Úřad a papírování, to je téměř synonymum. Přes pokročilou elektronizaci papírů neubývá, spíše naopak. Umožnit orientaci v záplavě dokumentů je jedním z úkolů činnosti, která se zahrnuje pod pojem archívní, spisová a skartační služba.
Číslo jednací, razítko, podpis. A k tomu spisové značky, podací deníky, ukládání, skartace... Pro většinu zastupitelů a pracovníků obecních a městských úřadů věc všední a nikterak zvlášť náročná. Pro leckterého nového starostu či novou starostku, zejména v malých obcích, však může být překvapením, jaké dříve netušené povinnosti jim nová funkce také přináší.
Především jim je určen následující výklad, o který jsme požádali PhDr. Jiřího Úlovce z odboru archívní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR. Za povšimnutí stojí nedávné (od 1. 11. 2006) rozšíření názvu o poslední tři slova, zvýrazňující úlohu odboru v organizaci spisové služby Ministerstva vnitra ČR.
HLAVNÍ POJMY
Spisová služba je soubor opatření, jimiž je nutné se řídit při nakládání s dokumenty. Konkrétně to znamená seznámit se s asi osmi základními operacemi, které se týkají příjmu, evidence, rozdělování, vyřizování, odesílání, ukládání, vyřazování a předávání spisů do archívů nebo jejich ničení.
Poznámka k archívní službě: Obce se jí prakticky nezabývají, protože archiválie vzniklé z jejich činnosti se ukládají v příslušných státních archívech. Výjimku tvoří pět velkých měst, která požádala a získala souhlas se zřízením veřejnoprávního archívu - Praha, Brno, Ústí nad Labem, Ostrava a Plzeň. Do konce roku 2007 je ještě čeká úkol doložit, že splnila to, co jim ukládá akreditace, tj. podmínky pro provozování archívu podle zákona. Další města a obce prý sice občas také zájem o veřejnoprávní archív projeví, ale nakonec žádost nepodají, protože dobře vědí, co vše to obnáší.
Nový zákon o archivnictví a spisové službě, který vstoupil v platnost před dvěma roky, žádné převratné novinky ve spisové službě nepřinesl. V podstatě jen kodifikoval to, co se až dosud řídilo spíše zažitými postupy. Proto pokud obce vedly řádně spisovou službu, neměly podle PhDr. Jiřího Úlovce s novým zákonem problém, pouze jejich pracovníci museli změnit terminologii.
ZÁKLADNÍ EVIDENCE
Obce s rozšířenou působností a s pověřeným obecním úřadem musí plnit veškeré náležitosti spisové služby podle zákona 499/2004 a vyhlášky č. 646/2004. Ostatní obce mají režim trochu volnější. Jejich povinnosti se zužují na to, aby řádně evidovaly, ukládaly a vyřazovaly dokumenty.
Základní evidence se vede v podacím deníku, do něhož se zapisují všechny spisy podléhající dokumentaci s výjimkou těch, pro něž je nutná evidence zvláštní. Do této povinnosti tudíž nespadá zápis například nevyžádané reklamy, letáků, většinou asi také anonymů apod. Rozšíření elektronických médií přineslo povinnost zapisovat i poštu, která přijde mailem; v tomto případě víc než u dokumentů písemných je jistě prvořadé vytřídění pošty, která nepodléhá zápisu (spamy).
Podací deník je možné vést v listinné nebo elektronické podobě. Zejména v menších obcích bude patrně víc převažovat první případ. Nejvhodnější je zakoupit pro zápis dokumentů knihy vydané nakladatelstvím SEVT nebo tiskárnou Ministerstva vnitra. Přinejmenším je tu jistota, že se nebude vyplňovat víc rubrik, než stanovuje povinnost. Pokud se radnice rozhodne pro elektronickou podobu, měla by zvážit, který program koupí. Podle dr. Úlovce jsou jich na trhu desítky a ne každý musí vyhovovat. Rozhodovat se je třeba podle toho, zda má program sloužit jen pro evidenci, nebo i pro další operace. V případě pochybností je pak úplně nejlepší poradit se s příslušným státním oblastním archívem; tazatel určitě nebude odmítnut.
SPECIÁLNÍ EVIDENCE
Existují dokumenty, které podléhají zvláštní evidenci a většinou se do podacího deníku nezapisují. Zcela určitě a ze zákona se vede zvlášť například evidence faktur. Dále do speciální evidence spadají stížnosti, stejně jako dotazy podléhající zákonu o povinném poskytování informací. Rovněž stavební nebo sociální odbor má svou evidenci, která se v normálním podacím deníku neobjeví.
Zvláštní kapitolu tvoří, respektive spíše tvořily dokumenty obsahující utajované informace. Dnes je situace velmi jednoduchá. Na rozdíl od dřívější doby, kdy tajnému nebo polotajnému režimu podléhalo téměř vše, je dnes naopak tajné jen máloco. Na malé obci tajné dokumenty prakticky nepřicházejí v úvahu a tam, kde přece jen s nimi mají co dělat, vedou zcela speciální evidenci podléhající i speciálnímu režimu.
UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
V podacím deníku by mělo být napsáno, komu byl dokument přidělen k vyřízení a kde se nachází. Elektronizace ovšem přinesla problém, jak zacházet s dokumenty vytvořenými touto cestou a opatřené elektronickými podpisy. Dost častý způsob, kdy se tento dokument převádí do listinné podoby, s sebou nese povinnost udělat určitá opatření (podrobnosti jsou ve vyhlášce č. 646/2004 Sb.), aby bylo jasné, že jde o doslovnou kopii došlé zprávy.
Uložit dokumenty by nemělo být nic složitého; rovněž na to existuje metodika Ministerstva vnitra. Pokud jsou dokumenty v listinné podobě, dělají se záznamy do archívní knihy o uložení všeho, co se dává do spisovny. Spisovnou nemusí být zvláštní místnost, ale u malé obce bude stačit třeba jen dobře uzamykatelná skříň. Pokud by se dokumenty ukládaly v elektronické podobě, musí obec zajistit, aby zůstaly ve stejné podobě, v jaké byly vyřízeny. Přináší to dost značné potíže.
SKARTAČNÍ LHŮTY
O naložení s dokumentem po jeho vyřízení se většinou rozhoduje už při jeho příjmu. Některé skartační lhůty stanovuje zákon, přičemž jejich rozpětí je značné - od jednoho roku do sta let. U nejběžnějších dokumentů, tj. normální korespondence, obvyklých dotazů a podobně stačí rok. Důležité je uvědomit si, že skartační lhůta začíná plynout vždy 1. ledna roku následujícího po vyřízení nebo uzavření dokumentu.
Pětiletá lhůta platí například pro smlouvy, ovšem začíná běžet až poté, kdy smlouva ztratí platnost (byla uzavřena na určitou dobu). Na první pohled krátká, tj. rovněž pětiletá, je skartační lhůta u spisů týkajících se stavebního řízení. Je to ale opravdu jen na první pohled; lhůta totiž začíná běžet až poté, kdy je stavba odstraněna nebo dokumentace ztratila smysl (dělá se nový rozvod vody, stará dokumentace už nemá význam).
SKARTAČNÍ ZNAKY
Při zařazování do evidence se rovněž navrhuje, co se s dokumentem stane, až bude vyřazován. Opatřuje se proto skartačním znakem. Jsou tři: A, V a S. První, A, znamená, že dokument má nějakou vnitřní hodnotu a pracovník spisové služby proto navrhuje, aby byl vybrán k trvalému uložení do archívu. Znak S představuje opak, spis se navrhuje ke zničení. Může se ale stát, že pracovník se nedokáže v příslušném okamžiku rozhodnout, zda dokument navrhne ke skartaci či archivaci. V takovém případě jej označí jako V, tj. výběr. Znamená to, že při vlastním vyřazování dokumentu ponechá věc na posouzení archiváři. Typickým dokumentem tohoto typu jsou podle PhDr. Jiřího Úlovce smlouvy.
SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ
Dokumenty se vyřazují ve skartačním řízení. U menších obcí se většinou dělá po uplynutí několika let, dost často s koncem volebního období. Při něm se z dokumentů vytřídí všechny spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. Pak se rozdělí na skupiny podle skartačních znaků, vše se sepíše a pošle příslušnému státnímu okresnímu archívu. Ten pak vyšle do obce svého pracovníka, který posoudí, zda přijme dokumenty označené jako A do archívu, a jak naložit s těmi, které nesou znak V. Sepíše se protokol o skartačním řízení, který opravňuje archív k převzetí označených dokumentů do své trvalé úschovy, a archivář dostane souhlas ke zničení spisů označených S nebo těch "véček", které archivář neuznal za hodné archivace.
Důležité upozornění: Bez posouzení dokumentů a převzetí archiválií nesmí být nic vyřazeno - je to protizákonné! S výjimkou uvedených pěti měst s veřejnoprávním archívem všechny obce a města podléhají některému státnímu okresnímu archívu a jen ve spolupráci s ním a s nikým jiným mohou cokoli vyřazovat.
Kdyby náhodou nebylo jasné, pod který příslušný archív obec spadá, stačí zavolat na odbor archívní správy a spisové služby MV (tel.: 233 320 274, 974 835 088), případně vznést dotaz na e-mail: arch@mvcr.cz.
FYZICKÁ SKARTACE
Vlastní fyzickou skartaci dělá mnoho firem. Dokumenty zničí před očima toho, kdo je k likvidaci přivezl, a samozřejmě vydají o této proceduře doklad. Nebývá to však levné; dr. Úlovec proto opět doporučuje nechat si poradit archivářem, kterou firmu vybrat. Dokumenty ale lze zničit i vlastními silami - třeba je spálit v kamnech či kotli nebo se jich zbavit jakkoli jinak. Záleží jen na starostce či starostovi, pro jaký způsob se rozhodnou. Vždy ovšem musí pamatovat na to, že je plně na jejich odpovědnosti, zda budou postupovat tak, aby dokumenty nebyly zneužity.
JIŘINA ONDRÁČKOVÁ
Legislativní úprava
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů: Je základní právní normou upravující spisovou službu. Jde o první zákon svého druhu, do jeho přijetí nebyla spisová služba nikterak legislativně upravena, resp. řídila se jen vyhláškami a postupy zažitými v praxi.
Vyhláška č. 646/2004: Prováděcí vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby k zákonu č. 499/2004.
Zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád. Spisové služby se týká zejména § 17, v němž se hovoří o tvorbě spisu a spisové značce.
Metodika odboru archívní správy a Ministerstva vnitra. Obsahuje podrobnější informace k této tematice a koncem listopadu roku 2006 ji obdržely všechny státní okresní archívy. Je možné se s ní seznámit také na www.mvcr.cz.
Zákon č. 81/2006 Sb., o informačních systémech veřejné správy.
Metodický návod týkající se vydávání výstupů, resp. ověřených výstupů z informačních systémů veřejné správy, zpracovalo Ministerstvo vnitra v říjnu roku 2006 a nachází se rovněž na výše uvedené webové adrese.
