Projekt open-source spisové služby pro veřejnou správu je společnou aktivitou organizace OSS Alliance a Ministerstva vnitra ČR. Jeho cílem je poskytnout veřejné správě a dalším subjektům v ČR kvalitní otevřený nástroj, který jim usnadní zajišťování zákonných povinností. Jde o první podobný projekt v ČR. Aplikaci již používá řada především malých obcí.
Spisová služba je volně k dispozici a je šířena nejen do veřejné správy na základě podmínek open-source licence Evropské komise - Veřejné licence Evropské unie v.1.1 (EUPL). Používat ji mohou i jiné subjekty v rámci ČR i zahraničí. Za používání aplikace se neplatí žádné poplatky. Program lze i libovolně upravovat podle vlastních potřeb, dále jej rozšiřovat nebo napojovat na stávající IT infrastrukturu.
»V polovině letošního února bylo do projektu zaregistrováno už přes 600 organizací. To číslo říká, kolik organizací se přihlásilo k projektu, získalo aplikaci ke stažení a k vyzkoušení. Není to tedy počet organizací, které spisovku fakticky používají, ten přesně neznáme,« uvedl Filip Molčan, předseda sdružení OSS Alliance.
RADNICE I AKADEMIE VĚD
K těm, kdo už tuto spisovou službu používají, patří rovněž Městský úřad Valtice. »Prvotně jsme se zajímali o možnost hostování spisové služby, umístěné na technologickém centru na úrovni obce s rozšířenou působností, která může v rámci Integrovaného operačního programu (IOP) podat žádost o finanční podporu na Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích. Jenže termín pro předkládání žádostí byl stanoven až na konec letošního května, takže jsme museli hledat náhradní řešení. Městu byly nabízeny různé aplikace, které se nám však vzhledem k velikosti úřadu jevily ekonomicky nevýhodné. Po zhlédnutí demoverze "Moje spisovka" se nám systém zdál snadný a dostačující pro náš úřad,« vysvětluje referentka správního odboru Lucie Klepáčková.
Spisovku začali na valtické radnici používat 11. ledna 2010 s tím, že písemnosti došlé od 4. ledna byly do evidence spisové služby dopsány. Aby ji mohli používat, nebylo zapotřebí nijak dovybavovat pracoviště další technikou ani žádnými dalšími programy, Valtičtí využívají webovou aplikaci. S fungováním spisové služby byli pracovníci úřadu seznámeni v rámci interního školení a bylo zřízeno celkem 30 přístupů. V praktickém provozu se ukázalo, že některé nabízené možnosti jsou nefunkční. Závady nahlásili k řešení poskytovateli aplikace. Na žádný zásadní problém však nenarazili.
»Systém se snadno ovládá a je nastaven tak, aby administrátor mohl samostatně pracovat bez technické pomoci. Celkově hodnotím projekt velmi pozitivně, i vzhledem k ekonomické výhodnosti a možnosti stahování zpráv z datové a e-mailové schránky,« shrnuje Lucie Klepáčková.
Pravděpodobně nejrozsáhlejším nasazením otevřené spisové služby se může pochlubit Akademie věd ČR. »Od Nového roku ji používá více než 50 pracovišť Akademie věd, pouze ve dvou případech zvolili jiné řešení,« informuje PhDr. Daniela Brádlerová, Ph.D., vedoucí oddělení institucionálních fondů od roku 1952. »Pracoviště většinou používají aplikaci v prostředí Windows, v druhém případě v prostředí Linux. Při nasazení spisové služby se vyskytly pouze běžné provozní problémy.«
ODPOVĚĎ - MOŽNÁ I PRO VÁS
Zájemci o projekt open-source spisové služby se dozvědí základní informace na www.spisovka2.cz. Jsou tam uvedeny i kontakty na poskytovatele technické podpory, momentálně jde o osm firem.
V rubrice často kladených dotazů nechybí ani následující, který bude zajímat mnohé obce: Mohou aplikaci používat i instituce, které jsou povinny vést elektronickou spisovou službu v plném rozsahu?
Odpověď zní následovně: Současná verze aplikace (v2.1) je určena menším obcím a ve druhém čtvrtletí 2010 bude uvedena Spisovka v3, která bude zajišťovat elektronickou spisovou službu v plném rozsahu. Bude navíc umožněna migrace ze stávající verze 2.1. Můžete tedy začít používat verzi 2 a později přejít na řadu 3.
