Domluvit se v pracovním procesu na všem podstatném není vždy úplně jednoduché. A co teprve, když máte mezi sebou kolegy, kteří se na pracovišti vyskytují omezeně? VHODNÝ ZAMĚSTNANEC NA ODPOVÍDAJÍCÍM MÍSTĚ Postupně přibývá zaměstnanců, kteří pracují z domova nebo jsou např. často na cestách,...
Domluvit se v pracovním procesu na všem podstatném není vždy úplně jednoduché. A co teprve, když máte mezi sebou kolegy, kteří se na pracovišti vyskytují omezeně?
VHODNÝ ZAMĚSTNANEC NA ODPOVÍDAJÍCÍM MÍSTĚ
Postupně přibývá zaměstnanců, kteří pracují z domova nebo jsou např. často na cestách, obchůzkách či kontrolách, a nemohou být v každodenním osobním styku se svými nadřízenými a kolegy. Aby vše fungovalo tak, jak má, vedoucí pracovníci musí přizpůsobit styl a pravidla komunikace. Řízení pracovníků na dálku vyžaduje určité zásady.
Než se dostaneme k samotné komunikaci, klíčové je danou pozici obsadit vhodným zaměstnancem. Ne každý pracovník má dostatečnou disciplínu a schopnost sebeřízení. Pokud byste zaměstnali na místo, které vyžaduje samostatnost, komunikativnost a určitou dávku asertivity, někoho bez těchto vlastností, veškerá nastavená pravidla komunikace stejně přijdou vniveč.
Danému pracovníkovi by také nemělo činit potíže ptát se a požádat o radu nadřízeného, případně kolegu. Pokud nebude komunikace oboustranná, v případě problému se »vzdálený« pracovník s vedoucím neporadí, a to je špatně.
CO OČEKÁVÁTE?
Bez ohledu na to, kde pracuje, potřebuje každý zaměstnanec vědět, co se od něho očekává. Důležité jsou zvláště termíny. Nespoléhejte však pouze na ústní domluvu. Postupy standardizujte. Můžete využít moderních technologií - existuje spousta služeb umožňujících sdílení dokumentů, které lze aktualizovat a doplňovat. V případě potřeby jsou smluvené postupy podřízenému ihned k dispozici.
Předem dohodněte způsob komunikace. Můžete se domluvit na denním telefonickém kontaktu či jednou za týden např. a schůzce na pracovišti. Na druhou stranu, nekontrolujte pracovníky při každém jejich kroku. Z vaší strany potřebují cítit důvěru a dostatečnou míru svobody. Dohodněte se na termínech a nechte na nich, jak budou postupovat.
V úvahu mohou také připadat pravidelné konferenční hovory, které umožní osobnější styl než e-mail. Záleží na náplni práce a na tom, co bude oběma stranám vyhovovat. Ujistěte se, že zaměstnanci mají k dispozici potřebné vybavení.
VYMEZTE CÍLE
Každý pracovník, i ten, který se téměř »nevyskytuje v práci«, musí mít stanoveny své pracovní cíle. Vymezujte je tak, aby byly měřitelné a zajišťovaly odpovídající produktivitu práce. Výkonnost monitorujte. Lze se např. domluvit na pravidelném týdenním hlášení (reportování). Stanovte jeho strukturu: jak má vypadat, o čem vypovídat. Určitě by mělo být jasně formulované, stručné, abyste ihned měli přehled, co se v týdnu událo. Domluvte si den a hodinu, do kdy musí zaměstnanci report poslat. Nezapomínejte poskytovat zpětnou vazbu: pravidelně vyhodnocujte, co a jak funguje.
Stejně jako u zaměstnanců, které máte neustále na dohled, nezapomínejte výkonnost zaměstnanců pracujících na dálku uznávat a odměňovat. Dejte jim najevo, že si jejich práce vážíte.
KAMILA FUCHSOVÁ
TOMÁŠ POUCHA
Institut interní komunikace
Pravidla komunikace se zaměstnanci, kteří jsou málo k zastižení
Nespoléhejte pouze na ústní domluvu a standardizujte postupy komunikace.
Dohodněte prostředky a frekvenci komunikace.
Nekontrolujte pracovníky na každém kroku, důvěřujte jim.
Případné konflikty řešte okamžitě.
Stanovte s pracovníky jejich cíle.
Domluvte si způsob sledování a hodnocení cílů.
