Archív města Plzně patří podle nového zákona č. 499/2004 Sb., o archívnictví a spisové službě, mezi nestátní veřejné archívy územních samosprávných celků. Další mají pouze hlavní město Praha, Brno, Ostrava a Ústí nad Labem.
Podle zákona o obcích mohou obce zakládat a zřizovat vlastní archívy. Pokud by se některé větší město (například statutární) k tomu rozhodlo, musí požádat Ministerstvo vnitra o akreditaci svého archívu podle ustanovení § 58 výše uvedeného zákona.
POSTAVENÍ MĚSTSKÝCH ARCHÍVŮ
Postavení existujících pěti městských archívů se podle nového archívního zákona zhoršilo v tom smyslu, že již nemají některé pravomoci jako státní archívy. Nový zákon odstranil rozpor starší legislativy proti ústavnímu pořádku, mj. i v tom, že archívům měst, jejichž zřizovateli jsou samosprávné instituce, ale i soukromým archívům, nemohou být ukládány úkoly výkonu státní správy, kterou v oblasti archívnictví garantuje a vykonává pouze stát, protože by to bylo omezování práv jejich zřizovatelů. Takže městské archívy podléhají na úseku předarchívní péče kontrole státních archívů, i když měly předtím zcela rovnocenné postavení. Není to však důvod nepokračovat v odborné práci jako v minulých letech.
Výklad odboru archívní správy Ministerstva vnitra, který plní funkci celostátního řízení a koordinace v oblasti archívnictví, k archívnímu zákonu (§ 79) říká, že s ohledem na historickou tradici, pracovní zkušenosti a fakt, že tyto archívy plnily v letech 1954 až 1989 (respektive 2004) úkoly státních archívů, mají tyto archívy rozšířené působnosti ve srovnání s ostatními archívy územních samosprávných celků, které mohou vzniknout podle tohoto zákona.
CO ZAHRNUJE PŘEDARCHÍVNÍ PÉČE
Zřizovatelem Archívu města Plzně je Magistrát města Plzně. Náš archív byl založen již v roce 1879 a do roku 1948 byl součástí městského historického muzea v Plzni. Od 1. 7. 1948 se archív osamostatnil, takže lze rok 1948 považovat za faktický zrod našeho archívu, i když byl organizační součástí Národního výboru města Plzně. Činnosti v oblasti archívnictví v přenesené působnosti, zejména výkon předarchívní péče, byly vázány na území příslušného okresu. Od počátku roku 2004, kdy vstoupil v platnost výše uvedený archívní zákon, je situace jiná. Protože nejsme státním archívem, nemůžeme již vykonávat všechny činnosti státních archívů zákonem uložené (naše povinnosti vyjmenovávají § 54, 55 a 79 archívního zákona). Ne-provádíme již předarchívní péči, tedy výběr archiválií ve skartačním řízení i mimo skartační řízení, pro veřejnoprávní původce státních organizací (např. okresní soud, okresní státní zastupitelství, finanční úřad, okresní správu sociálního zabezpečení, celní úřad, apod.), ale i pro soukromoprávní původce (fyzické a právnické osoby, zejména při jejich zániku - likvidaci či konkursu), kteří jsou povinni umožnit výběr archiválií a zabezpečit uložení dokumentů s neprošlými skartačními lhůtami (dle § 93 archívního zákona). Tuto činnost za městské archívy převzaly příslušné státní oblastní archívy. Postupně budeme Státnímu oblastnímu archívu v Plzni delimitovat fondy státních původců. Jde asi o 800 běžných metrů (bm) archiválií.
V rámci předarchívní péče se "staráme" o spisovny Magistrátu města Plzně, městských obvodů, dalších příspěvkových organizací a právnických osob zřizovaných městem (Správa veřejného statku města Plzně, Městská policie, Plzeňské městské dopravní podniky, a. s., či Plzeňská teplárenská a. s., mateřské, základní, střední odborné školy, gymnázia a učiliště v Plzni). To znamená, že jim poskytujeme bezplatně veškerou metodickou a konzultační činnost: při přípravě vnitřních směrnic ke spisové službě (spisových a skartačních řádů) nebo při školení o spisové manipulaci. Dále u nich provádíme výběr archiválií ve skartačním řízení či mimo něj a povolujeme jim vyřazení (skartaci) historicky bezcenných dokumentů. Poté přebíráme k trvalé archívní úschově vybrané archiválie, které se v našem archívu zpřístupňují pro historické bádání. V současné době je v našem archívu uloženo 4079 bm archiválií (tj. 1331 archívních fondů).
Nový archívní zákon přesněji stanovil pravidla pro činnost veřejných archívů, ale poprvé v historii i pro spisovou službu. V souvislosti s platnou archívní legislativou a novým správním řádem zpracováváme pro našeho zřizovatele důležitou vnitřní směrnici - spisový a skartační řád, který všechny nové postupy pro spisovou službu od 1. ledna 2006 popisuje tak, aby dobře sloužil všem zaměstnancům. Ve spolupráci s odborem vnitřních věcí a centrální spisovnou Magistrátu města Plzně se podílíme na zlepšení spisové manipulace jak školením, tak praktickým výkonem předarchívní péče při přípravě skartačního řízení. Zúčastnili jsme se i konzultací v souvislosti s připravovaným zavedením elektronického systému spisové služby.
Všem obcím, které potřebují poradit, jak nakládat se svými dokumenty, doporučujeme obrátit se s důvěrou na příslušný archív (státní okresní či městský) v sídle jejich působnosti, který ochotně se vším pomůže. Vždyť archívy patří společně s muzei a knihovnami mezi "paměťové" instituce, které pečují o národní kulturní dědictví. Proto k profesní hrdosti archiváře patří i dobrý pocit z vykonání této někdy i fyzicky namáhavé práce.
Jitka Janečková
odborná archívářka v Archívu města Plzně
O Archívu města Plzně
Podrobnějiší informace o uložených fondech a sbírkách Archívu města Plzně naleznete v knize M. Bělohlávka: Archív města Plzně. Průvodce po fondech a sbírkách, Plzeň 1987.
Další informace lze získat rovněž na http://info/article.asp?sec=443 v rámci portálu města Plzně http://info.
K aktivitám archívu patří i vydávání historického sborníku Minulostí Západočeského kraje (v letech 1958 až 1960 pod názvem Minulostí Plzně a Plzeňska) s odbornými statěmi z historie plzeňského regionu. V roce 2004 vyšla vynikající kniha Dějiny Plzně v datech autorského kolektivu pod vedením PhDr. Ing. Ivana Martinovského, emeritního městského archiváře. Současný městský archivář PhDr. Jaroslav Douša organizuje pravidelné přednášky pro veřejnost jak s tématy regionálními a ryze plzeňskými, tak z českých a světových dějin. Pro zájemce (obvykle skupiny) uskutečňuje exkurze do archívu, při kterých se lze dozvědět mnoho zajímavého z historie města i o uložených archiváliích a vidět ukázky například středověkých privilegií města Plzně od českých králů (tzv. zlaté buly) nebo rukopis hry Fidlovačka od J. K. Tyla, který je pro záznam české státní hymny prohlášen za národní kulturní památku. Nezanedbatelnou složkou činnosti archívu je vyhledávání informací z uložených archiválií a vydávání potvrzení pro úřední potřebu i pro veřejnost. Zájemcům o studium se archív snaží vyhovět a poradit dostupné archívní prameny či literaturu .
