Dveře dokořán elektronickému úřadování otevře zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Podle něho od letošního 1. července úřady veřejné správy a všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku budou muset používat tzv. datové schránky, pomocí nichž si budou zasílat elektronické dokumenty. To jim přinese dramatický nárůst práce s dokumenty v elektronické formě a pokles papírové korespondence.
Přínosem bude zrychlení komunikace, úspora na poštovném a zjednodušení doručování "problémovým" firmám. Tedy těm, které si například dopis s modrým pruhem záměrně nevyzvedávají. Fyzické osoby a ostatní subjekty si mohou datovou schránku pro komunikaci s úřady zřídit dobrovolně. Ministerstvo vnitra nenechává nic náhodě a už od ledna pořádá sérii seminářů, které potrvají až do května a na nichž se vysvětluje, podstata a přínosy chystaných změn.
Klíčovou roli v souvislosti s nadcházejícími změnami bude hrát nepochybně systém pro správu dokumentů - spisová služba. Ta bude jediným vstupním a výstupním místem organizace, bude zabezpečovat evidenci a oběh všech dokumentů a komunikaci s agendovými systémy. Stane se přirozeným páteřním informačním systémem.
ZE SCHRÁNKY AŽ K REFERENTOVI
Co k datovým schránkách říká sám zmiňovaný zákon? Každý úřad či organizace, která ze zákona musí používat datovou schránku, ji musí zpřístupnit nejpozději do 15 dnů po doručení přístupových údajů (ty budou vydávány v průběhu července až září 2009). Pokud tak neučiní, bude jejich datová schránka považována za zpřístupněnou a mohou do ní již přicházet dokumenty. Vedoucí orgánu veřejné moci (hejtman, primátor, starosta...) musí také jmenovat osobu pověřenou k přístupu do datové schránky, pokud ji nebude chtít spravovat sám.
Ačkoliv zákon sám nijak nesankcionuje případné nepoužívání datových schránek, háček to přece jenom má. Pokud dojde dokument do datové schránky, platí pro něj po deseti dnech tzv. fikce doručení. To znamená, že i když nikdo z úřadu schránku nevybere, po 10 dnech je již písemnost považována za doručenou. A případné právní důsledky a následné sankce mohou vyplývat z jiných právních předpisů, například ze správního řádu (zákon 500/2004 Sb.).
Úřad musí svoji datovou schránku nejen vybírat, ale měl by také zajistit její vazbu na stávající systém spisové služby. Tedy aby dokument, vložený do datové schránky, byl spisovou službou převzat, zaevidován a také doručen na konkrétní místo (organizační složka, osoba) k vyřízení. Úřad však musí zajistit také opačný proces: Umožnit svým pracovníkům či organizačním složkám prostřednictvím spisové služby odesílání dokumentů do datových schránek adresátů.
Neméně důležité rovněž bude postarat se o náležitou vazbu spisové služby na agendové systémy. To znamená kontinuální přenos dokumentů a jejich evidenčních údajů mezi systémem spisové služby a aplikacemi jednotlivých agend (matrika, stavební úřad atd.). Pokud organizace zjistí, že současný systém spisové služby uvedené dvě funkčnosti není schopen splnit (nebo dokonce dosud ani žádný neprovozuje), měl by se rychle poohlédnout po nějakém osvědčeném řešení. Času je už velmi málo.
RIZIKA TU JSOU
V případě podcenění situace hrozí při nevybírání datové schránky (prošlé zákonné termíny apod.). již zmiňované právní důsledky. To je však zřejmě s ohledem na probíhající informační kampaň málo pravděpodobné. Jako daleko významnější se jeví riziko, že ne všechny úřady veřejné správy se nevyrovnají se skutečností, že práce s papíry ustoupí do pozadí, zatímco téměř skokově jim vznikne povinnost práce s elektronickými dokumenty.
Řešení si lze těžko představit bez kvalitní elektronické spisové služby, přístupné všem pracovníkům. Zejména zpočátku jistě bude dost těch, kteří nebudou chtít přijmout "novinky" a budou se snažit vše na vstupu vytisknout a dál pracovat s papíry. Ovšem při odesílání budou muset řešit pravý opak, tedy listinný dokument převést do definované elektronické podoby a odeslat pomocí datové schránky. To by bylo nejen velice neefektivní, ale při větším množství dokumentů výrazně zatěžující až nezvladatelné. Optimální proces, kdy elektronická spisová služby vyjme dokument z datové schránky a "donese" ho až na počítač příslušného referenta, který znovu přes datovou schránku pošle svou elektronickou odpověď jiné organizaci, se však postupně začne prosazovat všude. Jde jen o to, jak rychle.
ŠANCE I PRO MALÉ OBCE
Vznik datových schránek se může stát motivací pro pořízení si elektronické spisové služby také pro menší obce - zvláště ve spojení s očekávanými dotacemi. Malé obce si většinou oprávněně stěžují na to, že takový nákup by přesahoval jejich finanční možnosti. Zkušenosti ukazují, že se tomu lze vyhnout například tím, že spisovou službu lze hostovat (tedy provozovat vzdáleně) na serveru například svého doda- vatele softwaru nebo v plánovaných technologických centrech krajů či obcí s rozšířenou působností. Malé obce pak mohou přistupovat do své spisové služby jen prostřednictvím webového prohlížeče. Takto řeší správu dokumentů již v řadě obcí, například ve Vikýřovicích nebo v Chromči na Šumpersku.
"Potřebovali jsme aplikaci, která bude funkčně odpovídat potřebám našeho úřadu a která pro nás bude hlavně finančně dostupná. To se díky hostingu podařilo, nemuseli jsme kupovat drahý server. V závěru minulého roku jsme propojili spisovou službu na systém CzechPOINT a předpokládáme i vazbu na datové schránky," říká Zdeňka Musílková z Obecního úřadu Chromeč.
MIROSLAV ČEJKA
metodik společnosti GORDIC
V Chromči na Šumpersku obecní úřad už nyní využívá možnosti hostování své elektronické spisové služby na serveru
dodavatele svého softwaru
