Místní poplatky představují pro územní samosprávné celky významnou část příjmové části rozpočtu. Výběr poplatků ze psů, za provoz systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a odstraňování komunálních odpadů, za užívání veřejného prostranství apod. je však administrativně i finančně velmi náročný. Přesto lze místní poplatky vybírat efektivněji a levněji, ušetřit zaměstnace i výrazně zlepšit účinnost vymáhání nedoplatků, jak to dokazuje příklad bezmála třicetitisícového Šumperku.
Za svůj systém pohledávek místního poplatku a využití systému SIPO toto město získalo Cenu Ministerstva vnitra ČR za inovaci ve veřejné správě v roce 2008. Šumperk je obcí s rozšířenou působností, přičemž jeho radnice má deset odborů a přibližně dvě stě zaměstnanců. Před zavedením nového řešení městský úřad vykazoval pohledávky v počtu 45 tisíc záznamů s ročním předpisem v hodnotě zhruba 45 milionů korun ročně a nedoplatky přibližně 60 milionů korun za celé předcházející období. Dříve byly tyto agendy zpracovávány decentralizovaně - různými zaměstnanci za použití různého a často zastaralého programového vybavení. Nevýhody takového stavu byly očividné.
RŮZNÁ OČEKÁVÁNÍ
O nutnosti změny panovala shoda jak na straně top managementu města, tak na straně odboru finančního a plánovacího či oddělení informatiky. Každý s ní však spojoval jiné požadavky, které bylo nutno sladit:
Pro top management bylo rozhodující zvýšení efektivnosti výběru pohledávek, snížení finanční a administrativní náročnosti, zastavení vzrůstajícího počtu zaměstnanců zpracovávajících pohledávky, případně i snížení jejich počtu. Nezanedbatelným požadavkem byla rovněž větší motivace občanů k platbám.
Odbor finanční a plánovací zase kladl důraz na snížení počtu nedobytných pohledávek formou zajištění vazby na systém vymáhání, inventarizaci všech předpisů, možnost dohledání jakéhokoliv pohybu s vazbou na prvotní doklady. Důležitá pro něj byla také jednoznačná identifikace platby každého občana jako příprava na hladký průběh případného procesu vymáhání, stejně jako využití nových technologií elektronické komunikace, co možná největší eliminace činností souvisejících s problematikou údržby databází, snížení finanční a administrativní náročnosti a podpora všech dnes dostupných typů plateb.
Oddělení informatiky především prosazovalo jednotnost využívaného programového vybavení s pokrytím minimálně 80 % všech aplikačních agend provozovaných na městském úřadu. Dále mu šlo o robustnost systému a jeho garantovaný vývoj podle individuálních požadavků, na dostupnost implementačních, metodických a servisních služeb, stabilitu systému, legislativní garance systému a o možnost dohledání a jednoznačnou identifikaci aktivit jednotlivých osob v systému.
NÁROČNÁ AGENDA
Pro představu, o jak složitý úkol šlo, je vhodné uvědomit si členění agendy výběru poplatků do několika dílčích částí. Na sebe tak navazují příprava databáze poplatků, vlastní avízo požadavků na platbu, zpracování salda a v konečné fázi proces vymáhání poplatků. Jako velmi úzká místa výkonu této činnosti byla vyhodnocena fáze přípravy a vlastního zpracování pohledávky. Tuto fázi charakterizuje obrovský objem zpracovávaných informací, velká závislost na kvalitě databáze, která nesouvisí přímo jen s výší vybíraného poplatku, a velké finanční nároky spojené s vlastním zpracováním finanční operace platba pohledávky.
"Vezměme si například databázi o 1000 záznamech, konkrétně místní poplatek za provoz systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a odstraňování komunálních odpadů v cyklu splátky dvakrát ročně," vysvětluje Ing. Pavel Kouřil, vedoucí oddělení informatiky Městského úřadu Šumperk. "Každý záznam musí obsahovat identifikační údaje o bydlišti plátce a variabilní symbol, následně pak během roku budeme mít v evidenci dvakrát předpis poplatku a poté v ideálním stavu dvakrát záznam o platbě. V účetním deníku budeme v ideálním stavu evidovat pro každý záznam osm řádků účetního zápisu. Pro 1000 klientů je to tedy 8000 řádků účetních operací, 2000 řádků evidujících typ a velikost platby, 2000 řádků identifikujících velikost předpisu."
Právě v případě místního poplatku za komunální odpady je velmi důležité mít k dispozici kvalitní základní finanční databázi - registr bydlišť plátců (trvalé bydliště), jež významně ovlivňuje proces zpracování pohledávek. A v ní bývá nemálo chyb. Běžně se potom stává, že úřad generuje složenky na adresáty, kteří v dané lokalitě již nebydlí, a tudíž se k nim avízo o požadované platbě vůbec nedostane.
SIPO JE NEJVÝHODNĚJŠÍ
"V dnešní době je třeba kalkulovat s tím, že pohledávku může občan uhradit různými typy finančních operací. Může to být platba přes pokladní hotovost, pokladní bankovní terminál, bezhotovostní převod z účtu, platba složenkou v bance, na poště, zápočet pohledávky... Všechny tyto operace mají své kvalitativní ukazatele, z nichž je pro nás nejdůležitější dostupnost a správnost variabilního symbolu, který slouží zpracovateli pohledávky k jednoznačné identifikaci platby a následnému správnému spárování s pohledávkou. A samozřejmě důležitým parametrem je cena platebního kanálu," objasňuje inženýr Kouřil, čím jsou dány velké finanční nároky na zpracování platby pohledávky.
V souvislosti s cenou platebního kanálu se Šumperští zaměřili zejména na srovnání nákladů na platbu složenkou a platbu pomocí SIPO. Jako vítěz vychází jednoznačně SIPO, a to jak u organizace, tak ještě výrazněji u občana. Pro organizaci je SIPO až třikrát levnější než složenka, u občana záleží na tom, zda platí SIPO přes poštovní nebo bankovní přepážku (a ve kterém peněžním ústavu). Podle toho může být rozdíl až dvacetinásobný ve prospěch SIPO proti složence.
Velmi přesvědčivé je srovnání časové náročnosti zpracování stejného objemu plateb občanů přes pokladnu a prostřednictvím SIPO. Při uvažovaném počtu 8800 poplatníků příprava dávky SIPO a následné párování plateb včetně automatizovaného zaúčtování a kontroly saldokonta zabere jednomu úředníkovi zhruba 2 hodiny. Naopak při platbě přes pokladnu - při jedné minutě na každý pokladní doklad - si zpracování stejného objemu plateb občanů vyžádá 18 dnů práce jedné pokladní.
Díky tomu také jedním z nejviditelnějších přínosů zavedení možnosti plateb za poplatky přes SIPO bylo snížení počtu zaměstnanců, kteří vykonávali tuto agendu, z původních čtyř na nynější dva.
KDYŽ ZMĚNA, TAK POŘÁDNÁ
Nové řešení však nespočívalo pouze v zavedení platby pomocí SIPO. Změny se týkaly podpory více typů plateb. Některé z nich se uskutečnily jako pilotní projekty, a to ve vztahu jak k dodavateli programového vybavení, tak k České poště.
"Základním prvkem celého řešení je automatizované přidělování variabilního symbolu pohledávky z centrálního registru, a to na všech úrovních organizace. V praxi to například funguje takto: Příslušná osoba zpracovává v rámci přestupkového řízení písemnost, což ihned generuje pohledávku, evidovanou v systému v okamžiku evidence dané písemnosti. Občan tudíž odchází s jasně definovaným variabilním symbolem, o němž je automatizovaně informován celý systém úřadu a na nějž lze provádět automatizované párování plateb došlých jakýmkoliv platebním kanálem (pokladnou, bankou, složenkou). Tím se snižuje komunikační náročnost sledování pohledávek, vše je průhledné, srozumitelné, jasně definované. Odpadá dohledávání neidentifikovatelných plateb," vysvětluje vedoucí odboru informatiky.
Centralizovaly se i pokladny.. Jejich pracovnice tak nově dostaly možnost vyřídit platbu občana, i když variabilní symbol nezná. Pokladní jsou rovněž schopny občanovi nabídnout informaci o tom, co by ještě měl městu zaplatit a v jakém termínu. Pro zákazníky zvyklé platit platební kartou byly na pokladnách nainstalovány platební terminály. I na nich jsou platby zpracovány automatizovaně a mají vazbu jak na pokladní knihu, tak na celý systém párování plateb.
Nápor plateb na pokladnách byl eliminován na několika úrovních. S příslušným bankovním ústavem radnice uzavřela smlouvu o možnostech výběru poplatků města na základě složenek za zvýhodněných podmínek. Ve vztahu k České poště byl zprovozněn systém složenek, a to nejen avízo formou složenek, ale také systém zpětného potvrzení a automatizovaného zpracování plateb složenkou.
Zcela přelomovým prvkem byla realizace plateb pomocí SIPO, a to bez tzv. sdružování poplatníků. Po dohodě s VAKUS Ostrava byly rozšířeny počty kódů SIPO pro tento druh platby, což umožnilo platit na jedno SIPO číslo až deseti nezávislým občanům (rodině), a přitom zachovat požadavek na jednoznačnou identifikaci platby nebo nedoplatku pro případné vymáhání. Tento systém byl nasazen jako pilotní a jedinečný v rámci České republiky.
"Důležité byly také změny, které nový systém pohledávek umožnil provést v činnosti některých odborů," dodává inženýr Kouřil. "Zaměstnanci ekonomického odboru mohli přesunout svoji činnost z pozice pořizování a shánění informací do pozice kontrolních pracovníků sledujících a vyhodnocujících jednotlivé činnosti na městském úřadu z pohledu ekonomických vazeb. Vlastní účetní operace, párování plateb se provádí automatizovaně."
Zaměstnanci jiných odborů mají dostupné informace o pohledávkách, a to až na úroveň jednotlivých zpracovaných správních řízení. Tato činnost je automatizovaná, stav je dostupný v době potřebnosti dané informace. Zvýšila se informovanost, průhlednost, rychlost, kvalita informací a současně došlo ke snížení administrativní a komunikační náročnosti mezi jednotlivými odbory.
DALŠÍ MĚSTA NÁSLEDUJÍ
Pro úspěch celého projektu byla důležitá marketingová kampaň, při které se vysvětlovaly výhody SIPO pro občany. Výsledkem je, že nyní v Šumperku platí poplatky za komunální odpad a nájemné bytů 28 % obyvatel pomocí SIPO a účinnost výběru pohledávek pomocí SIPO plateb činí 98,9 % při využití systému upomínkování systémem SIPO.
Stejné řešení bylo zavedeno také ve Vrbně, Chropyni a Hanušovicích (podíl plateb SIPO i v těchto obcích viz v tabulce). Později je začali používat také ve Znojmě, dále se na ně chystají v Lanškrouně, Starém Městě, Javorníku i jinde, neboť mezitím se již stalo standardní součástí systému GINIS a s jeho pomocí lze řešit platbu jakýchkoli poplatků.
JAROSLAV WINTER
Ing. Pavel Kouřil, vedoucí oddělení informatiky Městského úřadu Šumperk, s Cenou Ministerstva vnitra ČR za inovaci ve veřejné správě.
