Prvního ledna 2005 nabude účinnosti nový zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Nahrazuje zákon č. 97/1974 Sb., který platil, i když ne zcela v původní podobě, třicet let. Jedním z hlavních...
Prvního ledna 2005 nabude účinnosti nový zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Nahrazuje zákon č. 97/1974 Sb., který platil, i když ne zcela v původní podobě, třicet let.
Jedním z hlavních účelů nového zákona bylo přesně stanovit výkon státní správy v archivnictví. Zákon č. 320/2002 Sb. utvořil osm nových správních úřadů pro obor archivnictví, ale stanovil jim pouze územní působnost, nikoliv působnost věcnou, která se musela vyvozovat z překonaných ustanovení zákona č. 97/1974 Sb.
Nový archivní zákon nezřizuje nové správní úřady, ale precizuje, které subjekty mají postavení správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Jednak je to Ministerstvo vnitra ČR (MV ČR), pro něž toto postavení vyplývá z kompetenčního zákona, dále již zmíněných osm státních archívů (Státní ústřední archív se přejmenovává na Národní archív, státní oblastní archívy v Brně a Opavě nesou historické názvy Moravský zemský archív v Brně a Zemský archív v Opavě a ostatní státní oblastní archívy mají sídla v Praze, Třeboni, Plzni, Litoměřicích a Zámrsku), ale také ministerstva a další ústřední správní úřady, ČNB a zpravodajské služby, pokud si zřídily nebo zřídí specializované archívy. Obdobné postavení mají i Kancelář Poslanecké sněmovny, Kancelář Senátu a Kancelář prezidenta republiky.
Zatímco MV ČR a státní archívy vykonávají státní správu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby na celém území státu nebo na území vymezeném zákonem, ostatní uvedené správní úřady nebo subjekty s obdobným postavením vykonávají státní správu v archivnictví a při výkonu spisové služby jen samy u sebe nebo jen u podřízených subjektů. Toto řešení se zvolilo z důvodu, aby státní správu u některých správních úřadů nevykonával jiný správní úřad.
Výkon státní správy
Výkon státní správy v archivnictví a spisové službě se uskutečňuje převážně ve státních archívech a na MV ČR. Státní archívy v první instanci kontrolují výkon spisové služby v organizačních složkách státu a jejich správních archívech, v jimi zřízených státních příspěvkových organizacích, v státních podnicích, dále u právnických osob zřízených zákonem, v orgánech územních samosprávných celků a organizačních složkách, v příspěvkových organizacích a u jiných právnických osob založených nebo zřízených územními samosprávnými celky, vybírají archiválie u původců, u nichž kontrolují výkon spisové služby, ale také v soukromých archívech, u podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, v politických stranách, politických hnutích, občanských sdruženích, odborových organizacích, organizacích zaměstnavatelů, profesních komorách, církvích a náboženských společnostech, nadacích a nadačních fondech a obecně prospěšných společnostech.
O výběru archiválií se sepisuje protokol, a pokud s ním původce archiválií nesouhlasí, může podat námitky, o nichž rozhodují správní úřady na úseku archivnictví. Archiválie v soukromém vlastnictví nemusejí být uloženy v archívu, ale jestliže je ohrožena jejich existence, rozhodují správní úřady o jejich úschově v archívu. Badatel, jemuž nebylo umožněno nahlížet do archiválií nebo pořizovat výpisy, opisy nebo kopie, může se se svým podáním v této věci obrátit na správní úřad, který rozhodne, zda odepření nahlížení bylo oprávněné či zda je příslušný archív povinen badateli vyhovět.
Archívy evidují archiválie jako zvláštní formu evidence majetku (na evidenci archiválií se nevztahuje zákon o účetnictví) a kontrolují stav nejcennějších archiválií prohlášených za archivní kulturní památky. Státní oblastní archívy dávají dobrozdání k žádosti o koncesi podle živnostenského zákona, pokud někdo chce živnostensky podnikat v oboru "vedení "spisovny". Výkonem státní správy je i ukládání sankcí za správní delikty podle archivního zákona.
V těchto agendách rozhoduje ve druhé instanci MV ČR. Kromě toho rozhoduje ministerstvo o některých záležitostech v první instanci, například o akreditaci archívů, o vyřazení archiválií z evidence Národního archivního dědictví, o výjimkách z dosavadního uložení archiválií, o žádostech vlastníků archiválií o poskytování jednorázových příspěvků a náhrad nezbytných nákladů na péči o archiválie, vyhlašuje inventuru archiválií, vede ústřední evidenci Národního archivního dědictví, evidenci archívů, muzeí, knihoven, galerií, památníků, vědeckých ústavů a vysokých škol, v nichž jsou uloženy archiválie, a evidenci správních archívů.
Archivace a správní řád
Zatímco archivní zákon z roku 1974 s výjimkou tří případů vylučoval při rozhodování aplikaci správního řádu, nový archivní zákon volí opačný přístup. V § 77 uvádí pouze tři případy, na něž se správní řád nevztahuje (zproštění zaměstnanců mlčenlivosti, odepření nahlížení do archiválií v případech vyjmenovaných zákonem a obdobné odepření pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie). Na všechna ostatní rozhodování se musí správní řád použít. Tím se má docílit větší právní jistota všech subjektů, které přicházejí s archivnictvím nebo spisovou službou do styku, a uplatnit možnost opravných prostředků všude tam, kde dosud rozhodování archívů bylo konečné.
Další archívy
Zatím jsme hovořili pouze o archívech, které jsou současně správními úřady. Patří do skupiny veřejných archívů, kam se ještě řadí specializované archívy, bezpečnostní archívy a archívy územních samosprávných celků, které nejsou správními úřady.
Specializované archívy si mohou zřizovat organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, školy a právnické osoby zřízené zákonem, je-li to opodstatněno původem, speciálním využitím nebo zvláštní formou archiválií. Většinou to jsou dosavadní archívy zvláštního významu, z nichž se však některé stanou bezpečnostními, soukromými nebo správními archívy.
Bezpečnostní archívy si mohou zřizovat ministerstva vnitra, obrany, zahraničních věcí, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Jejich zvláštností je, že se v nich vybírají a ukládají archiválie z provenience jejich zřizovatelů, u nichž dosud nebyl zrušen stupeň utajení.
Zvláštní skupinu veřejných archívů tvoří archívy územních samosprávných celků. Ze zákona o krajích a zákona o obcích vyplývá právo krajů a obcí zřizovat si mj. archívy, ale není to jejich povinnost. Proto zákon počítá s tím, že pokud si územní samosprávné celky archívy nezřídí, výběr archiválií a péči o ně jim zajistí státní oblastní archívy. Výjimkou je pět měst, která již archívy mají z dřívějška. Archív hlavního města Prahy, Archív města Brna, Archív města Ostravy, Archív města Plzně a Archív města Ústí nad Labem zůstávají zachovány a zákon je opravňuje k výběru archiválií, i když nejsou správními úřady. Jejich působnost se však zužuje jen na územní samosprávu a nebudou již nadále vykonávat působnost vůči organizačním složkám státu, jejichž územní působnost vymezovaly hranice měst nebo okresu Ústí nad Labem.
Stávající právní úprava neznala pojem soukromý archív. Jelikož Mezinárodní archivní rada razí zásadu, že stát má chránit i archiválie soukromé provenience a pečovat o ně, byl do našeho archivního zákona uveden i nový typ archívu - soukromý archív. Soukromé archívy mohou zřizovat například podniky (pojem podnikový archív naopak ze zákona vymizel), církve a náboženské společnosti, politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odbory, organizace zaměstnavatelů, profesní organizace, nadace, nadační fondy, obecně prospěšné společnosti, rody, rodiny i jednotlivci.
Akreditace archívů
Pokud nejsou archívy zřízeny zákonem, vzniká pro ně novým zákonem povinnost požádat o akreditaci. Týká se to jak specializovaných archívů, archívů územních samosprávných celků, tak archívů soukromých.
Zavedení akreditace archívů vychází z poznatku, že jejich zřízení a provoz je mimořádně náročnou technickou, bezpečnostní a finanční záležitostí. Aby nedocházelo k živelnému, a lehkomyslnému zakládání nových archívů, v nichž by nebyly zajištěny podmínky pro ochranu archiválií, péči o ně a pro jejich využívání, zavádí se postup, kdy před zahájením činnosti nového archívu je třeba prokázat splnění stavebně-technických, prostorových, bezpečnostních, materiálních, finančních a personálních podmínek specifikovaných v zákoně a v prováděcí vyhlášce.
Akreditaci bude udělovat MV ČR a při nedodržování podmínek, za nichž byla akreditace udělena, nebo při opakovaném neplnění jiných povinností může akreditaci odejmout.
Opatření bylo zčásti znehodnoceno lobbistickými tlaky na poslance a senátory ze strany některých archívů zvláštního významu, v jejichž důsledku bylo v zákoně vyjmenováno několik dosavadních archívů zvláštního významu, které jsou akreditovány ze zákona. Archívy argumentovaly tím, že dosavadní činností a významem dokládají vyspělou odbornou úroveň a není třeba, aby se akreditovaly. Argumentace byla vadná v tom, že při akreditaci se neposuzuje význam archívu ani odborná vyspělost jeho zaměstnanců, ale rozhodující jsou kritéria materiálního a ekonomického charakteru. Zákonodárci bohužel tento rozdíl nepostřehli a požadavku zmíněných archívů vyhověli, i když některé z uvedených archívů jsou se splněním materiálních a ekonomických podmínek na štíru.
Koncepční změna
Výraznou koncepční změnou je ve srovnání se stávajícím archivním zákonem začlenění problematiky spisové služby do zákona. Hlavní motivy byly dva: Archiváři měli bohaté zkušenosti s tím, že kompletnost, přehlednost a fyzický stav archivních souborů jsou přímo úměrné úrovni výkonu spisové služby u původců. Odborníci na správní řízení zase věděli, že kvalitní spisová služba předchází formálním vadám správních aktů, že se tím snižuje počet odvolání kvůli formálním chybám a že se tím správní řízení urychluje.
Spojením obou názorů podepřených mezinárodními zkušenostmi se zaváděním normy ISO 15489 pro spisovou službu a domácími poznatky ze zavádění elektronické spisové služby, se podařilo do zákona prosadit pasáž o spisové službě. Zákon přímo uvádí, které subjekty jsou povinny spisovou službu vykonávat. Jsou to: organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem, městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu nebo matričního úřadu, organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců, školy a vysoké školy, právnické osoby zřízené zákonem a zdravotnická zařízení. Na školy a zdravotnická zařízení se povinnost vztahuje bez ohledu na to, kdo je jejich zřizovatelem, aby v nich byla státní správa vykonávána na stejné úrovni bez rozdílu jejich postavení.
Z povinnosti vykonávat spisovou službu v plném rozsahu jsou vyňaty malé obce, které vykonávají státní správu jen v minimálním rozsahu, neboť jejich způsob úřadování, personální a prostorové vybavení jim ani nedovolují vykonávat spisovou službu v plném rozsahu. Aby i malé obce splňovaly formální náležitosti spisů, je v zákoně rozlišeno, která ustanovení se na ně vztahují plně a která jen přiměřeně.
Zákon formuluje pouze zásady příjmu, evidence, rozdělování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a podrobnosti budou obsaženy v prováděcí vyhlášce. Zákon také kodifikuje správní archívy jako zařízení spisové služby pro ukládání vyřízených dokumentů s dlouhodobými skartačními lhůtami. Tato zařízení u nás již dlouho existovala, především v ústředních správních úřadech, ale jejich existence nebyla podložena právním předpisem, nejvýše usnesením vlády.
Užitečná zařízení, která pečují u původce o dlouhodobě potřebné dokumenty a zároveň kompletují archivní soubory a inventarizují je ještě před jejich předáním do archívu konečného uložení, mohou podle dobrých zahraničních zkušeností výrazně přispět ke zkvalitnění archivní péče. Podle zákona jsou povinny zřídit správní archívy ministerstva a ústřední správní úřady, ale forma péče o dokumenty bude pravděpodobně vhodná například i pro kraje.
Archivní zákon přináší řadu nových postupů a pohledů, jeho aplikace proto nebude hned snadná. Smyslem však není komplikovat život archivářům nebo původcům dokumentů a archiválií, ani jiným osobám, na něž se bude nový zákon vztahovat. Jediným cílem je dokonalejší všestranná péče o archiválie jako součásti nejen národního, ale i evropského a světového kulturního dědictví.
ředitel Archivní správy MV ČR
