Současný výkon veřejné správy s sebou přináší značný počet zpracovávaných dokumentů, z nichž čím dál tím větší procento tvoří dokumenty elektronické. Jejich strmý nárůst, především vlivem datových schránek, přináší zvýšenou potřebu schvalování a podepisování dokumentů elektronicky. To je třeba v...
Současný výkon veřejné správy s sebou přináší značný počet zpracovávaných dokumentů, z nichž čím dál tím větší procento tvoří dokumenty elektronické.
Jejich strmý nárůst, především vlivem datových schránek, přináší zvýšenou potřebu schvalování a podepisování dokumentů elektronicky. To je třeba v rámci informačního systému řešit, ideálně v podobě, jež nezatíží referenta ani jeho nadřízeného zbytečnou administrativou.
TLAČÍTKA SCHVÁLIT ČI ZAMÍTNOUT
Tomuto požadavku se snaží vyhovět např. aplikace Elektronická podpisová kniha (EPK) informačního systému GINIS, která kopíruje obvyklé postupy při předkládání listinných dokumentů ke schválení a podpisu a respektuje zažité zvyklosti uživatelů.
Uživatel programu schvaluje a podepisuje díky aplikaci elektronickým podpisem dokumenty v jednoduchém prostředí. Není zatěžován řadou nepotřebných tlačítek, nemusí se »přehrabovat« v dokumentech různé důležitosti a hledat ty, jež má podepsat. Osoba zodpovědná za předložení dokumentů ke schválení a podpisu tak činí ve svém obvyklém pracovním prostředí, v referentském modulu spisové služby, který je pro účely schvalování doplněn a rozšířen.
POMOHOU ŠABLONY
Běžná praxe, hlavně ve větších organizacích, si vynutila zdokonalení softwarového řešení procesu schvalování. Vedoucí pracovník prostřednictvím své EPK dokumenty schvaluje a podepisuje, dokumentů je však mnoho, mají různý charakter a liší se i to, kdo musí jaký druh písemnosti schvalovat. Proto vznikly schvalovací šablony definovatelné v administraci systému, které zpracovateli pomohou. Buď mu přednastaví cestu, jíž se má daný dokument ubírat a kdo ho má schválit, nebo mu výběr značně usnadní. Navíc lze EPK propojit s tzv. avizačním systémem: manažer je upozorněn e-mailem, že má v aplikaci dokument ke schválení. Významné je toto řešení u ekonomických procesů, jež jsou předmětem předběžné finanční kontroly (PFK). Ta se řídí zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a prováděcí vyhláškou.
SCHVALOVÁNÍ A KONTROLA FINANCÍ
Uvnitř organizace musí být definováni vedoucí pracovníci, kteří mají mít ve schvalovacím procesu PFK role »příkazce operace«, »správce rozpočtu« a »hlavního účetního«. Je přesně dáno, které role a v jakém pořadí provádějí kontrolu před podpisem smlouvy (před vznikem závazku) a před úhradou faktury (po vzniku závazku).
Zde přichází ke slovu tzv. řízený schvalovací proces řízený schvalovací šablonou, která obecně popisuje jednotlivé úkony i role vystupující v procesu schvalování, pořadí úkonů i to, zda jsou povinné pro celkové vyřízení schvalovacího procesu.
Schvalovací proces u konkrétního dokumentu se řídí schvalovacím předpisem, který vznikne konkretizací šablony (doplněním jmen pracovníků aj.). Po vložení schvalovacího předpisu do modulu Elektronická podpisová kniha se jednotlivé žádosti objeví v EPK zainteresovaných osob. Pokud je vše správně nastaveno, probíhá vyřizování všech potřebných úkonů v EPK v požadovaném pořadí, snižuje se riziko chyby, dochází ke zautomatizování činností a k úspoře času.
VLADIMÍR PŘECH
GORDIC®
