Moderní technologie jsou v našem životě stále důležitější. Na chytrá auta, pračky a robotické vysavače jsme si přivykli velmi rychle. Ale v pracovním životě se k technologickým novinkám a automatizaci procesů stavíme stále dost rezervovaně. Proč? Existuje několik důvodů, ale nejpodstatnějším z nich je podle vědeckých studii skutečnost, že se lidé neradi přizpůsobují změnám.
Pokud však chcete ušetřit čas i peníze, je na čase přejít na moderní způsoby práce.Naštěstí již dnes existuje řada nástrojů a technologií, které umožňují digitalizaci firemních procesů. Jedním z těchto nástrojů je GO Paperless.
Koncept bezpapírové kanceláře existuje již celá desetiletí, ale většina organizací stále lpí na svých „papírových zvyklostech“. To sebou nese nejen ztracený čas při hledání a třídění informací, tisku, kopírování a skenování dokumentů, ale řada těchto dokumentů obsahuje i osobní či citlivé informace, což znamená, že je nelze jen tak vyhodit. Listinná likvidace je časově i finančně náročnější než ta elektronická.
Fikce nebo realita?
A teď si představte svět GO Paperless, ve kterém byste své firemní procesy svěřili digitálním pomocníkům…O pracovní docházku se postarají moderní docházkové terminály s centrálním řešením i pro více provozů a s přístupem do systému z kteréhokoliv místa na světě. Samozřejmostí je podpora plánování směn, přesčasů a integrace s personálním a mzdovým systémem, včetně výpočtu mezd a graficky ztvárněných reportů. Příjem, třídění, verifikaci, archivací a skartaci dokumentů Vám ohlídá elektronická spisová služba. Vedoucí má k dispozici aktuální i historický přehled o vytíženosti jednotlivých pracovníků. Ekonomické oddělení vám schválí fakturu online na jeden klik a ještě si přečte vaše poznámky umístěné přímo u eDokumentu, které jste mu doplnili přes mobil. Umělá inteligence vás přitom upozorní na anomálie v účetním deníku a sestaví forecast na další období. Pro realizaci projektů, či neočekávaných zakázek si z aplikačního portálu aktivujete přesně takovou aplikaci, kterou potřebujete a ona bude umět automaticky komunikovat s vaším ERP systémem. A možnost, že v digitálním režimu můžete pracovat odkudkoli a kdykoli, je jen drobnou výhodou v řadě dalších. Úplná elektronizace má významný dopad také na bezpečnost vašich dat, protože data uložená v digitální podobě jsou chráněna a šifrována. A pokud svou bezpapírovou kancelář přemístíte na cloudové úložiště, zvýšíte tím nejen úroveň zabezpečení svých dat, ale můžete docílitaž 50% úsporypersonálních a investičních nákladů.Fikce? Nikoli, pouze některé z výhod Paperless kanceláře.
Vykročit k budoucnosti
Digitalizace a paperlessale neznamenají jen úsporu času a peněz, ale také ohleduplnost k životnímu prostředí. Podle studie jedné společnosti bylo v roce 2019 na světě vyrobeno přes čtyři biliony listů papíru a až 50 % z nich bylo okamžitě vyhozeno. Toto množství odpadu má velký negativní dopad na životní prostředí, protože pro výrobu papíru je potřeba velkého množství vody, energie a dalších zdrojů.
Chcete-li být krok před ostatními a ušetřit si čas i peníze, připojte se ke GO Paperlessby HELIOS a vaše firma bude připravena na budoucnost!*
Autor: Bc. Alžběta Křídlová, produktová manažerka HELIOS pro veřejnou správu
