V územních samosprávných celcích (ÚSC) se začínají připravovat nebo už i uskutečňovat projekty podporující zkvalitňování a zefektivňování veřejné správy (Smart Administration). Jsou podporovány Evropským sociálním fondem (ESF ČR): výzva č. 53 - Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné správy, výzva č. 57 - Řízení lidských zdrojů v úřadech ÚSC, výzva č. 69 - Vzdělávání pro územní veřejnou správu.
V jaké situaci tyto projekty »vstupují do dveří obce«? Jinak řečeno, jaký je současný stav ve využívání moderních přístupů (nástrojů, metod) v řízení kvality institucí veřejné správy?
Za tímto účelem jsem zpracoval v rámci dizertační práce na sklonku minulého roku průzkum mezi obcemi v ČR. Pro výzkum jsem zvolil vzorek 74 organizací územní samosprávy. Vybrané výsledky průzkumu předkládám:
Jaké moderní nástroje v řízení organizací územní veřejné správy se používají nejčastěji? Z průzkumu je zřejmé, že čtyři moderní nástroje (komunitní plánování, benchmarking, sdílení příkladů dobré praxe, metoda CAF) využívá více než polovina největších ÚSC. Tyto nástroje jsou preferovány kraji i městy. Je to logické, neboť jejich uplatňování má podporu z Evropské unie, která je i spolufinancuje. Navíc tyto nástroje působí na dvě klíčové oblasti, v nichž se potřebuje veřejná správa rozvíjet - zvyšování efektivity řízení úřadů a větší zapojování občanů do věcí veřejných.
Komunitní plánování je (či v blízké době bude) uplatňováno v 86 %, benchmarking v 75 %, sdílení příkladů dobré praxe v 64 % a metoda CAF v 53 % dotazovaných ÚSC. Tato poměrně pozitivní čísla je však třeba modifikovat konstatováním, že zavádění uvedených nástrojů zatím ve veřejné správě leckde bývá velmi formální, nepracuje se s nimi v každodenním životě organizace a nejsou promítnuty ani do manažerských přístupů, ani do výkonových parametrů.
Jaké jsou klíčové důvody pro zavádění těchto moderních nástrojů? Mezi tyto důvody patří zvýšení efektivity fungování organizace (97 %) a zvýšení kvality veřejných služeb (94 %). Z výsledků dále plyne, že dalšími uváděnými důvody jsou zvýšení prestiže organizace (u měst je to dokonce 75 % odpovědí), zvýšení možnosti kontroly práce organizace ze strany občanů, snaha zůstat v souladu se současnými modernizačními trendy, naplňování požadavků kladených ze strany EU. Mezi krajskými a městskými úřady je v důvodech zavádění relativní soulad. Z rozhovorů se zástupci samospráv vyplývá, že si uvědomují, že především v oblasti efektivity fungování úřadů je uplatňování nástrojů moderního řízení veřejné správy pouze »první vlaštovkou«. Stále trvá nedostatečná provázanost těchto nástrojů (často ve formě pilotních projektů) do běžné rutiny úřadu.
V otevřené otázce na další důvody se objevila též snaha o spokojenost občanů s prací úřadu nebo motivace a spokojenost zaměstnanců úřadu. Což lze interpretovat i tak, že úřady si už více uvědomují, že moderní nástroje se nezavádějí za jedním účelem (efektivita a kvalita služeb), ale že směřují i k dalším cílovým skupinám (zaměstnanci, občané, partneři ze soukromého sektoru). ÚSC začínají chápat, že dobrý image jim může pomoci přilákat investice strategických soukromých investorů.
Jaké projekty na podporu uplatnění moderních přístupů ÚSC nejčastěji používají? Z výsledků průzkumu je zřejmé, že hlavními tématy těchto projektů je benchmarking s jinými úřady a sdílení dobré praxe mezi úřady (50 % odpovědí) a sebehodnocení CAF (31 %). Rozhovory se zástupci samospráv potvrdily, že nejčastěji uplatňovanými nástroji je benchmarking a CAF, a to především z těchto důvodů:
a) oba nástroje jsou veřejné správě bezplatně nabízeny k implementaci;
b) oba nástroje jsou vhodné pro zjištění současného stavu řízení úřadu;
c) vláda ČR a Evropská unie apelují na jejich zavádění.
Průzkum též doložil, že z explicitně jmenovaných témat projektů úřady dále uvádějí zavádění nástroje MA 21 - sociální a ekologická udržitelnost (19 %), komunitní plánování sociálních služeb (17 %), seznámení se s pojmem kvalita (17 %), zjištění efektivity komunikace úřadu s občany (14 %) a optimalizace procesů v úřadu (14 %).
V čem spatřujete hlavní přínosy uskutečněných projektů na podporu uplatnění moderních přístupů v řízení kvality? Za tyto přínosy se považuje možnost výměny zkušeností mezi organizacemi - sdílení dobré praxe (33 %) a zvýšení efektivnosti vlastní práce i kvality poskytovaných služeb (31 %). Úřady uvádějí též následující přínosy: možnost srovnávání organizace s ostatními - benchmarking (28 %), inspirace pro další zlepšování v organizaci (28 %), změna v uvažování o činnostech - od funkčního k procesnímu pojetí (28 %).
Co považujete za hlavní překážky uskutečněných projektů tohoto druhu? Mezi hlavní překážky respondenti zahrnuli absenci motivace zaměstnanců úřadu používat nové metody (67 %) a nedostatek zdrojů - finančních i personálních (64 %). Výsledky z dotazníkového šetření byly konfrontovány a upřesněny na základě rozhovorů se zástupci samospráv. Uváděné překážky bývají jen »špičkou ledovce«, nicméně vlastní příčiny je třeba hledat zejména v tom, že:
a) využívané personální systémy na úřadech neumožňují dostatečně zainteresovat a motivovat zaměstnance úřadu;
b) trvá nedostatek know-how ze strany úřadů pro překlopení formálních nástrojů do každodenní praxe.
Za další překážky se pokládají nedostatečná osvěta fungování nástrojů zvyšování kvality (44 %) a nedostatek příkladů dobré praxe (inspirací) z ČR (33 %). Posun nastal v oblasti nedostatku metodiky (know-how) moderních nástrojů zvyšování kvality, kterou jmenuje již jen 25 % úřadů (dříve to byl výrazně vyšší podíl).
Jakého druhu jsou nejčastěji uvažované projekty na podporu uplatnění moderních přístupů v řízení kvality? K hlavním tématům nově připravovaných projektů patří zavedení procesního řízení nebo jeho pokračování (17 %) a implementace metody BSC (17 %). Z odpovědí a řízených rozhovorů se zástupci úřadů samosprávných celků je patrné, že si úřady uvědomují po zjištění současného stavu na úřadu (styl řízení, efektivita, přístup ke klientům apod. prostřednictvím nástrojů benchmarkingu, CAF, sdílení best practice), že je nutné přistoupit k realizaci opatření na zlepšení tohoto stavu, k čemuž procesní řízení a metoda BSC jako nástroj převodu strategie do cílů a aktivit jednotlivých odborů úřadu nepochybně napomáhají. Mezi dalšími zamýšlenými projekty na úrovni územních samosprávných celků se objevují témata metody CAF (14 %), benchmarking a výměna zkušeností (8 %), projekt MA 21 (8 %), vzdělávání zaměstnanců úřadu (8 %).
ZÁVĚR
Z poradenských projektů, na nichž mám možnost se v územních samosprávných celcích podílet, vyplývá, že vedení jejich úřadů přistupuje ke zkvalitňování řízení velmi odpovědně. Věřím, že také s případnými změnami po nedávných říjnových komunálních volbách na radnicích zůstane »chuť na sobě pracovat a zlepšovat se«.
MAREK PAVLÍK
konzultant M.C.TRITON
Plně ovládnout moderní nástroje v řízení ÚSC předpokládá i neustálé vzdělávání zaměstnanců úřadů obcí všech stupňů.
ILUSTRAČNÍ FOTO: STANISLAV KRUPAŘ
