Už řadu let řeší odborníci způsob, jak zajistit efektivní elektronickou komunikaci mezi institucemi veřejné správy a archivy na bázi Národního archivu.
Na současný stav i na problémy, které je třeba vyřešit, jsme se ptali Víta Drbohlava, vedoucího vývoje spisové služby eObec z Asseco Solutions.
STANDARD, ALE BEZ METODIKY
Jednotnou spisovou službu i otázky archivace či skartace dokumentů upravuje národní standard. Podle něj se mohou v rámci veřejné správy vyskytovat dokumenty typu A, které je po uplynutí stanovené lhůty nutno archivovat. Ty se předávají do oblastního archivu. Dále existují dokumenty typu S, které lze po uplynutí »skartační« lhůty skartovat.
O tom, který dokument bude archivován a který ne, rozhoduje archiv. Návrh připravují pracovníci dané instituce veřejné správy. Tento návrh se předá do archivu a jeho pracovníci rozhodnou, zda jej akceptují.
Zaslání návrhu i předání archiválií by mělo podle určeného standardu proběhnout elektronicky. Skutečnost je však jiná. Zatímco úřady i jiné instituce v rámci spisové služby (podle toho, kterou používají) mohou tyto informace elektronicky zasílat, nedokáže s nimi archiv v elektronické podobě zacházet. To má několik důvodů.
Především, po počátečním nadšení pro elektronickou formu komunikace se zjistilo, že zdaleka ne všichni dodavatelé spisových služeb dokážou svůj produkt této potřebě přizpůsobit. Problémem je i to, že ačkoli máme standard, není k němu zatím připravena příslušná metodika.
To znamená, že archivy mohou návrh na skartační řízení přijmout, na to nástroj mají, ale dál s ním nemohou nic dělat. Skartační řízení se tedy nakonec řeší návštěvou pracovníka archivu na příslušném úřadě, kde osobně prochází dokumenty, které návrh na skartaci či archivaci obsahuje.
To je poněkud absurdní situace. Má nějaké řešení?
Dovolím si přirovnání. Je to jako s výchovou psa. Když je ještě štěně a budete jej svědomitě cvičit, bude se hezky učit a po půl roce bude v podstatě poslouchat. To odpovídá době, kdy byl vytvořen zmíněný standard. Vše nějakou dobu přiměřeně fungovalo. Ale pak přišla puberta. V té době se zjistilo, že různorodost řešení nabízených různými producenty softwaru je příliš velká.
Vraťme se k pejskovi. V tu chvíli máte dojem, že další výcvik nemá cenu, že toho psa stejně nevychováte a že by snad bylo lepší jej dát do útulku... Jenže když to nevzdáte a vydržíte jej vychovávat ještě rok a půl, najednou zjistíte, že to funguje a že máte výborného psa. A se systémem komunikace mezi institucemi veřejné správy a archivy je to podobné. Nesmí se to vzdát.
Vidíte zde rozumnou perspektivu poměrně brzkého řešení?
Určitě. Za důkaz považuji to, že v naší společnosti jsme vyvinuli software spisové služby, který již umí ony zmiňované »SIP balíčky«, tedy potřebný souhrn informací, který bude zaslán archivu, vytvořit.
Věřím, že se brzy dočkáme i toho, že archiv bude umět tyto balíčky nejen přijmout, ale rovněž s nimi v elektronické podobě dále pracovat, aby celý proces skartačního řízení mohl být završen ve své elektronické podobě.
