V červnu hostila Vendryně druhé pracovní setkání v rámci projektu Inteligentní město. Účastníci se seznamovali se Standardem Inteligentní města, výsledkem více než roční práce projektového týmu z ČR a zahraničí pod vedením společnosti M.C.TRITON.
Setkání se zúčastnilo přes 50 zástupců měst a obcí. Účast na workshopu přijal také starosta partnerského města projektu Bruno Altrichter a jeho tajemník Michael Weiss, stejně tak i starostka města Třince RNDr. Věra Palkovská.
ZA LEPŠÍ SPOLUPRÁCI NAPŘÍČ SEKTORY
Projekt Inteligentní město chce přispět:
k systematizaci tzv. dobré praxe v řízení obcí a regionů;
k vytvoření systému spolupráce veřejného, soukromého a neziskového sektoru na úrovni města či regionu, který povede ke zkvalitnění života občanů díky »inteligentnímu«, otevřenému a koordinovanému řešení životních situací a potřeb různých cílových skupin obyvatel, nacházení efektivních řešení specifických problémů ve městě;
ke zvyšování efektivity samospráv při vynakládání veřejných prostředků.
Východiskem pro práci na Standardu byly negativní informace o stavu veřejné správy v České republice, které přicházely od renomovaných institucí. Rozhodli jsme se podpořit města a obce komplexním dokumentem, který jim bude oporou ke zlepšení fungování. Provedli jsme dotazníkové šetření u nás a v Německu na téma fungování veřejné správy.
Na základě zjištěných výsledků jsme definovali potřebná témata k systematizaci dobré praxe v řízení obcí/regionů. U každého tématu předkládáme postup, jak efektivně každou z uvedených oblastí nastavit a řídit. Zároveň upozorňujeme na nejčastější chyby, kterých se města a obce dopouštějí, a připojujeme doporučení, jak jim předcházet. V dalším textu ve zkratce uvádíme několik bodů ke každé z oblastí.
STŘÍPKY DOBRÉ PRAXE
Vize a řízení města. Vize je v mnoha městech založena na dotační politice státu či EU a nevychází z reálných potřeb měst. Častou chybou je také neřešení finančního dopadu plánovaných projektů na rozpočet města. Strategie se přizpůsobují cílům politiků nebo trendům bez ohledu na dlouhodobý dopad na život obyvatel.
Navrhujeme stanovovat realizovatelné vize. Priority a Strategický plán rozvoje města rozpracovat do akčních plánů a implementovat je do úřadu. Zásadní je propojení plánu na rozpočet města a jeho průběžné vyhodnocování.
Řízení úřadu - Procesy. Znalost procesů a metoda jejich řízení je předpokladem fungování jakékoli organizace. Doporučujeme městům vytvořit procesní mapu úřadu, avšak míru detailu zvolit s ohledem na to, zda se jedná o samosprávu nebo státní správu, o časté procesy nebo nahodilé apod. U všech procesů je třeba uvést zodpovědné osoby a nastavit měřitelné indikátory pro určení výkonnosti a správnosti nastavení procesů. Kontrolní indikátory by měly podporovat strategické cíle města a úřadu.
Řízení úřadu - Zaměstnanci. Oblast řízení lidských zdrojů je široká a představuje celý soubor personálních činností, jako je plánování, nábor a výběr, adaptace, rozvoj, hodnocení, odměňování a další. Ve Standardu upozorňujeme na malé využívání kompetenčního modelu na úřadech, nestrukturovaná a neefektivně vedená výběrová řízení na pracovní pozice, nevyužívání moderních forem výběru, jako je Assessment Centrum, absence adaptačních plánů pro nové zaměstnance, pouze formální průběh hodnocení a absence propojení na odměňování.
Řízení úřadu - Finance. V oblasti finančního řízení poukazujeme na včasnou přípravu rozpočtu a jeho prodiskutování se všemi zapojenými subjekty, ať už jde o vedoucí zaměstnance úřadu, organizace města i veřejnost. Finanční rozpočet by měl vycházet ze strategických cílů města a neměl by řešit ad hoc investice. Rozpočet by měl být také provázán na organizační strukturu města se zřejmou odpovědností za plnění jednotlivých kapitol. Pravidla pro čerpání financí z rozpočtu města je třeba jasně definovat a začlenit do interních směrnic města. Zastupitelé rozpočet města znají, stejně tak mají přehled o stavu majetku obce a rozumí nastaveným ukazatelům v oblasti čerpání finančních zdrojů města.
Řízení úřadu - Zákazníci/Občané. V této oblasti si vedou města nejlépe. V rámci průzkumu téměř 90 % dotázaných měst realizuje nadstandardní činnosti pro klienty úřadu. Zpravidla se jedná o objednávky pomocí SMS, elektronické formuláře na webu radnice, rozšířené úřední hodiny, orientační tabule, komfortní čekací prostory apod.
Města se zároveň pravidelně zabývají vyhodnocováním spokojenosti klientů úřadu. Nedostatkem bývá nevhodně zvolená forma dotazování nebo formulace otázek. Výsledky průzkumů se často neporovnávají a nenavazuje na ně akční plán vedoucí ke zlepšení. Slabinou bývá rovněž nedostatečná komunikace výsledků šetření občanům nebo informovanost o nově zavedených nadstandardních službách.
Vztah města a okolí. Město není virtuální pojem, ale tvoří jej lidé, kteří v něm žijí. Zastupitelé, kteří dostali důvěru svých občanů, musí být dobrými partnery a komunikátory pro veřejnost. Předpokladem je pravidelné a včasné informování obyvatel o dění v obci, snaha o zapojování obyvatel a partnerů do života města, vytváření konkrétních příležitostí, které podporují vzájemnou komunikaci a tvůrčí činnost lidí, včasná a konkrétní zpětná vazba občanům k řešeným problémům v obci a další.
Neméně významná je také přátelská a otevřená spolupráce s okolními obcemi, městy a organizacemi, které mají vliv na život obyvatel.
MAREK PAVLÍK, PETR SÁRA
senior konzultanti pro veřejnou správu M.C.TRITON
Projekt Inteligentní město
Českým partnerským městem v projektu Inteligentní město, který je podpořen z OP Lidské zdroje a zaměstnanost, je Třinec, zahraničními partnery jsou město Bad Neustadt an der Saale a německá poradenská společnost IFOK.
Závěrečná konference projektu se uskuteční 26. listopadu. Zájemcům o účast je k dipozici kontaktní e-mail: samesova@mc-triton.cz.
Výstupy projektu naleznete na webu: www.inteligentnimesto.cz.
Projekt Inteligentní město uspořádal už dvě pracovní setkání pro zástupce obcí.
FOTO: ARCHIV M.C.TRITON
