Možná svůj běžný pracovní den začínáte a prožíváte podobně jako pan Josef Jetřeba, vedoucí odboru regionálního rozvoje jednoho krajského úřadu.
Vstává v půl šesté ráno, hodinu cestuje do úřadu. Na stole už čekají nové úkoly z rady kraje. Musí zjistit, jak je daleko odstranění nedostatků kolem výstavby médii sledovaného obchvatu, který je kofinancován z fondů Evropské unie. Také by měl prověřit, jak pokročily práce na analýze nezaměstnanosti v souladu s potřebami trhu práce a ve vazbě na zaměstnavatelské subjekty.
KDYŽ PLATÍ "STOKRÁT NIC..."
"Nazdar Pepo, pojď na kafe," ozve se za ním kolega z finančního odboru. "Víš, mám fofr," zkouší se Josef omluvit. "Neblázni, práce neuteče!". A tak Josef u kolegy stráví téměř hodinu. Vždyť dobré vztahy je třeba udržovat... Když pak ještě "hodí řeč" s několika dalšími vedoucími, konečně zasedne za svůj stůl. Co chvíli však zvoní telefon, takže k materiálům z rady kraje se dostane až v poledne. Ale to už aby se chystal na odpolední jednání s hejtmanem k datové, grafické a informační základně kraje. Jenže šéf jednoho z oddělení potřebuje konzultovat odchod svého pracovníka a dočasné převedení jeho agendy na ostatní.
"Tak a dnes jsem oběd zase nestihl," pomyslí si Josef. A to ještě netuší, že ani odpoledne nebude mít čas na vlastní práci. Ba, že ani nezajde večer na třídní schůzky ve škole svého syna, ač to svatosvatě už před týdnem slíbil manželce.
DVĚ CESTY, JEN JEDNA SPRÁVNÁ
Dostáváte se do podobné situace? I vás trápí spousta rozdělané práce a odkládání důležitých úkolů? Jak z toho ven? Jsou jen dvě cesty. Buď si zvyknete a necháte se řídit kolegy, nadřízenými, telefonáty... Nebo začnete spravovat svůj čas jako svůj základní kapitál.
1. krok: Zjistěte, kde se vám ztrácí čas. Řešíte všechny či většinu problémů svých pracovníků za ně? Utěšujete se tím, že je to rychlejší, než je to naučit? Věnujete čas planým diskusím a říkáte si, dobré vztahy je nutné udržovat? Dlouho jednáte? Neplánujete. Nepracujete s prioritami. Dovolíte, že vše je jinak.
2. krok: Rozhodnete se, které maximálně tři klíčové úkoly je reálné v týdnu zvládnout. V diáři si vyčleňte čas na úkoly, které jsou pro váš odbor či oddělení strategické. A na ty, které jsou sledované nadřízenými. Hledejte časový interval, v němž lze předpokládat nej-méně rušivých vlivů.
3. krok: Vyhraďte si hodiny na pracovníky z odboru (něco jako konzultační hodiny). V tu dobu mohou přicházet pracovníci konzultovat problémy, s nimiž se setkávají, a rádi by se ujistili, že jejich postup je optimální a nepodcenili žádná podstatná rizika.
4. krok: Přestaňte za své podřízené řešit problémy a začněte je vést k tomu, aby přicházeli s návrhy řešení, s variantami. Rozvíjejte je a učte je odpovědnosti za svoji práci, svůj odbor.
5. krok: Začněte plánovat hodiny, ve kterých nechcete být vyrušován/a. Například přepojte telefonáty na kolegu. Zařiďte, aby je vyřídil sám nebo si vzal vzkazy, které vám předá. Vše pak obvoláte najednou, v jednom časovém bloku a pro vás ve vhodnou dobu. Dostupný/á budete jen hejtmanovi a řediteli krajského úřadu na svém mobilu.
6. krok: Úkoly, které může udělat kdokoli jiný, předejte. Učte se delegovat i činnosti, které vám přinášejí potěšení, ale může je stejně dobře udělat kdokoliv jiný.
7. krok: Pokud jsou před vámi menší úkoly, které nespěchají, počkejte, až se jich nahromadí více, a vyříďte je všechny najednou. Například potřebujete-li napsat několik mailů, nechte to na zítřek, až se dostanete k poště. Vše vyřídíte v jednom okamžiku.
8. krok: Důležitým činnostem se věnujte hned ráno. Raději dříve, než otevřete maily či běžíte na poradu. Ráno máme obvykle nejvíce energie. Navíc "získáte náskok". Celý den budete pracovat s pocitem, že už jste kus práce udělal/a.
9. krok: Učte se vyzrát na činnosti, které nepatří k vašim nejoblíbenějším. Neodkládejte je. Raději se těšte na to, až je budete mít za sebou. Dobrá strategie je za jejich rychlé zvládnutí se odměnit. Mnohdy stačí naplánovat si za odměnu krátkou přestávku. Ovšem, pak ji dodržte!
10. krok: Pokud je před vámi velký a dlouhodobý úkol, který vás "straší" a jehož výsledek bude vidět až po delším čase, rozdělte ho. Naporcujte. Pak i takový úkol se lépe zvládá. Po každé "porci mamuta", s níž pohnete, se dostaví pocit uspokojení a s ním i chuť na další "porci".
Deset kroků, jak lze pracovat s časovým kapitálem. Zaměřte svoji pozornost na důležité věci, které vás posunou blíže k tomu, co skutečně chcete a co je pro váš život a práci podstatné. Začít je vhodné tím, že si uvědomíte, co to je. Pak snáze začnete plánovat aktivity, které vám přinesou dobrý pocit z práce. Jenže pozor na základní chybu! Neplánujte 100 % času. Nýbrž zhruba polovinu své kapacity a připočtěte k tomu čas na rušení, operativu (například konzultace pro své podřízené). Vše stihnout se opravdu nedá. Ovšem co stihnete, je ve vašich rukou.
ALENA JÁCHIMOVÁ
lektorka společnosti M.C.TRITON
Pohled z praxe
Mgr. Danuše Fomiczewová, Krajský úřad Pardubického kraje
Před necelými třemi roky jsem byla jmenována do funkce vedoucí odboru sociálních věcí. Od té chvíle jsem téměř denně prohrávala boj s časem. Bláhově jsem se domnívala, že vstřícnost a ochota pomoci kdykoli a komukoli způsobí, že na pracovišti vytvořím ovzduší klidu a harmonie. Práci, kterou jsem nestihla dořešit v zaměstnání, jsem si odnášela domů. Zpočátku mně to nebylo divné a říkala jsem si: Patří to k tvému postu. Nejsi jediná, kdo tak pracuje!
Z této situace mně především pomohlo až dlouhodobé vzdělávání pro vedoucí odborů, které pro nás zajistil krajský úřad. Lektoři z M.C.TRITON nás učili zlepšovat manažerské schopnosti a mj. i efektivně nakládat s časem. Najednou jsem viděla, kam se mně čas ztrácí, jak si ho nechám doslova krást pod rukama od svých podřízených i okolí. Neříkám, že dnes už mně čas nechybí a že si někdy práci nenosím domů. Ale vím jistě, že mně znalost "Desatera šetření časem" výrazně pomohla efektivitu práce zlepšit.
