V prvním díle, který vyšel v Moderní obci č. 2/2013, str. 50-51, jsme se zabývali mj. podmínkami pro pořizování záznamu obcí z hlediska zákona o ochraně osobních údajů. Uvedli jsme, že třetím možným účelem pořízení a uchování záznamu z jednání zastupitelstva je budoucí prokázání, že písemný zápis...
V prvním díle, který vyšel v Moderní obci č. 2/2013, str. 50-51, jsme se zabývali mj. podmínkami pro pořizování záznamu obcí z hlediska zákona o ochraně osobních údajů. Uvedli jsme, že třetím možným účelem pořízení a uchování záznamu z jednání zastupitelstva je budoucí prokázání, že písemný zápis odpovídá skutečnému průběhu zasedání, Aby takový účel bylo možné naplnit, je zcela legitimní, pokud doba, po kterou má být záznam uchováván, bude stanovena identicky jako doba uchovávání samotného zápisu. Tím se dostáváme k povinnostem obce z hlediska zákona o archivnictví.
POVINNOSTI PODLE ZÁKONA O ARCHIVNICTVÍ
Záznam bude mít povahu dokumentu podle zmíněného zákona, přičemž obec je tzv. veřejnoprávním původcem [§ 3 odst. 1 písm. f) zákona o archivnictví] a jako taková má dokumenty uchovávat a umožnit výběr archiválií. Podle »typu« obce jsou některé tzv. určenými původci, na něž se vztahují veškeré povinnosti stanovené zákonem o archivnictví pro vedení spisové služby (§ 63 odst. 1), na ostatní obce jen povinnosti vybrané (§ 63 odst. 2). Každá obec je však povinna vydat spisový řád, jehož součástí je i spisový a skartační plán (§ 66 zákona o archivnictví). Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Podrobnosti stanoví prováděcí předpis, jímž je vyhláška Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Dokumenty jsou označovány tzv. skartačními znaky a skartačními lhůtami (doba, po níž je dokument předán do tzv. skartačního řízení). Určení skartační lhůty u konkrétního dokumentu je vždy závislé na rozhodnutí původce (v našem případě každé obce), podle § 15 odst. 4 vyhlášky však musí být skartační lhůta určena počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost. Z hlediska zákona o archivnictví uvedené znamená, že doba uchování záznamu musí činit nejméně jeden rok.
Podle vzorového spisového a skartačního plánu pro obce, jenž je dostupný na webu Ministerstva vnitra, by měl být podkladovým materiálům pro jednání zastupitelstva obce, které nejsou součástí zápisu, přiřazován skartační znak V/5 (doba uchování u nich tedy činí pět let), a zápisům, jejich přílohám a podkladům je přiřazován skartační znak A/10 (doba uchování tedy činí 10 let). Pokud by důvodem, pro který obec záznam pořizuje, skutečně bylo pozdější prokázání skutečného průběhu zasedání (a s ním spojené správnosti zápisu), měla by být skartační lhůta stanovena shodně se zápisem na 10 let.
Z popsaného tedy vyplývá určitý nesoulad mezi zákonem o ochraně osobních údajů a předpisy v oblasti spisové služby. Ze zákona o ochraně osobních údajů totiž vyplývá povinnost obce určit účel pořizování záznamu a s ním spojenou minimální dobu uchovávání záznamu (ve smyslu dobu zpracovávání osobních údajů uvedených v záznamu). Pokud obec tento účel určí »pouze« pro pořízení zápisu nebo pro vypořádání námitek zastupitelů, měla by z hlediska zákona o ochraně osobních údajů záznam uchovávat pouze po minimální dobu (v případě pořízení zápisu jen na dobu 10 dní), čímž by se však dostala do kolize s pravidly spisové služby, podle nichž je minimální skartační lhůta jednoletá. V zásadě nezbývá než určit dobu uchování záznamu na dobu nejméně jednoho roku, protože určení doby kratší by bylo v rozporu s předpisy na úseku spisové služby. Tím pádem je ale nutné dobu jednoho roku chápat jako přípustnou i z hlediska zákona o ochraně osobních údajů, neboť v opačném případě by z jednoho předpisu (zákona o ochraně osobních údajů) vyplývala povinnost odporující jinému předpisu (zákona o archivnictví a prováděcí vyhlášky), což by odporovalo principu zásadní výkladové nerozpornosti právního řádu jako součásti obecného principu právního státu.
DALŠÍ POVINNOSTI SPOJENÉ S POŘIZOVÁNÍM ZÁZNAMU
Při pořizování a následném uchovávání záznamu (ať již půjde o jakýkoli shora uvedený účel) je nutné respektovat i další povinnosti plynoucí ze zákona o ochraně osobních údajů.
Jde především o povinnost zpracovávat osobní údaje v zásadě pouze se souhlasem subjektu osobních údajů a bez tohoto souhlasu jen ze zákonem stanovených důvodů (§ 5 odst. 2). V případě pořizování záznamu pro účely zpracování zápisu a pro účely vypořádání námitek by bylo možné osobní údaje zaznamenávat i bez souhlasu subjektů osobních údajů s odkazem na § 5 odst. 2 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů, neboť jde o zpracovávání nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce, tedy povinnosti pořídit zápis a vypořádat případné námitky, které k němu byly vzneseny. V případě pořizování záznamu k dalšímu uchování po celou dobu uchovávání zápisu by bylo možné uvažovat o aplikaci § 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, jenž umožňuje zpracovávat osobní údaje bez souhlasu fyzické osoby, jde-li o zpracovávání nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce (v daném kontextu nutnost prokázat skutečný průběh zasedání a správnost pořízeného zápisu). Ve všech případech mohou být splněny i některé další zákonné důvody, např. § 5 odst. 2 písm. f), jenž umožňuje zpracovávat osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení, nebo § 5 odst. 2 písm. d), jenž umožňuje zpracovávat oprávněně zveřejněné osobní údaje (např. údaje ve veřejných rejstřících).
- Informační povinnost správce osobních údajů
Důležitou povinností podle zákona o ochraně osobních údajů je informační povinnost správce osobních údajů, stanovená v § 5 odst. 4 a § 11 (posledně uvedené ustanovení se až na výjimky týká i zpracovávání v případech, v nichž není nutný souhlas subjektu osobního údaje k tomuto zpracovávání). Subjekt údajů musí být při udělení souhlasu informován o tom, pro jaký účel zpracování a k jakým osobním údajům je souhlas dáván, jakému správci a na jaké období (§ 5 odst. 4). Správce při shromažďování osobních údajů je povinen subjekt údajů informovat o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny, nejsou-li subjektu údajů tyto informace již známy (§ 11 odst. 1). Správce musí subjekt údajů informovat o jeho právu přístupu k osobním údajům, právu na opravu osobních údajů, jakož i o dalších právech stanovených v § 21. V případě, kdy správce zpracovává osobní údaje získané od subjektu údajů, musí subjekt údajů poučit o tom, zda je poskytnutí osobního údaje povinné či dobrovolné (§ 11 odst. 2). V podmínkách jednání zastupitelstva lze tyto povinnosti splnit vůči přítomným osobám zveřejněním informace u vchodu do jednacího sálu, upozorněním předsedajícího a např. též zveřejněním na internetových stránkách obce. Osoby, jejichž údaje budou na jednání prezentovány, by však bylo nutné vyrozumět individuálně.
Další povinností správce při zpracovávání osobních údajů je oznamovací povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále též Úřad), plynoucí z § 16 zákona o ochraně osobních údajů. Oznámení musí splnit náležitosti vymezené zákonem a musí být učiněno nejméně třicet dní před zahájením zpracovávání osobních údajů. Úřad může po doručení oznámení zahájit řízení (do třiceti dnů ode dne doručení), jímž zpracovávání osobních údajů nepovolí, pokud by zpracováváním mohlo dojít k porušení zákona (§ 17), nebo provede zápis do registru oznámení.
- Zákonem stanovené výjimky
Z informační povinnosti podle § 11 odst. 1 stanoví zákon o ochraně osobních údajů výjimku pro případy, kdy správce osobní údaje nezískal od subjektu údajů, pokud zpracování osobních údajů mu ukládá zvláštní zákon nebo pokud je takových údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštních zákonů [§ 11 odst. 3 písm. b)]. Podobně formulu-je zákon o ochraně osobních údajů výjimku i z oznamovací povinnosti [§ 18 odst. 1 písm. b)], podle něhož se oznamovací povinnost nevztahuje na zpracování osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. I v tomto případě je však správce povinen zajistit, aby informace, které by jinak byly přístupné prostřednictvím registru, byly zpřístupněny, a to i dálkovým přístupem nebo jinou vhodnou formou (§ 18 odst. 2).
V praxi se lze setkat s názory, které pořizování a uchovávání záznamu z jednání zastupitelstva podřazují právě pod uvedené výjimky, když takové záznamy považují za nezbytné k uplatnění práv a povinností obce, vyplývajících ze zvláštního zákona, tedy ze zákona o obcích. Tyto názory vycházejí z toho, že dané výjimky bezpochyby platí pro zpracovávání údajů v rámci zápisů z jednání zastupitelstva (§ 95 zá-kona o obcích), a není proto důvod, aby se neuplatnila i v případě prakticky identické činnosti spočívající v pořízení záznamu týchž údajů. Takový výklad však může být sporný, neboť pořizování záznamu zákon neupravuje a je otázkou, zda je lze považovat za nutné k uplatnění práv a povinností plynoucích ze zvláštního zákona. Podle názoru autora tohoto článku ano, neboť, jak bylo výše uvedeno, může být záznam prakticky jediným spolehlivým důkazním prostředkem prokazujícím skutečný průběh zasedání zastupitelstva obce (pro vypořádání námitek, pro případ soudního sporu apod.). Nicméně Úřad takový názor zjevně nesdílí (srov. jeho výroční zpráva za rok 2011, dostupná na www.uoou.cz/files/vz_2011.pdf).
SHRNUTÍ
Pokud výše uvedené shrneme, je většina osobních údajů, které jsou při zasedání zastupitelstva prezentovány v bezprostřední souvislosti s projednávanými a rozhodovanými záležitostmi, údaji oprávněně zpracovatelnými i bez souhlasu subjektů těchto údajů, a to jak při samotném jednání zastupitelstva, na němž tyto údaje zazní, tak v následně pořízeném zápise či v pořízeném záznamu, v němž tyto údaje budou zachyceny. Tento závěr vyplývá z § 5 odst. 2 [zejména pak z jeho § 5 odst. 2 písm. a) a e)], ve spojení se zákonem o obcích, konkrétně s § 95, který upravuje náležitosti zápisu, a s § 84 odst. 2 a § 85, které upravují rozhodovací pravomoci zastupitelstva obce (k jejich uplatnění v konkrétních případech totiž obvykle bude zpracovávání určitých osobních údajů nezbytné a tudíž i zákonné). Informační povinnost vůči subjektům osobních údajů (§ 11 odst. 1 a 2) se přitom na toto zpracovávání bude vztahovat pouze omezeně [§ 11 odst. 3 písm. b)], nicméně vždy bude nutné subjekt osobních údajů informovat o tom, že jeho osobní údaje byly zpracovávány (§ 11 odst. 5), a půjde-li o osobní údaje získané přímo od subjektu osobních údajů, též o tom, zda je poskytnutí osobního údaje povinné či dobrovolné (§ 11 odst. 2). Optimální je splnit informační povinnost v plném zákonném rozsahu (§ 11 odst. 1 a 2), a to tím, že zákonem požadované informace budou zveřejněny na webové stránce obce, při vstupu do jednací místnosti a při získávání osobních údajů, které budou projednávány, od konkrétních osob (např. podpisem příslušné písemné informace). Obdobným způsobem by měly být zveřejněny i údaje, které by jinak byly předmětem oznámení Úřadu pro ochranu osobních údajů (§ 18 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů). Vzhledem k jeho přístupu k pořizování záznamů lze ostatně doporučit - byť podle mého názoru rovněž nad rámec zákonných povinností - i (preventivní) oznámení o zpracovávání osobních údajů formou pořizování záznamů Úřadu podle § 16. Je vhodné připomenout, že porušení jak informační povinnosti, tak oznamovací povinnosti, stejně jako nestanovení účelu zpracovávání osobních údajů nebo jejich zpracovávání bez souhlasu subjektu těchto osobních údajů, může být postiženo jako správní delikt (§ 45 zákona o ochraně osobních údajů) sankcí až do výše 5 000 000 Kč a v určitých případech až do výše 10 000 000 Kč.
