Interní audit jako součást systému finančního řízení je specializovanou činností, která se podílí na vnitřním kontrolním systému města a jejím úkolem je přispívat k efektivnosti řízení při hospodaření s veřejnými prostředky.
Útvar interního auditu byl ve statutárním městě Ostrava zřízen usnesením rady města již s účinností od 1. dub-na 1999, tedy ještě v době, kdy informace o této profesi nebyly zdaleka tak rozšířeny. Nyní jsou základní pravidla pro výkon interního auditu, jeho působnost a postavení stanovena především zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), která blíže vymezuje metody a postupy určené zákonem. Řídí se i mezinárodně uznávanými normami a doporučeními.
RUKU V RUCE S OBVODY MĚSTA
Ve vnitřních předpisech statutárního města jsou rozpracována oprávnění k výkonu interního auditu. Statutem města Ostravy byla část pravomocí a povinností při výkonu interního auditu svěřena městským obvodům a odpovědnost za jeho zajištění určena starostům městských obvodů. Samostatný organizační útvar, zajišťující výkon interního auditu, má nyní vyčleněn magistrát a ty městské obvody, které mají více než 15 tisíc obyvatel. Interní auditoři magistrátu a městských obvodů se setkávají na neformálních schůzkách, které přispívají k vzájemné informovanosti a výměně zkušeností.
Odbor interního auditu a kontroly je odborem magistrátu a vykonává v souladu s názvem úkoly spadající do systému finanční kontroly a vyřizuje i stížnosti, návrhy, připomínky a podněty občanů. Odbor se člení na:
oddělení interního auditu;
oddělení kontroly;
oddělení stížností.
Zvláštní postavení odboru a jednotlivých oddělení je upřesněno v základním organizačním předpisu města. V organizačním schématu je odbor podřízen přímo primátorovi a jemu je i odpovědný ze své činnosti. Toto začlenění zajišťuje i organizační oddělení odboru od řídících výkonných struktur - ostatních odborů magistrátu - a jeho funkční nezávislost. Nezávislost je jedním z nezbytných předpokladů objektivního a nestranného působení interního auditu.
Oddělení interního auditu (interní audit) je pověřováno úkoly souvisejícími s efektivním, hospodárným a účelným nakládáním s majetkem města a s rozpočtovými prostředky, spolehlivostí a věrohodností finančních zpráv, účetnictví a manažerských informací, respektováním právních a interních předpisů apod. Interním auditem je přezkoumávána a vyhodnocována přiměřenost a účinnost řídících a kontrolních mechanismů na všech organizačních úrovních, tzn. v případě magistrátu na jeho jednotlivých odborech, ale také například i u organizační složky města nebo u městské policie, která je jedním z orgánů obce. Význam interního auditu spočívá právě v zaměření na zdokonalování procesů v organizaci a jeho úkolem je přispět ke zvýšení transparentnosti a kontroly nad hospodařením s veřejnými prostředky.
MLADÝ, ALE NÁROČNÝ OBOR
Oddělení interního auditu magistrátu má nyní čtyři zaměstnance. Protože jde o velice náročnou odbornou činnost, mají všichni vysokoškolské vzdělání. Přesto však si musí své vzdělání neustále rozšiřovat a svou kvalifikaci zdokonalovat. Musí nejen ovládat nástroje své profese, ale musí mít také kromě široké znalosti právních norem a účetnictví i znalosti o obecných zásadách, metodách a postupech doporučených v mezinárodně uznávaných standardech, které vznikly na základě nejlepších zkušeností při řízení rizik. A právě rizika, která se mohou při činnosti orgánů města vyskytnout, jsou předmětem práce interních auditorů.
Interní audit je v prostředí veřejného sektoru poměrně mladým oborem, zkušeností je málo, literatura není dostačující a pokud je, příliš se veřejnému sektoru nevěnuje. Statutární město své interní auditory proto každoročně vysílá na řadu školení a seminářů. Ostrava je skupinovým členem Českého institutu interních auditorů, interní auditoři magistrátu i městských obvodů tak získávají přístup k dalším informacím z teorie i praxe ve svém oboru. Především v letech 2003 a 2004 vydalo Ministerstvo financí ČR řadu pokynů k jednotnému uplatňování procesních a dalších závazných pravidel, metodik a doporučení pro veřejnou správu v oblasti finančních kontrol. Publikuje stanoviska a zveřejnilo i výklad a odpovědi na dotazy k uplatňování zákona o finanční kontrole a další související dokumenty a informace. O všechny tyto cenné informace se při své práci opíráme.
DOBRÁ PŘÍPRAVA - POLOVIČNÍ ÚSPĚCH
Roční plány interního auditu vycházejí z dlouhodobých cílů města a jsou sestavovány na základě vyhodnocení rizikových faktorů, po určení jejich významnosti z hlediska pravděpodobného výskytu a velikosti dopadu, s přihlédnutím k požadavkům a potřebám vedoucích zaměstnanců. Návrhy plánů interního auditu jsou projednávány s primátorem, který je schvaluje. Takto připravené plány jsou předkládány k informaci radě města. Mimo tyto schválené plány se ve zvláště odůvodněných případech během roku aktuálně zařazují i mimořádné audity podle situace a potřeb vedení města.
Auditní postupy vyžadují používání různých kontrolních metod při získávání a hodnocení podkladů a jsou zpravidla kombinovány podle druhu vykonávaných auditů. Rozsah auditních šetření je velmi variabilní a úzce souvisí s určeným tématem interního auditu a dokonce ne vždy jej lze dopředu přesně určit, a to právě proto, že se dopředu neví, zda si některá skutečnost nevyžádá hlubší zkoumání. Z tohoto hlediska je právě příprava k auditu klíčovou prací, z vnějšího pohledu však dosud ne dost doceněnou. Na vypracování programu auditu klade zvláštní důraz i nová vyhláška č. 416/2004 Sb., která letos nahradila původní prováděcí předpis.
NÁSLEDNÁ AUDITNÍ ŠETŘENÍ
Z dokumentace, která nejen dokládá zjištění a závěry auditorů, se vychází i při provádění následných kontrolních auditů. Těmito auditními šetřeními se pak ověřuje, jak se s výsledky a doporučeními auditorů předanými vedoucím zaměstnancům nakládá, zda a jak byla přijatá opatření k odstranění zjištěných nedostatků splněna, že navržená doporučení interních auditorů byla buďto realizována nebo že vedoucí zaměstnanci převzali odpovědnost za riziko neprovedení nápravných opatřeni či nevyužití doporučení interního auditu.
Veškeré výsledky interního auditu i navrhovaná doporučení jsou projednávány s vedoucími zaměstnanci odpovědnými za řízení auditovaných činností (oblastí). Zpráva z interního auditu, doplněná o písemná stanoviska vedoucích zaměstnanců a o jimi navržená opatření, je předávána primátorovi. Především primátora průběžně detailně informujeme o auditních šetřeních. Informace o průběhu a výsledcích auditních šetření jsou v měsíčních intervalech předkládána radě města, takže i rada města je velmi dobře informována o naší činnosti.
Na základě zvážení, zda se zjištění interního auditu dotýkají pouze auditovaného útvaru (odboru, organizační složky apod.), či kompletně dané činnosti (oblasti), jsou přijímána jednotlivá opatření nebo musí být přijato systémové opatření, které řeší komplexně celou problematiku.
Systémová opatření přijímá primátor (v rámci vymezených kompetencí starosta městského obvodu) a v případě potřeby jsou rovněž ukládána řešení dle rozhodnutí rady města. Interní audit se svou snahou napomoci vedení města má jeho plnou podporu.
Spolupráce interního auditu s ostatními odbory magistrátu, s orgány města vždy probíhala a probíhá na velmi dobré úrovni. Podle našich dosavadních zkušeností jsme však museli v uplynulém období vynaložit i mnoho trpělivosti a diplomatického úsilí pro nastolení důvěry. Domnívám se, že hlavně z toho důvodu, že z počátku byla role interního auditu chápána "represívně", tzn. ve smyslu odhalit pochybení a nikoliv jako poradenství při ověřování vnitřního kontrolního systému, tzn. ve smyslu spolupráce. Vysvětlování naší role a práce, vyhýbání se napjatým situacím a nedorozuměním a asertivní komunikace, to je neustále nastolený, stále řešený problém interních auditorů.
vedoucí odboru interního auditu a kontroly
Magistrátu města Ostravy
