Územní samosprávné celky (ÚSC) nemohou svou personální činnost v úřadech, které zřizují, vykonávat bez znalosti údajů o zaměstnancích. Jsou to např. informace o vzdělání, praxi, odpracované době v zaměstnání, počtu vyživovaných osob, zdravotním stavu apod. Přitom musí respektovat právo občana na...
Územní samosprávné celky (ÚSC) nemohou svou personální činnost v úřadech, které zřizují, vykonávat bez znalosti údajů o zaměstnancích. Jsou to např. informace o vzdělání, praxi, odpracované době v zaměstnání, počtu vyživovaných osob, zdravotním stavu apod. Přitom musí respektovat právo občana na ochranu osobních údajů, které je součástí práva na soukromí.
Pravidla pro práci s osobními údaji obsahuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů s účinností od 1. června 2000 (některá ustanovení nabyla účinnosti 1. prosince 2000).
Správce osobních údajů
Zákon musí uvádět do života všichni zaměstnavatelé, včetně ÚSC. Jsou to správci osobních údajů, jimiž se rozumí jakýkoliv údaj, který se týká určeného nebo určitelného subjektu údajů, jestliže lze podle jednoho či více osobních údajů zjistit totožnost občana (subjekt údajů). Například podle rodných čísel lze snadno zjistit totožnost. Zákon dále rozlišuje tzv. citlivé údaje, které vypovídají o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v politických stranách či hnutích, zdravotním stavu, sexuálním životě apod.
Zpracování osobních údajů je zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování apod. Je to jakákoliv manipulace s údaji (patří sem také správa údajů, nakládání s údaji apod.). Zpracování se může uskutečňovat nejen technickými prostředky (např. výpočetní technikou), ale také manuálně (např. evidencí, zakládáním dat apod.). Posuzujeme-li zákon očima ÚSC jako zaměstnavatele (dále jen zaměstnavatel), pak se jedná o správce údajů, který je zpracovává nejčastěji shromažďováním. Tím se rozumí získávání údajů např. o budoucím zaměstnanci, který se uchází o zaměstnání. Jde například o jeho jméno, rodné číslo, kvalifikaci, zdravotní stav apod. Tyto údaje může zaměstnavatel shromažďovat (získávat) jen se souhlasem zaměstnance.
Zaměstnavatel souhlas nepotřebuje, jestliže je nezbytné, aby subjekt údajů (např. budoucí zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání) mohl vstoupit do jednání o smluvním vztahu nebo aby plnil ujednání smlouvy uzavřené se zaměstnavatelem. Jestliže například při jednání se zaměstnavatelem občan ucházející se o práci sděluje některé své osobní údaje, nepotřebuje zaměstnavatel souhlas občana k tomu, aby je zpracovával. Jde o jednání, které je podmínkou pro vznik budoucího smluvního vztahu, např. pracovní smlouvy.
Bude-li se například ucházet o zaměstnání úředníka v obecním úřadu občan, musí podat žádost o přijetí na základě veřejné výzvy, kterou vyhlašuje ÚSC podle § 6 zákona č. 312/2002 Sb. V této žádosti musí uvést předepsané údaje (např. jméno, příjmení, datum a místo narození). Tím vlastně vyslovuje souhlas se zpracováním svých osobních údajů.
V průběhu pracovního poměru se však vyskytuje mnoho situací, kdy zaměstnavatel musí "pracovat" s osobními údaji zaměstnanců. Jde např. o plnění povinnosti zaměstnavatele při odvodech pojistného, srážek daně ze mzdy, zaměstnávání povinného procenta osob se změněnou pracovní schopností apod. Ani v těchto případech nepotřebuje k práci s údaji souhlas zaměstnance, neboť tím plní podmínku stanovenou zákonem: provádí zpracování a plní povinnosti stanovené zákonem.
Údaje podle zákoníku práce
S ochranou osobních údajů se setkává zaměstnavatel i při plnění povinností podle zákoníku práce. Je například povinen vydat na žádost zaměstnance posudek o jeho pracovní činnosti a uvést v něm pouze údaje, které se týkají jeho zaměstnání. Při skončení pracovního poměru musí vydávat potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list). Jiné informace je zaměstnavatel oprávněn podávat pouze s jeho souhlasem. Od 1. ledna 2001 je zaměstnavatel povinen podle novely zákoníku práce evidovat pracovní dobu, práci přesčas, pracovní pohotovost a noční práci u jednotlivých zaměstnanců. I to jsou osobní údaje, které mohou identifikovat zaměstnance a jsou předmětem ochrany podle zákona. Vzhledem k tomu, že tuto povinnost stanoví zákoník práce v § 94, nemusí mít zaměstnavatel ke shromažďování těchto údajů souhlas zaměstnance.
Jen se souhlasem zaměstnance
Přísnější právní úprava je pro zaměstnavatele v případě ochrany tzv. citlivých údajů, jako je národnostní, rasový, etnický původ, politický postoj, členství v politických stranách či hnutích nebo odborových či zaměstnaneckých organizacích, náboženství, trestná činnost, zdravotní stav a sexuální život. Tyto údaje může zaměstnavatel zpracovávat a tedy i shromažďovat, jestliže zaměstnanec k tomu dal výslovný písemný souhlas.
Tento souhlas musí zaměstnavatel uschovat po dobu zpracování osobních údajů, tedy například po dobu trvání pracovněprávního vztahu. Pokud zaměstnanec nedá souhlas ke zpracování těchto údajů, není přípustná výjimka. A to ani v případech, kdy jsou výjimky ze souhlasu při získávání osobních údajů (např. při jednání o budoucím zaměstnání). Jestliže například zaměstnavatel požaduje na zaměstnanci, který bude pracovat s hmotnou odpovědností výpis z trestního rejstříku, jde o citlivý údaj (trestná činnost) a zaměstnanec musí s výpisem z trestního rejstříku souhlasit.
Oznamovací povinnost zaměstnavatele
Zákon stanoví povinnosti pro toho, kdo hodlá zpracovávat osobní údaje, tedy i pro zaměstnavatele. Jestliže chce zpracovávat osobní údaje, musí to oznámit Úřadu pro ochranu osobních údajů v Praze (dále jen úřad). Smyslem oznamovací povinnosti je zajistit výkon dozoru ze strany tohoto úřadu. Pokud úřad oznámení zaregistroval, nevydává rozhodnutí podle správního řádu. To vydává pouze v případě, když úřad nepovolí nebo zakáže osobní údaje zpracovávat, tedy například i shromažďovat. Úřad pro zjednodušení této činnosti vydá příslušné tiskopisy s návodem, jak má zaměstnavatel postupovat. Přístupné budou jako formulář v písemné formě a také na internetu.
Z oznamovací povinnosti zákon připouští výjimky. Je to při shromažďování osobních údajů, jejichž zpracování (např. zjišťování údajů) je správci uloženo zákonem. Není proto například nutné, aby zaměstnavatel oznamoval úřadu, že zpracovává evidenci svých zaměstnanců a pro tyto účely zjišťuje a shromažďuje jejich osobní údaje. Taková evidence však musí obsahovat jen údaje, které jsou nezbytné k plnění zákony uložených povinností zaměstnavatelů při zaměstnávání zaměstnanců. Jakýkoliv sběr a zpracování osobních údajů prováděný nad rámec těchto zákonů je ovšem nutno úřadu oznámit. Pokud je zřejmé, že pro splnění účelu jsou některé údaje nadbytečné, jde o porušení zákona. Úřad pro ochranu osobních údajů může nařídit jejich likvidaci. Zaměstnavatel je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje shromažďovány, nebo požádá-li o jejich likvidaci zaměstnanec. Oznamovací povinnost všech zaměstnavatelů nabyla účinnosti 1. prosince 2000. Od tohoto dne musí zaměstnavatel v případech uvedených v zákoně o ochraně osobních údajů oznamovat počátek zpracování údajů úřadu.
Pozor na pokuty
Pokutu do 50 tisíc korun může dostat zaměstnanec, který je ke správci (např. ÚSC) v pracovním poměru nebo s ním má dohodu o pracovní činnosti a porušil povinnost mlčenlivosti podle zákona o ochraně osobních údajů. Pokutou až do výše 10 miliónů korun může být potrestán zaměstnavatel, který porušil povinnost uloženou mu podle zákona o ochraně osobních údajů. LADISLAV JOUZA,
právník
