnotně pracovat i handicapovaní. Čelní panely a ovládací prvky lze uzpůsobit speciálně pro potřeby osob na invalidním vozíku, a to tak, aby byly bez problémů dosažitelné i v sedě.
VÝTAHOVÉ SYSTÉMY
Automatizovaný výtahový systém dovoluje archivovat tzv. živou agendu, tj. dokumenty, ke kterým je nutný častý přístup. Je vhodný zejména pro archívy a velké registratury. Princip věže zaručuje tomuto zařízení extrémně vysokou kapacitu: na pouhých 9 m2 lze archivovat až 500 běžných metrů složek. Díky jeho vysoké pojezdové rychlosti se podstatně zkracují přístupové časy zaměstnanců ke složkám.
Zařízení přeměří elektronicky všechny archivované dokumenty a na základě matematického výpočtu určí ideální místo pro jejich archivaci. Díky velmi malému rastru (25 mm) může dosáhnout komprimovanou archivaci složek nejrůznějších rozměrů v minimálních rozestupech. Výšku stroje lze zvolit v krocích po 100 mm, zařízení je tak vždy optimálně uzpůsobeno požadavkům na kapacitu a výšku. Přitom může procházet i několika podlažími, což je výhodné pro sdílení dokumentů mezi jednotlivými kancelářemi. Takové vlastnosti má i zařízení Shuttle.
Automatizované systémy lze také opatřit automaticky uzavíratelnými dveřmi, případně uzamykáním.
To zaručuje kontrolovaný přístup k uloženým složkám. S těmito stroji v současné době už pracují zaměstnanci celé řady magistrátů, využívají je zejména při práci s cestovními pasy, občanskými či řidičskými průkazy a další agendou. Automatizované systémy našly své uplatnění rovněž na některých živnostenských odborech.
/sk/
