Spolupráce je prospěšná a výhodná pro obě strany

Právě uplynul rok od účinnosti nového zákona o archívnictví a spisové službě a je tedy vhodná doba zamyslet se nad jeho důsledky v oblasti spisové a archívní služby u obecních úřadů.

Na toto téma již bylo mnoho vysloveno i napsáno a určitě to není jen zásluha nového zákona o archívnictví a spisové službě, že se takové termíny jako spisovna, podatelna, archív, výběr archiválií dostávají do stále hlubšího povědomí nejen úředníků, ale i nejširší veřejnosti. Do značné míry je to výsledek mnohaleté mravenčí práce profesionálních archivářů, kteří se snaží trpělivě vysvětlovat, radit a koneckonců i dohlížet na výkon spisové a archívní služby.

Podívejme se tedy na to, jak vhodná spolupráce na úseku spisové a archívní služby může být této věci prospěšná.

POVINNOSTI OBCÍ

Z hlediska zákona o archívnictví a spisové službě jsou všichni původci dokumentů rozděleni do dvou základních skupin (zákon dělí původce na veřejnoprávní a soukromoprávní), přičemž významnou část veřejnoprávních původců tvoří územní samosprávné celky, tedy kraje, obce, městské části.

Připomeňme si krátce, jaké povinnosti obcím vyplývají ze zákona č. 499/2004 Sb., o archívnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen zákon). Obce coby územní samosprávné celky podle § 3 odst. 1 písm.1) zákona patří mezi veřejnoprávní původce se základní povinností uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií. Pokud se blíže podíváme na souvislosti s tímto paragrafem, vyplývá z něj dále, že kraje, hlavní město Praha a obce s rozšířenou působností mají za povinnost vykonávat spisovou službu.

Obce ostatní, tj. obce a městské části statutárních měst bez přenesené působnosti tuto povinnost sice nemají, ale jsou povinny v plném rozsahu plnit § 64 odst. 1 a § 65 a § 67 zákona s tím, že § 66 a § 68 odst. 1 a 2 se na ně vztahují přiměřeně.

VÝKON SPISOVÉ SLUŽBY

Co se rozumí výkonem spisové služby, je detailně popsáno v § 63 až § 68 zákona a dále ve vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Zopakujme si proto pouze základní obecné povinnosti při výkonu spisové služby:

zajištění řádného příjmu dokumentů a za tímto účelem vedeného podacího deníku, do kterého jsou zapisována veškerá úřední podání (včetně ústních),

označování došlých dokumentů otiskem podacího razítka s číslem jednacím,

spojování dokumentů týkajících se téže věci ve spis,

uzavírání a označování spisů spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami před jejich uložením do spisovny,

vydání vnitřního předpisu pro výkon spisové služby tj. spisového a skartačního řádu. (Mimochodem, určeným původcům je v § 83 zákona dána povinnost, že pokud jejich spisový a skartační řád neodpovídá ustanovení zákona o archívnictví a spisové službě, musí jej do 6 měsíců od jeho účinnosti uvést do souladu s tímto zákonem. Termín byl tedy 30. 6. 2005 a podle zkušeností zejména kolegů z okresních archívů tato povinnost zůstává v mnoha případech nesplněna. Dá se předpokládat, že kontrola vydání vlastních spisových norem bude v nadcházejícím roce jedno z hlavních témat připravovaných státních kontrol ze strany archívů vůči určeným původcům.)

odesílání dokumentů v souladu se správním řádem č. 500/2004 Sb.,

ukládání dokumentů do spisovny. (Při umístění spisovny musí být splněny stavebně-technické a bezpečnostní podmínky umožňující řádný výkon spisové služby. Podrobně se touto problematikou zabývá zákon v § 61 a zejména toto téma je vhodným námětem pro rozvinutí spolupráce s příslušným archívem, neboť v této oblasti panuje řada nejasností ve výkladu požadavků zákona.)

Obvyklou chybou ve výkladu zákona ve vztahu k obcím bývá jejich rozdílné postavení vzhledem k povinnosti výkonu spisové služby. Ve sporných případech je vždy jistější se obrátit se žádostí o radu na příslušný archív.

ROZDÍLY V POSTAVENÍ A POVINNOSTECH OBCÍ

A jak se vlastně liší postavení a povinnosti obcí s rozšířenou působností a obcí a městských částí statutárních měst bez přenesené působnosti?

Na rozdíl od obcí s rozšířenou působností, které jsou povinny vést spisovou službu a ukládat dokumenty ve spisovně, k čemuž si mohou zvolit samy svůj způsob nebo použít navrhovaný, který vydal odbor archívní správy Ministerstva vnitra ČR, obce a městské části statutárních měst bez přenesené působnosti nemají povinnost podle § 63 zákona, jsou však povinny zajistit splnění všech dalších ustanovení. Znamená to, že jsou povinny zajistit: příjem dokumentů v listinné nebo digitální podobě a vést jejich evidenci v podacím deníku, dále řádné vyřizování a podepisování dokumentů a jejich odesílání podle zákona a vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Přiměřeným splněním § 66 a § 68 zákona se rozumí především přijmutí konkrétního způsobu nakládání s dokumenty u úřadu a označování dokumentů skartačními znaky a skartačními lhůtami před jejich uložením ve spisovně. Spisovnou zde může být nejen obvyklá samostatná místnost, ale ve výjimečných případech také uzamykatelná skříň zajišťující uchování dokumentů po určenou dobu bez možnosti přístupu nepovolané osoby. Obce nebo městské části se mohou rozhodnout, jaký zvolí systém ukládání vyřízených dokumentů, ten zvolený však musí umožnit vyřazování dokumentů s uplynulými skartačními lhůtami ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Rozhodně je nanejvýš nutné řešení konkrétní situace konzultovat s příslušným okresním archívem.

INFORMACE, METODIKA, KONTROLA

Obecně lze říci, že spolupráce původců s příslušnými archívy se jeví nanejvýš prospěšná a výhodná pro obě strany. Odehrává se zhruba ve třech rovinách: informativní, metodické a kontrolní.

Pomineme-li primární informační zdroj, kterým je samotný zákon č. 499/2004 Sb., jsou tou další možností webové stránky Ministerstva vnitra ČR (www.mvcr.cz) nebo České archívní společnosti (www.cesarch.cz), kde v přehledném odkazu nalezneme aktuální a úplné informace k současné archívní legislativě a metodice. Neméně důležitou roli hrají i odborné články, které se v průběhu roku problematice spisové služby věnovaly a dá se očekávat, že od účinnosti nového správního řádu ještě více věnovat budou.

Při fungující vzájemné informovanosti získávají archívy přehled nejen o existenci původců jako takových, ale i o případných změnách, které by mohly ovlivnit bezpečnost a ochranu dokumentů, potažmo archiválií. Na druhou stranu úřady, a nejen ony, se mohou informovat na aktuálnost a platnost právních předpisů, které spisovou a archívní službu upravují, mohou si upřesnit své zařazení do systému předarchívní péče, získat kontakty na odborníky z jiných archívů, v podstatě se dá říci, že archívy fungují téměř jako nepřetržitá informační služba na úseku péče o dokumenty. Tato činnost je stále ještě nedoceněna a přitom kompletní přehled archívů se všemi jejich organizačními jednotkami, kterými jsou okresní archívy, je uveden v samostatné příloze č. 4 k zákonu č. 499/2004 Sb.

Každý z oblastních archívů, který zaujímá zákonem přesně vymezené území a pečuje o stanovený druh původců, má zřízeno oddělení metodiky a předarchívní péče, na které je možné se s nejrůznějšími dotazy ohledně spisové a archívní služby obracet. Podle současného modelu rozdělení předarchívní péče jsou v přímé péči státních oblastních archívů kraje. O obce s rozšířenou působností, stejně jako o obce a městské části statutárních měst bez přenesené působnosti se starají státní okresní archívy.

V metodické rovině je třeba vyzdvihnout úlohu archívů zejména tam, kde mohou vypomoci nejen při tvorbě spisových norem a vhodných formulářů, ale i při zaškolování zaměstnanců či řešení právních problémů na úseku archívnictví. Ovšem bez patřičné zpětné vazby by i tato forma spolupráce zůstávala jen hypotetickou úvahou. Je třeba si uvědomit, že energie vložená do desítek a v oblastním měřítku i stovek posouzených a připomínkovaných spisových norem se do budoucna vrátí v podobě kvalitně a metodicky správně vedené spisové služby.

Nelze samozřejmě opomenout důležitou úlohu odboru archívní správy Ministerstva vnitra ČR, která ve spolupráci s výše zmíněnými archívy spoluvytváří a prezentuje veškerou metodiku vůči veřejnoprávním subjektům. V současné době jsou nevyhledávanější návody týkající se tvorby spisových a skartačních plánů krajských úřadů, dále vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností a před dokončením je vzorový spisový a skartační plán pro obce a městské části statutárních měst bez přenesené působnosti.

A konečně rovina kontrolní. Prospěšnost fungujícího kontrolního systému do určité míry může být také oboustranně prospěšná. Formou vhodného a korektního nátlaku a zdůrazňováním povinností vyplývajících ze zákona se leckdy podaří prosadit i opatření, která by ještě před pár lety byla jen přáním odpovědných pracovníků spisoven. Věřme, že archiváři v současném zákoně naleznou potřebnou právní oporu.

Helena Pochobradská
oddělení metodiky a předarchívní péče
Státního oblastního archívu v Zámrsku