Povinnosti obcí podle zákona o ochraně osobních údajů Otázka zpracování osobních údajů se dostala počínaje 1. červnem minulého roku, kdy vstoupil v účinnost zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, do centra pozornosti nejen různých soukromých subjektů...
Povinnosti obcí podle zákona o ochraně osobních údajů
Otázka zpracování osobních údajů se dostala počínaje 1. červnem minulého roku, kdy vstoupil v účinnost zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, do centra pozornosti nejen různých soukromých subjektů zpracovávajících osobní údaje v rámci výkonu podnikatelské činnosti, ale i orgánů veřejné moci.
P latí to i ohledně obcí, na něž se ve smyslu § 3 odst. 1 působnost zákona vztahuje v plném rozsahu. Je snad třeba připomenout, že obcím výslovně ukládají povinnost zpracovávat osobní údaje kolem dvou desítek zákonů a množství údajů musí zpracovávat proto, aby splnily povinnosti stanovené zvláštním zákonem; navíc v řadě případů zpracovávají tyto údajů jakožto zaměstnavatelé, majitelé nemovitostí a v dalších vztazích soukromoprávní povahy.
Působnost zákona je vymezena tak, že se vztahuje na zpracování osobních údajů v zásadě všemi orgány veřejné moci i soukromoprávními subjekty, ledaže by zvláštní zákon stanovil jinak. Není přitom rozhodné, děje-li se tak automatizovaně (zejména pomocí prostředků výpočetní techniky) nebo jinými prostředky (např. dochází-li k němu provozováním kartoték či záznamů v knihách).
Na co se zákon nevztahuje
[*] Na zpracování osobních údajů, které provádí fyzická osoba výlučně pro osobní potřebu. Vzhledem k tomu, že se tato výjimka netýká fyzických osob, nemá z hlediska obcí význam.
[*] Na nahodilé shromažďování osobních údajů, za podmínky, že tyto nejsou dále zpracovány. O takové shromažďování se jedná tam, kdy údaje nejsou tříděny nebo jinak systemizovány, popud k jejich shromažďování nevzniká u správce, nýbrž neplánovaně, nepředvídatelně na základě požadavku subjektu údajů či jiné skutečnosti, shromažďované údaje nemají vždy stejnou strukturu a mohou být nepřesné nebo neúplné (příkladem takového zpracování mohou být evidence ústních a telefonických žádostí o poskytnutí informace o stavu životního prostředí podle zákona č. 123/1998 Sb.); všechny uvedené podmínky přitom musí být dány současně.
Podle zvláštního zákona jsou zpracovávány údaje pro účely statistické a archivnictví. Tento zvláštní režim ovšem platí právě jen ohledně zpracování, nikoli však jiných povinností uložených zákonem na ochranu osobních údajů.
Některé ustanovení zákona (např. co se týče povinností při zpracování údajů nebo informační povinnosti) se nevztahují na určený okruh státních orgánů (podle § 5 odst. 6 se jedná např. o zpravodajské služby, Policii ČR při vyšetřování trestné činnosti a Ministerstvo vnitra při vydávání krycích dokladů). Pro obce tyto výjimky neplatí.
Vymezení základních pojmů
Z hlediska aplikace zákona je významný § 4, obsahující vymezení některých základních pojmů. V prvé řadě je to osobní údaj, jímž se rozumí ten, který se týká určeného či určitelného subjektu údajů (tj. fyzická osoba, k níž se údaje vztahují). Subjekt se pak považuje za určený nebo určitelný, lze-li zjistit jeho identitu na základě jednoho či více údajů, a to i nepřímo. O určitelnosti lze hovořit v případě, kdy na základě identifikátorů, které jsou obecně k dispozici, lze osobu identifikovat. Naproti tomu určenost je stav, kdy je možno subjekt na základě údajů, které se k němu vztahují a s přihlédnutím ke konkrétním okolnostem jednoznačně identifikovat. Určenost je dána spíše subjektivními momenty, např. v malé obci lze osobu takto identifikovat již na základě jména, příjmení a adresy, což je však vyloučeno ve větším městě, kde bude třeba mnohem více údajů. Za určenou je třeba považovat osobu vždy, jsou-li současně k dispozici její jméno, příjmení a rodné číslo.
Určenost i určitelnost souvisí s přiměřeností času, úsilí a materiálních prostředků, které je nutno k identifikaci osoby vynaložit. Nebudou-li adekvátní, má údaj povahu tzv. depersonalizovaného a nebude chráněn jakožto osobní (takovou povahu má např. příjmení a údaje o povolání ve větším městě).
Zvláštní skupinu tvoří citlivé údaje, jejichž výčet je uveden v písm. b) citovaného ustanovení (např. údaje vypovídající o národnosti, náboženství a politických postojích). Zákonem uvedený výčet je taxativní a počet těchto tzv. senzitivních údajů nelze proto rozšiřovat.
Anonymní je údaj, který v původním tvaru nebo po provedeném zpracování nelze vztáhnout k určenému či určitelnému subjektu. Povahu takových údajů mají typicky ty, které jsou po provedeném zpracování, používány pro účely statistických analýz.
V souvislosti s ochranou osobních údajů patří k nejčastěji frekventovaným výraz zpracování. Zákon jej definuje jako operaci nebo jejich soustavu, které provádí správce či zpracovatel systematicky s osobními údaji. Může jít o jejich shromažďování, ukládání na nosič, šíření a další činnosti, které příkladmo uvádí § 4 písm. e) zákona. Důležitým znakem zpracování je systematičnost, tj. postup, který je uskutečňován podle určitého řádu (pravidel) a směřován ke stanovenému cíli.
Systematicky je ovšem možno zpracovávat i jednotlivé údaje, není tedy třeba, aby byly zařazeny v nějakém informačním systému, jak tomu bylo podle předchozí úpravy. Zákon pak vymezuje některé nečastější způsoby zpracování, a to shromažďování údajů, jejich uchovávání, blokování a likvidaci /§ 4 písm. f-i)/.
Dalším významným pojmem je správce. Je jím subjekt, určující účel a prostředky zpracování, který případně provádí zpracování a odpovídá za něj. Je třeba zdůraznit, že správcem je vždy příslušný orgán, nikoli tedy jeho složky či dokonce zaměstnanci nebo volení funkcionáři.
Zpracování může správce provádět buď sám nebo k němu zmocnit na základě zvláštního zákona či smlouvou pověřit zvláštní subjekt - zpracovatele. Přímo na základě § 5 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů, (zákon o evidenci obyvatel) jsou obce ve stanoveném rozsahu zpracovatelem osobních údajů pro Ministerstvo vnitra. Smluvně mohou obce pověřit jiný subjekt např. ke zpracování personální agendy.
Zveřejněný údaj je podle zákona ten, který je zpřístupněn zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením (např. na internetu, veřejné schůzi, v neperiodické publikaci) nebo je součástí veřejného seznamu (úředního či soukromého); z dikce zákona plyne, že ke zveřejnění může dojít i jinak.
Správcům zákon předně ukládá, aby stanovili účel, k němuž jsou údaje zpracovány, jakož i prostředky a způsob jejich zpracování. To platí přirozeně jen tam, kde účel, prostředky a způsob nejsou vymezeny příslušným zákonem. Tak je tomu např. podle zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, z něhož plyne, že účelem matriky je evidovat narození, uzavření manželství a úmrtí fyzických osob na území republiky, a pokud jde o naše občany i v cizině. Vede se v písemné formě v knize narození, manželství a úmrtí, které jsou vytvořeny z předem svázaných tiskopisů. Jiný účel, prostředky atd. zde nemůže správce stanovit.
Další povinnosti správce
Jeho další povinností je zpracovávat toliko pravdivé a přesné osobní údaje, získané v souladu se zákonem a ověřovat, jsou-li tyto údaje pravdivé a přesné. Jestliže by zjistil, že zpracovávané údaje nejsou s ohledem na stanovený účel pravdivé a přesné, musí je blokovat a bez zbytečného odkladu opravit nebo doplnit a nelze-li tak učinit, musí je bez zbytečného odkladu zlikvidovat.
Nepravdivé, nepřesné nebo neověřené osobní údaje je možno zpracovávat pouze v případě, stanoví-li tak zvláštní zákon. Je na správci, aby zjišťoval pravdivost a přesnost údajů, přičemž míra tohoto zjišťování a periodicita vyplývají z účelu, k němuž jsou údaje zpracovány.
Např. podle zákona č. 125/1997, o odpadech, ve znění pozdějších předpisů musí obce vést seznam osob za účelem vybírání poplatku za komunální odpad. Vzhledem k tomu, že jeho plátcem je vlastník (správce) budovy či nemovitosti, bude třeba tento seznam aktualizovat především na základě jeho sdělení. Shromažďovat lze pouze údaje, které odpovídají stanovenému účelu a v rozsahu, který je k jeho naplnění potřebný. Je-li tedy účelem vedení zmíněného seznamu vybírání poplatků za komunální odpad, je vyloučeno využívat je např. pro účely voleb.
Osobní údaje mohou být uchovávány jen po dobu nezbytnou pro účely jejich zpracování a po jejím uplynutí pouze pro účely statistické, vědecké a pro archivnictví. Např. údaje o samostatně hospodařícím rolníku lze vést v evidenci podle § 12b zákona č. 105/1990 Sb., o soukromém podnikání občanů, ve znění pozdějších předpis, logicky jen pokud dotyčný tuto činnost vykonává a posléze lze jeho údaje uchovávat toliko pro zákonem uvedené účely. Také zpracovávat je možno údaje jen v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny, ledaže by zvláštní zákon stanovil jinak, resp. dal-li k tomu subjekt souhlas.
Co se týče obcí, stanoví účel zpracování v převážné většině příslušný zákon a pouze k jeho naplnění je možno údaje zpracování provádět (např. shromažďovat je, vyhledávat, předávat jiným orgánům atd.).
Pavel Mates,
Vysoká škola ekonomická v Praze
(Dokončení příště)
FOTO ARCHÍV
