Po prázdninách nastává každý rok období přípravy rozpočtů. Po řadě politických diskusí se už začínají připravovat konkrétní návrhy, které budou předkládány zastupitelstvu. Ačkoliv se jedná o pravidelně se opakující činnost, nutně ji ovlivňují nové požadavky nebo trendy současné doby.
Příprava rozpočtu
Vzhledem k přísnější kontrole a interním pravidlům, které plynou z finančních kontrol, je dán větší důraz na schvalování rozpočtu a jeho změn. Tomu je důležité přizpůsobit i samotnou přípravu a využití vhodných nástrojů pro vytváření variant. Následné úpravy nebo prezentace dat z rozpočtu budou daleko jednodušší.
Velmi důležité je, aby i samotné návrhy rozpočtu vznikaly v informačním systému. Jednotliví správci rozpočtových kapitol nejlépe znají podmínky své svěřené oblasti, a tak jejich návrh bude nejvíce odpovídat potřebám. Dokážou operovat s informacemi o připravované investiční akci nebo využití dotací. Pokud návrh připravuje ekonomický odbor za celý úřad, bude pravděpodobně docházet k častějším změnám v průběhu roku.
Jednotliví správci si vzájemně nevidí do svých návrhů. Všechny si je v daný termín zobrazí jedna zodpovědná osoba, která může v informačním systému pohodlně pracovat už jen s jedním kompletním rozpočtem a vytvářet jeho různé kombinace. Zároveň ví, kdo je za jakou oblast zodpovědný a pro konzultaci zásadních změn se již odpovědná osoba obrací na konkrétního správce. Modelování variant rozpočtu v informačním systému výrazně eliminuje možnosti vzniku chyb.
Schválení
Po předložení rozpočtu do schvalovacího procesu jsou stále možné změny, které se v informačním systému inteligentně zaznamenávají. Poté, co dojde k schválení rozpočtu, začíná nejzajímavější a také nejdůležitější část práce – jeho kontrola a prezentace.
Kontrola
Závazné ukazatele jsou jedním ze stabilních kontrolních ukazatelů, které je třeba průběžně a on-line sledovat. Ideální je využít k tomuto účelu nástroj, který zajišťuje automatické kontroly plnění rozpočtu podle stanovených Závazných ukazatelů. Předmětem kontroly je nepřekročení stanovené hranice a současně i následná kontrola na podrobný rozpis rozpočtu. Je možné také nastavit limitní hranice pro upozornění na blížící se překročení rozpočtu. Volné prostředky se ověřují vždy při jejich schvalování a zaúčtování dokladů.
Časté využívání dotačních a projektových prostředků s sebou přináší nečekané změny, které souvisí s posuny termínů. Alokované finanční prostředky by tak zůstávaly dočasně nevyužité. Aktuální informace o finanční situaci, cash flow, ale i o vývoji projektů v čase, umožňuje operativně reagovat a například prostředky krátkodobě využít na jinou investiční akci. Aby bylo možné včas reagovat na rizikové situace, dostávají příslušní pracovníci notifikace podle nastavených limitů.
Prezentace
Řada politických představitelů dnes přichází z komerční sféry, kde byli zvyklí na využívání nástrojů business intelligence. Interpretace rozpočtu nebo získávání dalších informací nutných pro rozhodování o budoucnosti města či obce v manažerských informačních systémech se stává nedílnou součástí organizací veřejné správy. Příkladem může být i část MISu zvaná Analýza majetku, která poskytuje údaje o pohledávkách, závazcích, předepsaných nájmech, nákladech na majetek atd.
Dalším typem prezentace dat, zejména rozpočtu, je klikací rozpočet, který demonstruje transparentní a otevřený přístup radnic. Zveřejňování smluv, faktur, objednávek a mnoha dalších dokumentů potvrzuje potřebu komplexního informačního systému, který všechny potřeby úřadu splní.
Rok 2017
Přeji Vám, ať příprava a schválení vašeho rozpočtu proběhne hladce, třeba za pomoci informačního systému VERA Radnice, a příští rok můžete těžit z vaší usilovné práce.*
Ing. Ludmila Hrabalová
Methodist VERA, spol. s r. o.
