Úvodem si dovolím krátkou poznámku v souvislosti s příspěvky kolegů archivářů zveřejněných v lednovém vydání Moderní obce. Na přednáškách o spisové službě vždy zdůrazňuji spolupráci s archívem jednak v oblasti předarchívní péče, jednak při vyhledávaní z dokumentů a spisů již v archívu jako...
Úvodem si dovolím krátkou poznámku v souvislosti s příspěvky kolegů archivářů zveřejněných v lednovém vydání Moderní obce. Na přednáškách o spisové službě vždy zdůrazňuji spolupráci s archívem jednak v oblasti předarchívní péče, jednak při vyhledávaní z dokumentů a spisů již v archívu jako archiválie uložených. Jsem si jist tím, že spolupráce archívů s úřady státní správy i samosprávy je hladká a plynulá.
Problém spočívá v něčem jiném. Z poznámek posluchačů na přednáškách i při jednáních v terénu ale vyplynulo, že archiváři se snaží v rámci metodické pomoci mnohdy naroubovat vzorový spisový řád z produkce Odboru archívní správy Ministerstva vnitra ČR na již provozované nebo se rozbíhající automatizované systémy spisové služby. Protože tyto systémy byly mnohdy nasazeny do provozu ještě před vydáním tohoto vzorového řádu, jde to mnohdy velmi těžko. Navíc se i většinou nedostatečně v těchto systémech orientují. Proto bych si dovolil navrhnout archivářům pro ještě dokonalejší spolupráci, aby se zúčastňovali školení a přednášek k automatizované spisové službě, kde se mohou seznámit se základními principy automatizovaných systémů a případně s dalšími posluchači z řad terénních pracovníků vyřešit součinnost i v této oblasti. A teď k našemu tématu.
PŘEDÁVÁNÍ A PŘEBÍRÁNÍ DOKUMENTŮ
Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebíraní, zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem (vyhláška č. 646/2004 Sb., § 3 odst. 1. Sledovaný oběh tak patří k nejdůležitějším činnostem spisové služby. Porušení jeho pravidel vede k těm kuriózním situacím, kdy pracovníci úřadu nemohou najít v pátek dokument, který vytvořili či přijali v pondělí.
Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Vyřizování dokumentu musí být vždy v souladu s příslušným právním předpisem. K vyřízení lze formou šablon použít nastylizovaných předloh a formulářů. Je třeba mít stále na zřeteli, že v souladu s předpisy správně stylizované vyřízením je výkladní skříní vyřizujícího referenta. Vyřizující referent také zodpovídá za uspořádání dokumentů ve spisu a označení uzavřeného spisu spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou.
Odesílání dokumentů zajišťuje výpravna, která zpravidla bývá součástí podatelny. Tak jako v podatelně je třeba ve spisovém a skartačním řádu definovat režim výpravny. Není vhodné ponechat na podatelně psaní adres a seznamů dokumentů ve sdružené zásilce. Výpravna vybaví dokument náležitostmi k jeho odeslání, tj. zkontroluje adresu, chybnou opraví a zásilku ofrankuje. U doporučených zpracuje poštovní předávací arch.
SITUACE Z PRAXE - JE TO UTOPIE?
Pokud je v úřadu dobře vedena evidence a oběh, může nastat i tato situace: Na úřad přijde pan Bernášek a úřednici v podatelně či informační kanceláři říká: "Vážená paní, v prosinci 2005 jsem na váš úřad podal žádost o stavební povolení na rekonstrukci našeho činžovního domu, který nám byl v restituci vrácen. Bohužel dodnes jste mi neodpověděli. Můžete mi to vysvětlit?"
Paní úřednice se sladce usměje a hbitě odpoví: "Pane Bernášku, můžete prokázat svou totožnost?" Pan Bernášek prokáže svou totožnost. Úřednice se přihlásí do patřičného modulu systému instalovaného na úřadu, ke kterému má definována přístupová práva. Zadá jméno, příjmení a adresu žadatele. Při správné evidenci a sledovaném oběhu jí systém následovně odpoví a úřednice, stále s úsměvem, tuto odpověď sdělí panu Bernáškovi: "Vážený pane, žádost jste skutečně podal v prosinci, až 31. K nám do úřadu dorazila 2. 1. 2006. Byla přidělena paní Novákové. Ta sedí v kanceláři č. 36 a je přítomná (systém má přece vazbu na docházku), ale stejně vám neřekne víc než já. Paní Nováková vaši žádost prozkoumala a hned vás požádala o doložení vyjádření památkového úřadu k vašemu projektu, protože váš dům stojí v I. památkové zóně města a podle stavebního zákona musí vaše žádost toto vyjádření mimo jiné obsahovat. Sdělení paní Novákové jste obdržel, protože bylo zasláno na doručenku, a ta se nám s potvrzeným převzetím vrátila. Lze se domnívat, že jste odpověď referentky založil. Proto vám ráda vytisknu kopii."
Pan Bernášek s kopií odchází a jeho rty bezhlesně ševelí: "To není možné, to není úřad."
Myslíte si, že je to utopie? Ale vždyť to přece tak v civilizovaných demokratických stá-tech s troškou nadsázky funguje a fungovalo i bez automatizovaných systémů pouze v písemně vedených evidencích.
Závěr si vypůjčím od předsedy vlády Jiřího Paroubka, protože lze zde nalézt řešení: "Pokud spolu budeme aktivně a bez politického hašteření komunikovat, nalezneme úspěšná řešení problémů, které obce a města trápí." A já si dovoluji jen dodat, že i občana.
(Příště: Ukládání a skartace dokumentů)
IVAN BITTNER
První archívní a spisovenská
Praha - Blansko, spol. s r. o.
