Když jste jej pořizovali, určitě jste se snažili vybrat to, co jste považovali pro své město za nejlepší. Jenomže pořizování informačního systému bylo jen ve velice zřídkavých případech jednorázovou záležitostí. Nové legislativní i provozní požadavky si vynucovaly doplňování a růst systému, který probíhal podle aktuálních finančních možností i strategie úřadu. Jak vypadá systém nyní? Zkuste si jej sami ohodnotit podle jednotlivých kritérií. Pokud si myslíte, že systém zcela odpovídá danému kritériu, zaškrtněte si 10 bodů. Pokud vůbec ne, je to 0. Na konci Vás čeká vyhodnocení.
Jaký je Váš systém?
Základním předpokladem dobrého IS úřadu je, že pokrývá všechny činnosti úřadu a umožňuje jejich zajištění dle požadavků legislativy a potřeb občanů. Takže podporuje vedení správních a samosprávních agend, ekonomiku i řízení interních procesů úřadu i spisovou službu, která je páteří úřadu.
Toto kritérium znamená, že systém umožňuje referentům plnit jejich úkoly jednoduše a rychle bez nutnosti dalších pomůcek – např. kalkulaček, různých wordovských seznamů, či excelových tabulek. Současně odbourává zbytečné činnosti a minimalizuje chyby. Tím se myslí i to, že není třeba nic dělat duplicitně – ani zadávat stejná data (i když jde třeba jen o osobní a identifikační údaje obyvatel) vícekrát do různých částí systému.
Správný systém není zaměřen pouze na běžnou operativu a rutinu, o které jsme mluvili na začátku. Je významným nástrojem pro strategické řízení města a nabízí pro manažerské rozhodování agregovaná data a analýzy s možností prokliku k detailu. Umožňuje vedení města mít k dispozici všechna data, ale „neutopit se“ v nich.
Zajišťuje zveřejňování důležitých informací v internetových médiích města (elektronická úřední deska, portál občana…). Umožňuje vyplňovat a odesílat on-line formuláře přímo do agend úřadu, získávat informace pro konkrétního jednotlivce (např. předpis plateb komunálního odpadu), uhrazovat poplatky pomocí platební brány a sledovat stav jejich úhrady.
Platná legislativa zahrnuje úřady různými „komunikačními“ povinnostmi – např. požadavky na ověřování v základních registrech či v ISIR, nebo naopak povinnými výkazy, které se zasílají do centrálních systémů. Dobrý systém umožní jejich snadné a bezchybné zasílání bez nutnosti složitých exportů – přímo z agend.
Zjednodušuje práci. Umožňuje sdílení dat, automatizuje procesy, hlídá lhůty.
Jeden systém na úřadě i u zřizovaných organizací umožňuje stejnou metodiku, snížení chybovosti, snadnou kontrolu a snížení nákladů na správu systému.
Jak jste dopadli?
56-70 bodů
Výborně. Váš systém je téměř dokonalý. Pravděpodobně jste měli štěstí na dobrého ajťáka nebo na dodavatele :-). Pokud se Vám daří plnit všechna kritéria, asi jste nešli cestou nákupu různých komponent u různých dodavatelů a využíváte přednosti jednotného systému, který přináší řadu synergických efektů. Gratulujeme!
35-55 bodů
Jste na nejlepší cestě. Víte, jak by měl dobrý systém vypadat a snažíte se jej vybudovat. Pravděpodobně ale máte na úřadě několik systémů, a tak některá kritéria snadnosti a efektivnosti nemůžete splnit, protože víc systémů předpokládá vzájemná rozhraní, určité duplicity a dost často nemožnost zpracovat manažerské výstupy z celého systému. Nevyplatilo by se sjednocení systému?
0-34 bodů
Máte těžkou pozici. Váš systém kdysi splňoval základní požadavky, ale v náročných podmínkách vašeho města či obce a legislativní smršti, která nás neustále provází, jste pravděpodobně sice věnovali čas doplňování chybějících funkcionalit, ale nestihli jste koncepčně zapracovat na rozvoji informačního systému. Takže Váš systém asi pokrývá práci referentů, ale nevyhnul se duplicitám, některá rozhraní možná nepracují optimálně a něco třeba ani není propojeno. Manažerské funkce a komunikace s občany mohou být problémem. Možná Vás náš test upozornil na některá bolavá místa. Nemá význam řešit je izolovaně, jedno po druhém. Zkuste se na to podívat komplexně. Rádi Vám pomůžeme!*
Mgr. Jan Hodač
VERA, spol. s r.o.
Business Development Director
