Úřad malé i velké obce funguje jako živý organismus. Ke svému životu potřebuje i nervový systém. Tím je v dnešní době specializovaný software, jehož jednotlivé části spolu umí a musí spolupracovat.
Informační systém pro organizace veřejné správy se obvykle člení do tří celků podle oblastí, které se jejich prostřednictvím řeší. Jedná se o subsystémy územní, ekonomický a správní.
ÚZEMNÍ SUBSYSTÉM
Hlavní částí územního subsystému je Registr obyvatel. Ke své práci jej využívají zejména lidé z matriky a z ohlašovny, protože právě k nim směřují všichni, v jejichž životě nastala nějaká změna (sňatek, narození dítěte nebo změna bydliště). Na rozdíl od matriky, ohlašovna musí být v každé obci.
Registr obyvatel musí být doplněn Územně identifikačním registrem, který dokáže přiřadit člověka k určité adrese. V jeho databázi lze najít objekty, ulice, části města, čísla popisná aj. Moduly Registr obyvatel a Územně identifikační registr jsou proto jakási siamská dvojčata, která se nikdy nevyskytují jeden bez druhého.
Registr obyvatel také dokáže generovat vazby na rodinné příslušníky, trvalé pobyty, historii stěhování konkrétního občana či úmrtí. Je zřejmé, proč právě na něj navazuje matrika, jejímž prostřednictvím jsou vytvářeny matriční listy (rodný, oddací, úmrtní). Hned ve chvíli, kdy se narodíme, nás zanesou do matriky a tím se navždy dostáváme do Centrálního registru obyvatel. Ze spárů informačního systému nám nepomůže ani změna jména, např. u příležitosti svatby. Po obřadu je nutné zajít na matriku, kde novomanželům vytisknou oddací list a požádat o změnu občanského průkazu.
Jako každý dospělý občan jsme (nebo bychom měli být) rádi, že máme právo volit. Avšak k tomu, aby se volby mohly vůbec konat, je také třeba informační systém. Na Registr obyvatel je proto navázán modul Organizace voleb, který eviduje voliče, řídí tisk volebních seznamů a vše ostatní, co se voleb týká. Systém organizuje volby do všech orgánů veřejné správy a pro jistotu je již připravena i administrativa pro přímou volbu prezidenta.
EKONOMICKÝ SUBSYSTÉM
Využívá jej nejvíce finanční odbor. Obsahuje např. modul Pohledávky a místní poplatky, který logicky navazuje na Registr obyvatel. Lze tak získat například údaje o plátci (zda se nepřestěhoval či nezemřel). Prostřednictvím informačního systému lze najít také dlužníky. Pokud se domnívají, že se jich povinnost platit netýká, jsou na omylu. Systém je bezpečně eviduje a následně se mohou těšit na setkání se submodulem Vymáhání pohledávek.
Na Pohledávky a místní poplatky je dále navázána Banka a Pokladna. Občan si tedy může vybrat, zda poplatek uhradí v hotovosti na místě nebo přes svoji banku. Na mnoha úřadech je dnes už k dispozici také terminál umožňující platbu kartou.
Jestliže instituce dostane od občana peníze, je třeba je zaúčtovat. To se děje díky další součásti systému, modulu Účetnictví.
Protože však úřad musí peníze i vydávat, existují submoduly, k nimž patří Kniha došlých faktur a Objednávky. V elektronické podobě se odehrává i schvalování - v modulu Schvalování.
Obec se musí starat o svůj rozvoj. K dispozici má každý rok Rozpočet, s nímž hospodaří. Informační systém má za úkol jej hlídat. Chcete například nové lavičky, ale dlužíte za navýšený svoz odpadu? Bohužel, letos se musí zaplatit za úklid a lavičky budou až za rok...
Obec musí také každoročně předložit závěrečný účet a zveřejnit jej na úřední desce. Závěrečný účet je vytvořen v modulu Účetnictví, který též, prostřednictvím XML, komunikuje s finančním úřadem a vloží údaje do excelu, aby byly k dispozici občanům.
Obec má také povinnost předávat měsíční a čtvrtletní výkazy o svém hospodaření (sestavované v modulu Výkaznictví) do centrálního registru CSUIS, což řeší modul Účetnictví státu - přenosy.
Pokud mluvíme o elektronické komunikaci s nejrůznějšími institucemi, nesmíme zapomenout na tu, která se týká sociálních dávek. Informační systém obcí, které dávky vyplácejí, musí umět komunikovat se státním systémem »OKnouze«. Díky této komunikaci obecní systém přesně ví, komu se dávky vyplácejí, v jaké výši a jakou formou, zda na účet nebo v hotovosti.
Součástí subsystému Ekonomika je i modul Majetek, který je pro obce v současné době velmi důležitý. Od příštího roku totiž mají, podobně jako podnikatelé, povinnost odepisovat majetek a to i historicky. Například pro budovy to platí až desítky let zpětně. Do konce letošního roku proto musí být v systému zadány příslušné údaje, přičemž systém musí tzv. »dooprávkovat« předchozí roky a připravit skutečnost pro ty další. V tomto je neocenitelným pomocníkem, protože pracovníci úřadů nemusejí dělat tuto agendu ručně.
SPRÁVNÍ SUBSYSTÉM
S tímto subsystémem pracuje nejvíce především stavební úřad. Velké obce mají v systému také celou agendu týkající se výherních hracích automatů a řešení přestupků. Obojí má opět vazbu na Pohledávky a místní poplatky.
Vše, co jsme si dosud popsali, má společného jmenovatele, jímž je vazba na Spisovou službu. Ta zajišťuje pořádek v dokumentaci napříč všemi odděleními a na úřadech je už nyní zavedena povinně.
Ačkoli všechny moduly v informačním systému mohou pracovat samostatně, jejich hlavním přínosem je využití vzájemných vazeb.
VENDULA MĚCHUROVÁ
VLADIMÍRA POSPÍŠILOVÁ
konzultantky systému HELIOS Fenix Asseco Solutions, a.s.
