K digitalizaci dokumentů, jako je obecní kronika, smlouvy i programy jednání rady a zastupitelstva obce a z nich pořízené zápisy a přijatá usnesení, přistoupili v Topolné, obci s necelými šestnácti sty obyvatel na Uherskohradišťsku.
Jiří Košut, člen zastupitelstva obce a do říjnových komunálních voleb i starosta Topolné, z jehož iniciativy k tomuto kroku na obecním úřadě došlo, poukazuje na to, že digitální podoba dokumentů je pro uživatele pohodlná, přehledná, bezpečná a snadno přístupná. První vlna digitalizace v Topolné spočívala v naskenování, případně i přepsání starších dokumentů (zejména kroniky obce), což si tam zajistili dodavatelským způsobem. Všechny další dokumenty (včetně obsahu došlé pošty) však už budou skenovat sami zaměstnanci obecního úřadu. Zároveň ze smluv budou vytahovat a zvlášť ukládat některé údaje podle zhruba 40 sledovaných parametrů (jako je objednatel, zhotovitel, předmět díla, doba plnění, záruky, jednotková cena, záruční doba apod.).
JEDNA PRÁCE - DVOJÍ EFEKT
Naskenované evidované dokumenty i přepsané vytažené údaje z nich se ukládají do databáze v rámci malého informačního systému obce, který umožňuje jejich vyhledávání a zároveň případný automatický export podle nastavených kritérií na internetové stránky obce (www.topolna.cz). Tak třeba již nyní - pokud je do systému vložen zápis z jednání zastupitelstva obce nebo usnesení zastupitelstva či rady - automaticky se objeví i na internetových stránkách Topolné. "Jedna práce tak má hned dvojí efekt," podotýká Jiří Košut. "Ze zadaných údajů se zároveň vygeneruje docházka jednotlivých radních a zastupitelů. Tato funkce je u nás už připravena k přímému propojení s internetovými stránkami během krátké doby."
Do kompletní databáze mají možnost vstupovat oprávněné osoby, přičemž všechny přístupy jsou chráněny přístupovými kódy. Přístup však lze poskytnout i v omezené podobě (třeba pouze k prohlížení dokumentů bez možnosti do databáze zasahovat) komukoliv, kdo je pro daný úkon k tomu oprávněný, například předsedovi finančního výboru zastupitelstva obce. Systém se přitom tváří jako klasická internetová aplikace chráněná přístupovým heslem a ovládaná přes prohlížeč.
PŘEPIS DOKUMENTU JE TAKÉ DŮLEŽITÝ
Jiří Košut konstatuje, že naskenování nebo nafocení jednotlivých stránek dokumentu sice uchovává jeho původní podobu a je důležité pro případné ověření, zda se shoduje s originálem. Nicméně že pro další práci s dokumentem je výhodné mít jej ještě i přepsaný, protože se s ním lépe zachází v rámci vyvinutého softwaru. Ten mj. umožňuje, aby díky přepsaným vytaženým údajům ze smluv bylo možné evidovat smlouvy podle jednotlivých parametrů a procházet je bez nutnosti zdlouhavě se probírat papírovými originály.
"Jde o to, aby si uživatel volbou jednotlivých parametrů mohl zjistit ze smluv pro sebe vše důležité a nemusel k tomu otevírat každou smlouvu. Vytknuté parametry zároveň umožňují vyhledávání a řazení, takže si uživatel může dejme tomu zobrazit všechny smlouvy uzavřené v určitém období," vysvětluje Jiří Košut. "Naskenovaná smlouva je připravena pro případ, že by vznikla nutnost prostudovat některá konkrétní ustanovení. Úřad také může průběžně vkládat do systému komentáře ke smlouvám, jak a kdy byly projednány jejich změny apod."
V Topolné bylo dosud dodavatelským způsobem přepsáno zhruba 1800 stran kroniky a naskenováno asi 800 stran. Ze smluv bylo naskenováno přibližně 950 stran. Náklady na software obec přišly na zhruba 70 tisíc korun, nový skener ji stál čtyři tisíce. Největší náklady - kolem 200 tisíc korun - si vyžádalo převedení starých dokumentů do systému profesionální agenturou.
JE TO PRO MENŠÍ SÍDLA LUXUS?
Digitalizaci a ukládání nových dokumentů do systému zatím prováděl exstarosta sám. Nemyslí si však, že by příslušné základní proškolení zaměstnankyně obecního úřadu muselo být příliš náročné, protože vyvinuté aplikace jsou velmi jednoduché a intuitivní.
"Pochopitelně se vyskytly hlasy, že digitalizace dokumentů je pro naši obec luxusem a že jedna šikovná úřednice přece vše stačí zpracovat klasickým způsobem. Jistě, digitalizace nenahrazuje manuální zakládání dokumentů. Jen zpřehledňuje systém, přináší mnohé nové možnosti a především zefektivňuje práci s dokumenty. Pro mě osobně je jednodušší mít vše v digitální podobě. Ale samozřejmě připouštím, že pro jiného může být naopak snazší vše si najít "černé na bílém", než aby zapínal počítač," říká Jiří Košut.
Bývalý starosta dokázal těžit z faktu, že informační technologie jsou jeho koníčkem. Proto si mohl přesně definovat, co od systému bude vyžadovat a jaké funkce navíc by byly pro úřad takto velké obce zbytečné. "To je ostatně základ všeho," zdůrazňuje. "Pokud obec o podobném vlastním malém vnitřním informačním systému uvažuje, měla by velmi detailně definovat celé zadání, aby se nedostala do případného vleku firmy, která by chtěla pro ni programovat a vyvíjet co nejširší spektrum funkcí. A snad ještě jedna rada: Taková obec by se měla rovněž vyvarovat snahy vše uspíšit, což by jí pak mohlo značně zvýšit náklady."
IVAN RYŠAVÝ
