Moderní spisová služba je jedním z klíčových prostředků pro realizaci záměrů e-governmentu, když umožňuje elektronizovat práci nad všemi dokumenty kolujícími úřadem, ať už původně elektronickými, nebo papírovými. Zvládnutí tohoto problému určuje kvalitu a efektivitu práce veřejné správy a řady dalších organizací.
Tento moderní přístup poskytuje občanům nový komfort, umožňuje transparentní vyřizování jednotlivých podání občanů, kteří mohou například kdykoli zjistit stav svého případu, poskytuje nové přehledové informace pro práci zaměstnanců příslušného úřadu a vytváří i nový pohled na činnost celého úřadu.
Internetový a vzdálený přístup
Jedním z dalších problémů, který brání efektivní práci s aplikacemi, je nutnost jejich lokální instalace na všechny stanice, kde se s nimi pracuje, a tudíž vysoké nároky na údržbu. Ostatně i pro uživatele není jednoduché učit se používat řadu rozdílných aplikací, se kterými musí pracovat. Proto se jako nejvhodnější jeví internetový prohlížeč, jehož ovládání je jednoduché a je k dispozici na většině počítačů bez vysokých nároků na údržbu. Taková koncepce moderní spisové služby navíc umožňuje, aby s ní pracovali i pracovníci dislokování na jiných pracovištích přes vzdálené připojení (internet, datové linky apod.).
Internetové prostředí při vhodné koncepci spisové služby přináší ještě jednu znatelnou výhodu - možnost vzdáleného provozování celé spisové služby pro menší úřady, které nemají prostředky pro provoz vlastní elektronické spisové služby. To je zejména ve spojení se současnými posuny ve veřejné správě do budoucna velmi zajímavá možnost, jak přínosy e-governmentu přiblížit na úroveň nejmenších samosprávních celků, a zvýšit tak nejen komfort pro občany, ale zásadně zvýšit i efektivitu práce na těchto úřadech.
Propojení na další aplikace
Zatím jsme se zabývali vlastní spisovou službou jako páteří provozuúřadu. Ve skutečnosti pro "dotažení" našeho záměru do dokonalosti je nutné, aby taková spisová služba byla schopna propojení s dalšími aplikacemi, které úřad provozuje, ať už je to agenda spojená s místními poplatky nebo se stavebním úřadem (jedna z nejrozsáhlejších), sociálními dávkami, stížnostmi apod. Klíčem totiž je, aby informace, které vstupují do spisové služby (elektronicky nebo papírově), pokračovaly ve svém putování stále v elektronické formě do dalších systémů. Většina používaných spisových služeb je dnes pouze evidenčního charakteru (tedy zaznamená vstup určitého dokumentu, který se ovšem nadále zpracovává klasickým způsobem), což rozhodně není dostatečným krokem ke zvýšení efektivity úřadu. Při propojení s dalšími systémy se uživatelům znásobují jednotlivé přínosy: Kdokoli je nositelem příslušného oprávnění, je schopen i zjistit, v jakém stavu se nachází určitý dokument (respektive podání), okamžitě si zobrazit dokumenty spojené s tímto případem díky provázání s jejich elektronickou formou, a samozřejmě, pokud je i oprávněn, provést příslušná rozhodnutí a v procesu práce s dokumentem pokračovat. Všechny tyto jevy se pak automaticky opět zaznamenávají v odpovídající části spisové služby bez ohledu na to, zda-li zmíněná akce proběhla v jiném systému nebo přímo ve vlastní spisové službě, a je možné je opět zpětně vysledovat. Spisová služba se tak stává skutečnou páteří chodu úřadu veřejné správy.
Přínosy pro samosprávu
Je zajímavé, že stále se většina zájmů spojených s e-governmentem spíše točí kolem státní správy než samosprávy. Přitom je to ale samospráva, s níž potřebuje občan komunikovat daleko častěji, a proto ho důsledky její elektronizace zasáhnou podstatně více. Vydání občanského průkazu, zaplacení místních poplatků, žádost o stavební povolení, vyžádání údajů z matriky - to jsou všechno operace, s nimiž se běžný občan setkává podstatně častěji než s podáním daňového přiznání. Bohužel, reálně právě samospráva je v procesu elektronizace nejpomalejší. Důvod je jednoduchý: Státní správa je schopna na svou elektronizaci vynaložit nemalé prostředky ze státního rozpočtu, zatímco samospráva musí být schopna tento proces zvládnout v podstatě v rámci běžného rozpočtu. Proto je postupná koncepční přeměna a doplnění stávajících systémů o systémy připravené na e-government jedinou cestou. Rozhodně by nemělo docházet k tomu, aby občan nebo firma posílali na úřad podání v elektronické formě a na druhé straně opouštěly úřad pouze dokumenty v papírové podobě.
Je zřejmé, že výše popsané pozitivní cíle nelze ani s nejlepšími produkty a řešeními dosáhnout přes noc, mávnutím kouzelného proutku. Je to postupný proces, který někde byl již zahájen, jinde se na něj ještě čeká. Klíčové ovšem je, aby byly další kroky při vybavování veřejné správy informačními technologiemi synchronizovány a vedeny po správné ose, která bude postupně přinášet viditelné (ve formě možnosti řešit své záležitosti s veřejnou správou elektronicky) i méně zjevné výstupy díky popsaným efektům.
zástupce ředitele společnosti Exprit, spol. s r. o.
Efektivní fungování záměrů e-governmentu předpokládá v první řadě elektronizaci procesů spojených s oběhem a manipulací s dokumenty, tedy s jejich evidencí při vstupu do organizace, jejich zpracováním až po vypravení a příslušnou správou. Oběh a manipulace s dokumenty spojené s pravidly a opatřeními v dané instituci se tradičně označuje jako spisová služba.
