Podatelny se stávají úzkým vstupním hrdlem

Mnohé úřady by rády přibouchly dveře před správním řádem (zákon č. 500/2004 Sb.), který platí od letošního prvního ledna. Nový správní řád zvyšuje nároky na vedení správního řízení a také s sebou přináší nutnost úpravy činností spisové služby.

Podle důvodové zprávy ke správnímu řádu tyto úpravy měly být součástí ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále zákon), případně prováděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále vyhláška). Správní řád však ve svých ustanoveních nikde na zákon či vyhlášku neodkazuje, ovšem z použití spisovenských institutů (například podání, spis) lze dovozovat, že výkon činnosti spisové služby správních úřadů se řídí ustanoveními zákona a vyhlášky. Nejasnosti právní úpravy vyvolávají řadu dotazů úředníků státní správy i samosprávy vznesených na seminářích ke spisové službě či při osobním jednání.

Jsem archivář s dlouholetou praxí nejen ve spisové službě, nejsem však právník, natož legislativec, nepřísluší mně proto právo (ani to není cílem tohoto článku) na tyto dotazy odpovědět. Mým záměrem je upozornit na nejasnosti či úskalí při výkonu činností spisové služby. Protože ke správnímu řádu doposud nebyla vydána prováděcí vyhláška, nabízí se zde cesta k řešení sporných míst. Zjištěné nesrovnalosti jsou v článku členěny podle činnosti spisové služby, tak jak jsou řazeny v zákoně. Dnes se věnuji příjmu, tj. podatelně.

KDE JSOU PŘÍČINY

Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném, v tzv. podatelně. Rozbory činností na některých správních úřadech dokládají, že již nyní se podatelna stává úzkým vstupním hrdlem, a zároveň odhalují příčiny. Za hlavní můžeme považovat v praxi rozšířený model, kdy podatelna nejen že plní funkci výpravny, ale také mimo zajišťování příjmu podání slouží jako informační kancelář úřadu. Pracovnice podatelny také mnohdy vykonávají kumulované funkce. Některé úkony příjmu se provádějí ve velmi úsporné formě.

Správní řád chápe vztah správního orgánu k občanovi jako službu veřejnosti a pracovníci podatelen by tak měli občanovi vycházet maximálně vstříc. Rozumí se tím povinnost poučit občana o případných nedostatcích jeho podání.

Budou snad muset pracovníci podatelen mimo příjmu písemného podání zvládnout podání diktovaná podatelem do protokolu, zajistit na požádání vyhledání a nahlédnutí do spisu? Je zřejmé, že tito pracovníci jak z časového, tak zejména z odborného hlediska mnohé úkony nebudou moci vykonávat. Časový deficit se dá odstranit zlepšením organizace práce, odstraněním kumulace funkcí a nasazením automatizovaných systémů. Přijetí některých podání si však vyžaduje přítomnost úředníka znalého dané problematiky, protože občan požaduje poučení, zda jeho podání má všechny náležitosti (například žádost o stavební povolení, o sociální dávky), nebo jeho podání vyžaduje organizovaný způsob příjmu, například občanské průkazy, pasy apod. Zpracování takovýchto agend tak nutně vyžaduje diverzifikaci příjmu.

CO Z TOHO VYPLÝVÁ?

Logicky to znamená, že pracovník podatelny odkáže občana na odborného pracovníka, který občana poučí, vyplní s ním příslušný tiskopis nebo v jiné formě sepíše s občanem podání. Ze zákona musí ovšem podání přijmout a zaevidovat podatelna. To se v popsaném případě jeví jako nadbytečné. V praxi jsou na úřadech zřizována pracoviště zabývající se příjmem specializovaných agend (podací místa), kde je také vedena evidence v samostatném podacím deníku, například stavební agenda. Požadavky právní úpravy jsou tak v rozporu s potřebami praxe. Lze namítnout, že tomu tak není, jde přece o dodatečné zaevidování, jehož postup má být definován ve spisovém a skartačním řádu a realizován vhodně zvoleným automatizovaným systémem spisové služby.

Čertovo kopýtko je skryto jinde - v pojmech a druzích evidence. Na rozdíl od zákona a vyhlášky nehovoří správní řád o číslu jednacím, naopak zákon a vyhláška neznají pojem spisová značka. V každém případě je nutno vést spisovou službu, tak aby byla v souladu s požadavky správního řádu, což mimo jiné znamená označit každý spis spisovou značkou.

Pouze výkladem lze dospět k tomu, že spisová značka je totožná s číslem jednacím prvního dokumentu ve smyslu ustanovení § 2 odst. 11 vyhlášky. Z hlediska praxe si lze obtížně představit a obávám se, že i realizovat, postup daný ustanovením § 2 odst. 7 vyhlášky, pokud není spisová služba u daného správního úřadu plně automatizována. V případě, že plně automatizovaná není, musí spisový a skartační řád sehrát úlohu koordinátora a přehledně definovat postupy pro činnosti spisové služby v souladu s reálnou praxí a procedurami a postupy zatím v dílčím rozsahu užívaného automatizovaného systému.

Závěrem lze shrnout: Problematiku příjmu podání včetně vysvětlení pojmů (například definice složení spisové značky) musí definovat spisový a skartační řád akceptující postupné zavádění automatizovaného systému spisové služby a diverzifikující příjem podání ve správním řízení na podací místa obsazená odbornými pracovníky.

(V příštím pokračování se zaměříme na další úskalí spojená s definováním postupů a procedur spisové služby v oblasti evidence - pozn. autora.)

Ivan Bittner

První archívní a spisovenská

Praha - Blansko, spol. s r. o.