Úřad je místem, kde se střetávají potřeby občanů na jedné straně a státu na straně druhé. Z obou stran úřad čelí velkému tlaku.
Občan požaduje odpovídající péči, stát zase plnění širokého spektra činností určených úřadu zákonem. Při řízení úřadu je třeba balancovat mezi těmito očekáváními a dojít k souladu. V rámci neustálého snižování výdajových rámců, které se podepisuje na ohodnocení zaměstnanců i na jejich počtu, je třeba hledat cesty, jež povedou ke zvýšení efektivnosti činností. Přestože peněz na výkon stále ubývá, o počtu agend úřadu to neplatí.
Tajemník úřadu je stejně jako kterýkoli manažer odpovědný za plnění stanovených cílů v očekávané kvalita tivní a kvantitativní úrovni. Je na něm, jakou zvolí cestu k tomu, aby byl úřad efektivní, moderní, profesionální a aby jeho fungování bylo vůči občanovi otevřené a pochopitelné.
RYCHLE, LEVNĚ, ÚČELNĚ
Efektivní úřad vykonává všechny činnosti rychle a účelně, při nejnižších možných nákladech. Nejedná se o jednorázovou činnost, okolí úřadu je dynamické a je třeba neustále přehodnocovat a verifikovat zvolené metody, aby se nestaly zastaralými a nefunkčními. Ke zvyšování efektivnosti je vhodným nástrojem informační systém, který je na míru přizpůsoben požadavkům veřejné správy.
Dokáže-li úřad pod vedením tajemníka analyzovat a dobře popsat procesy, které vykonává, přiřadit jim prioritu a nákladovou náročnost, lze hovořit o řízení chodu úřadu. Takový úřad si zaslouží přívlastek »moderní«. Moderní úřad tedy využívá moderní metody pro řízení i pro výkon veřejné správy a to za využití moderní informační a komunikační technologie, na bázi komplexně propojeného řešení, s jednotnou infrastrukturou.
Přívlastek »profesionální úřad« pak lze použít v případě, že úřad funguje vysoce odborně, efektivně, odpovědně a důsledně. Profesionální přístup se odráží v jednání a vystupování pracovníků úřadu, v jejich informovanosti a připravenosti na životní situace občanů.
KOMUNIKACE S VEŘEJNOSTÍ
Jedním z dalších požadavků, jež jsou na úřad kladeny, je transparentnost. Transparentní je úřad, jehož činnost je rozkrytá a průhledná natolik, že v co nejvyšší míře snižuje možnost korupčního jednání. Požadavek na transparentnost se odráží ve všech činnostech a procesech a to ve stanovení přesných i veřejně známých pravidel a postupů, v komunikační otevřenosti, která zabezpečí, že přijatá usnesení jsou v co nejvyšší míře vysvětlena a prezentována veřejnosti, samozřejmostí jsou způsoby vyhlašování a realizace veřejných zakázek, uzavírání smluv či poskytování informací, jež jsou pro tuto transparentnost zásadní.
Informace tohoto charakteru může úřad zpřístupnit veřejnosti na portálech k tomu určených a jsou podstatné i pro pracovníky úřadu, kteří by k nim měli mít nepřetržitý a snadný přístup. I toto lze řešit formou portálů určených pro interní komunikační a informační toky.
ZVOLIT VHODNÉHO POMOCNÍKA
Závěrem je třeba zdůraznit, že nejvhodnější cestou k tomu, aby mohl úřad a jeho pracovníci naplňovat všechna očekávání, je třeba dokonale znát nejen odbornou stránku a působnost, ale také mít odpovídající kompetence, k tomu zvolit optimální přístup plnění cílů a využití nástrojů, které jsou k plnění cílů určeny.
Nelze tedy podceňovat či vynechat ani jednu z těchto možností, které jdou ruku v ruce a případně vyhledat silného partnera se znalostí specifik veřejné správy, jenž pomůže nejen při volbě optimální metodiky, ale nabídne odpovídající nástroj, který podpoří veškeré rozhodovací a výkonné činnosti probíhající na úřadech.
KAROLINA PREISLEROVÁ
obchodní manažerka systému HELIOS Fenix Asseco Solutions, a. s.
