V poslední době se intenzivně diskutuje o podmínkách, za nichž mohou obce (a případně i další osoby) pořizovat a zveřejňovat zvukové nebo obrazové záznamy z jednání zastupitelstva obce. Vzhledem ke komplikovanosti této problematiky, která se dotýká více právních předpisů, a protože se na veřejnosti...
V poslední době se intenzivně diskutuje o podmínkách, za nichž mohou obce (a případně i další osoby) pořizovat a zveřejňovat zvukové nebo obrazové záznamy z jednání zastupitelstva obce. Vzhledem ke komplikovanosti této problematiky, která se dotýká více právních předpisů, a protože se na veřejnosti objevují často velmi protichůdné názory, je vhodné se nad některými aspekty tohoto problému podrobněji zamyslet.
PRÁVNÍ ÚPRAVA POŘIZOVÁNÍ ZÁZNAMU
Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), pořizování záznamů z jednání zastupitelstva obce (prozatím) neupravuje. Absence výslovné právní úpravy ovšem samozřejmě neznamená, že by záznamy pořizovány být nemohly. Na druhou stranu však mlčení zákona o obcích také neznamená, že by pořizování záznamů nepodléhalo jakékoli regulaci.
Záznamy (obrazové i zvukové) totiž obvykle budou zachycovat projevy osob účastnících se zasedání (např. vystoupení zastupitelů či občanů obce) a nepochybně též osobní údaje, které byly při zasedání prezentovány (např. údaje o fyzické osobě, jíž má být prodána obecní nemovitost nebo jejíž podání je předmětem diskuse). Na pořizování záznamů z jednání zastupitelstva obce se proto v obecné rovině vztahuje ochrana osobnosti, která má svůj základ v ústavním pořádku (čl. 10 Listiny základních práv a svobod), a příslušné zákony, které ji provádějí. Proto bude-li pořizování záznamů z jednání zastupitelstva vykazovat znaky systematické činnosti, což bude v případě pořizování záznamů obcemi pravidlem (srov. dále), budou se na toto pořizování vztahovat podmínky plynoucí ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů. V minulosti nepanoval zcela jednotný názor, zda projevy osob přítomných na zasedání mohou mít povahu projevů osobní povahy, a zda proto podléhají občanskoprávní ochraně (srov. § 12 občanského zákoníku). Na tuto otázku nakonec odpověděl výslovně Městský soud v Praze, jenž v rozsudku ze dne 13. 3. 2012, č. j. 8 A 316/2011-47, konstatoval, že povaha veřejného zasedání zastupitelstva obce (§ 93 odst. 3 zákona o obcích) vylučuje, aby projevy osob přítomných na zasedání bylo možné považovat za projevy osobní povahy. Snad by bylo možné za takové projevy považovat jen některé zcela mimořádné situace, např. náhlé zdravotní příhody přítomných osob, nicméně běžný průběh zasedání zastupitelstva obce projevy osobní povahy dle zmíněného rozsudku zahrnovat nebude.
Na záznam z jednání zastupitelstva obce je ovšem rovněž nutné v určitých případech pohlížet jako na dokument podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Dokumentem je totiž podle § 2 písm. e) tohoto zákona každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán. Pokud bude v konkrétním případě možné záznam považovat za dokument podle zákona o archivnictví (v zásadě vždy, je-li pořizován obcí), bude nutné splnit též povinnosti zejména pro ukládání dokumentů, které z uvedeného zákona a jeho prováděcích předpisů vyplývají (a u nichž se v tomto textu stručně zastavíme).
POŘIZOVÁNÍ Z HLEDISKA ZÁKONA O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Zákon o ochraně osobních údajů se podle svého § 3 nevztahuje na zpracovávání osobních údajů, které provádí fyzická osoba výlučně pro osobní potřebu, a na nahodilé shromažďování osobních údajů, nejsou-li tyto údaje dále zpracovávány. Zpracováváním osobních údajů se přitom rozumí jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji /§ 4 písm. e)/. Proto pokud obec pořizuje záznamy z jednání zastupitelstva pro účely zpracování zápisu, jeho dalšího uchování či zveřejnění, nepochybně půjde o systematické zpracovávání osobních údajů, podléhající povinnostem plynoucím ze zákona o ochraně osobních údajů.
Pro zpracovávání jakýchkoli osobních údajů je z hlediska zákona o ochraně osobních údajů rozhodující účel tohoto zpracovávání, jenž vymezuje především sám správce daných osobních údajů. Od něj se totiž odvíjejí další povinnosti, např. přípustná doba zpracovávání osobních údajů (tj. doba uchování záznamu), rozsah zpracovávání osobních údajů, informační i oznamovací povinnost správce osobních údajů (v daném případě obce) vůči subjektům zpracovávaných osobních údajů (fyzickým osobám).
Účel (důvod) zpracovávání osobních údajů zachycených v záznamu z jednání zastupitelstva obce je dán obecným důvodem, pro který obec záznam jako celek pořizuje. Ten lze dovozovat ze zákona o obcích, konkrétně z vazby na zápis z jednání zastupitelstva obce, jehož pořizování tento zákon upravuje ve svém § 95. Podle § 95 zákona o obcích musí být o průběhu zasedání zastupitelstva obce pořízen zápis, a to do deseti dnů po skončení zasedání. Zápis musí být uložen na obecním úřadě k nahlédnutí. O námitkách člena zastupitelstva obce proti zápisu rozhodne nejbližší zasedání zastupitelstva obce. S ohledem na popsanou právní úpravu tedy mohou v praxi nastat v zásadě dvě možné situace, v nichž obec pořizuje (a případně uchovává) zvukový nebo obrazový záznam z jednání svého zastupitelstva.
Jaké konkrétní situace mohou nastat?
V prvním případě záznam pořizuje pro účely následného přepisu pouze osoba pověřená písemným vyhotovením zápisu (zapisovatel) na základě vlastního rozhodnutí a bezprostředně poté, kdy tento přepis učiní, je záznam vymazán. V této situaci má pořízení záznamu jen povahu technického opatření, které usnadňuje přípravu zápisu a splnění povinnosti plynoucí z § 95 zákona o obcích. Při takovém pořízení nedochází ke zpracovávání osobních údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů /nejde o systematické zpracovávání osobních údajů podle § 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů/ a nedochází ani k vytvoření dokumentu podle zákona o archivnictví, jenž by podléhal povinnostem plynoucím z tohoto zákona /v daném kontextu nelze hovořit o dokumentu vytvořeném obcí jakožto původcem či o dokumentu předaném obci jakožto původci ve smyslu § 2 písm. e) zákona o archivnictví/.
Ve druhém případě je záznam pořizován z vůle obce, tedy na základě rozhodnutí zastupitelstva obce, učiněného obvykle v jednacím řádu nebo v ad hoc přijatém usnesení. V této situaci již dochází ke zpracovávání osobních údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů, přičemž toto zpracovávání podléhá všem povinnostem z daného zákona plynoucím. Podle § 5 odst. 1 písm. a) tohoto zákona je správce povinen stanovit účel, k němuž mají být osobní údaje zpracovávány, podle § 5 odst. 1 písm. d) je správce osobních údajů povinen shromažďovat osobní údaje pouze v souladu se stanoveným účelem a pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu, podle § 5 odst. 1 písm. e) je povinen uchovávat údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu zpracování (po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány mj. pouze pro účely archivnictví) a podle § 5 odst. 1 písm. f) je správce povinen zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny. Podle § 19 je správce povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány.
Důležitý je účel pořizování a uchování záznamu
Pro pořizování a uchovávání záznamu z jednání zastupitelstva obce a stejně tak pro dobu, po jakou může obec záznam uchovat je tedy z hlediska zákona o ochraně osobních údajů klíčový účel, pro který obec záznam hodlá pořídit a uchovávat. Ten vyplývá (je dovoditelný), jak bylo výše uvedeno, ze zákona o obcích, konkrétně z vazby záznamu na zápis, jenž je pořizován podle § 95 zákona o obcích. Ze zákona o obcích přitom vyplývá trojí možný legitimní (a z hlediska zákona o ochraně osobních údajů i legální) účel pořizování a uchování záznamu. Především jím může být »pouhé« zpracování zápisu z jednání zastupitelstva obce. V takovém případě by doba uchovávání osobních údajů neměla z hlediska zákona o ochraně osobních údajů překročit 10 dnů, v nichž má být zápis pořízen (§ 95 odst. 2 zákona o obcích). Druhým ze zákona dovoditelným účelem pořízení a uchovávání záznamu může být kromě zpracování zápisu též vypořádání případných námitek proti obsahu zápisu. Podle § 95 odst. 2 zákona o obcích může proti obsahu zápisu podat námitku každý zastupitel, přičemž o ní rozhodne zastupitelstvo na nejbližším zasedání. Doba uchování záznamu (osobních údajů v něm uvedených) zde může být logicky delší, nepochybně nejméně tři měsíce, protože podle § 92 odst. 1 zákona o obcích se zastupitelstvo obce musí scházet alespoň jedenkrát za tři měsíce. V této souvislosti je ale nutné upozornit, že zákonné vyjádření práva podat námitku proti obsahu zápisu není zcela jednoznačné v tom, zda podání námitky je možné pouze do následujícího (nejbližšího) zasedání, nebo zda je možné námitku podat kdykoli s tím, že o ní musí rozhodnout nejbližší zasedání zastupitelstva, které se koná bezprostředně po podání námitky. Výkladová praxe v tomto případě jednotná není, a pokud by se obec při tomto účelu pořízení a uchování záznamu rozhodla pro druhý z možných výkladů, zřejmě by bylo možné stanovit dobu uchování záznamu ve smyslu § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů podstatně delší, než jsou pouhé tři měsíce.
Třetím možným účelem pořízení a uchování záznamu z jednání zastupitelstva je budoucí prokázání, že písemný zápis odpovídá skutečnému průběhu zasedání. Zápis má povahu veřejné listiny, která je vybavena tzv. presumpcí správnosti, což znamená, že dokud není prokázán opak, má se zato, že obsah zápisu odpovídá skutečnému průběhu zasedání. Zvukový či obrazový záznam však v případě sporu o správnost zápisu může sloužit jako (prakticky jediný spolehlivý) důkazní prostředek. Z tohoto důvodu obec může stanovit jako účel pořizování a uchovávání záznamu i potřebu budoucího prokázání skutečného průběhu zasedání. Aby takový účel bylo možné naplnit, je zcela legitimní, pokud doba, po kterou má být záznam uchováván, bude stanovena identicky jako doba uchovávání samotného zápisu.
