Od začátku roku v sérii článků přibližujeme, jak lze prostřednictvím organizace zřizované obcí zlepšovat služby občanům. Pokaždé jsme vycházeli z "příběhu, který se skutečně stal". Projekt, na němž jsme se snažili ukázat praktické efekty změny řízení takové organizace, jsme uskutečnili pro...
Od začátku roku v sérii článků přibližujeme, jak lze prostřednictvím organizace zřizované obcí zlepšovat služby občanům. Pokaždé jsme vycházeli z "příběhu, který se skutečně stal". Projekt, na němž jsme se snažili ukázat praktické efekty změny řízení takové organizace, jsme uskutečnili pro Technické a bytové služby města Světlá nad Sázavou (TBS).
Vedení města Světlá nad Sázavou v čele se starostkou Ing. Lenkou Arnotovou zjistilo, že veřejné služby zajišťované TBS mohou být nejen levnější, ale že je lze poskytnout i ve větším objemu a kvalitě, a to jak občanům a místním podnikatelským subjektům, tak návštěvníkům regionu. Přesvědčit členy zastupitelstva města o tom, že změna je nutná, byť (hlavně na začátku) určitě bude "bolet", se vyplatí, k tomu bylo zapotřebí notné dávky odvahy a energie. Podařilo se. Od zahájení realizace projektu uplynulo devět měsíců. Zrekapitulujme, co se odehrálo a jaké efekty změna přinesla.
Na základě provedeného manažerského auditu jsme zpracovali podrobný akční plán, který stanovil priority a úkoly pro nového změnového manažera - interim manažera (viz 4. díl seriálu, Moderní obec č. 4/2008, str. 48). Jeho rámec je uveden v tabulce.
Změna řízení přinesla tyto klíčové efekty:
Město má pod kontrolou veřejné prostředky vynakládané na služby zajišťované prostřednictvím TBS a dokáže je lépe využívat a kontrolovat na základě jednoduchých a přehledných reportů.
Objem financí na potřebný rozsah služeb pro město byl v roce 2008 snížen o 20 %, což znamená návratnost vynaložených prostředků na realizovaný interim management v termínu 6 měsíců.
Byly nastaveny parametry pro sledování požadované kvality a ceny služeb.
Zvýšilo se využití kapacity lidí i techniky podporované zavedením nových informačních systémů.
Nastala výrazně lepší spolupráce a komunikace mezi městem a TBS při řešení operativních potřeb města.
Byla zahájena změna vnitřní kultury v TBS - orientace na výkon, otevřená komunikace, "reprezentování" firmy na veřejnosti.
Začala se řešit řada dalších oblastí, jimž ze strany TBS dlouhodobě nebyla věnována pozornost (například byla vytvořena dlouhodobá strategie pro místní skládku, vyřešila se otázka vozidla pro svoz směsného komunálního odpadu atd.).
PETR VÁŇA
Senior Consultant M.C.TRITON, spol. s r.o
Se starostkou Ing. Lenkou Arnotovou o změnách v TBS
Co znamená změna řízení TBS pro rozpočet města?
Změna řízení přinesla plánovanou úsporu pro městský rozpočet. A to jednak úsporu mzdových prostředků díky nižšímu počtu technicko-hospodářských pracovníků, jednak úsporu materiálových nákladů - především spotřeby pohonných hmot. Ve srovnání s rokem 2007 za první čtvrtletí 2008 vykazujeme u těchto položek úsporu zhruba 0,2 mil. Kč.
Proč jste se rozhodli realizovat změnu formou interim manažera (dočasný manažer pro provedení plánovaných změn)?
Město vědělo, že pokud má v TBS nastat razantní změna, musí se odehrát řada nepříjemných věcí. Bylo důležité, aby změny prováděla osoba nestranná, vybavená znalostmi a zkušenostmi. Očekávali jsme flexibilní přístup a plné nasazení na dosažení cílů.
Jak se změnil způsob komunikace mezi městem a TBS?
V době působení interim manažera zcela zásadně. Přístup zástupců obou stran byl vstřícný a velice otevřený, podepřený pravidelným měsíčním reportingem o realizovaných i plánovaných změnách. Nyní, kdy na pozici ředitele TBS i na straně města jsou noví pracovníci, dochází ještě k občasným nedorozuměním. Nicméně pravidla jsou jasná a je třeba je dodržovat a vyžadovat jejich respektování.
Změnila se kvalita služeb poskytovaných TBS?
Všechno je v lidech. Bylo nutné vštípit pracovníkům TBS jejich sounáležitost k firmě. Změnit filozofii myšlení pracovníků z polohy "co si zase město vymýšlí, co se mu nelíbí" na uvědomění si, že město je jejich chlebodárcem, že má právo vyžadovat kvalitní práci. Tento proces je běh na dlouhou trať a jeho realizace ještě chvíli potrvá.
Jaké jsou priority dalšího rozvoje TBS?
Hlavní prioritou zůstává samozřejmě zajišťování činností pro město, zejména čistota města, ošetřování zeleně a svoz a ukládání komunálního odpadu. Volné kapacity TBS postupně využívají i pro další subjekty v regionu. Získané finanční prostředky budou prioritně směřovat do obnovy, rozvoje mechanizace a dalšího vybavení.
Tabulka
Postupné kroky ke změně řízení ve společnosti Technické a bytové služby města Světlá nad Sázavou
Říjen 2007
1) Převzetí řízení společnosti:
zajištění řádného chodu společnosti,
eliminování kritických míst,
vytvoření trvalého tlaku na výkon a kvalitu,
nastavení parametrů komunikace s městem.
2) Přechod z operativního řízení na krátkodobě plánované:
vytvořit a pracovat s týdenními plány.
3) Vypracování návrhu na změnu řízení společnosti:
předložení návrhu na změnu organizační struktury a pracovní doby,
návrh na změnu personálního obsazení,
návrh na změny v oblasti technického vybavení,
předložení harmonogramu realizace navržených změn s finančním vyčíslením.
4) Zpráva o plnění akčního plánu vedení města.
Listopad 2007
1) Vytvoření podmínek pro aktivní obchod:
určení obchod. strategie pro vybrané činnosti,
postupná realizace nového způsobu zajištění některých služeb.
2) Postupné zpracování správných kalkulací:
aktualizace stávajících kalkulací,
nové kalkulace na nekalkulované služby,
schválení kalkulací městem.
3) Nadefinování kvality městem pro každou službu.
4) Vytvoření podkladů pro návrh plánu na r. 2008.
5) Vytvoření jednoduchého systému reportů.
6) Provedení revize připravenosti na zimní období.
7) Zpráva o plnění akčního plánu vedení města.
Prosinec 2007
1) Zpracování strategie rozvoje lidských zdrojů, investic a využití moderní techniky.
2) Předložení návrhu plánu na rok 2008.
3) Zajištění zimního období.
4) Příprava podkladů pro výběrové řízení na ředitele.
5) Realizace výběrového řízení na ředitele.
6) Zpráva o plnění akčního plánu vedení města.
Leden 2008
1) Schválení plánu na rok 2008.
2) Zpracování podkladů pro střednědobý plán.
3) Výběr ředitele společnosti.
4) Zajištění zimního období.
5) Zpráva o plnění akčního plánu vedení města.
Únor 2008
1) Zpracování návrhu střednědobého plánu na období 2009 - 2010.
2) Zajištění zimního období.
3) Předání řízení společnosti novému řediteli.
4) Zpráva o plnění akčního plánu vedení města.
