Jednou z novinek nového správního řádu (zákon č. 500/2004 Sb., správní řád), který nabude účinnosti 1. 1. 2006, je zřízení institutu správního spisu jako součásti systému spisové služby správního úřadu. Správní úřady tak budou muset zavést spisovou...
Jednou z novinek nového správního řádu (zákon č. 500/2004 Sb., správní řád), který nabude účinnosti 1. 1. 2006, je zřízení institutu správního spisu jako součásti systému spisové služby správního úřadu.
Správní úřady tak budou muset zavést spisovou službu a vést správní spisy způsobem běžným v justici. Tento systém, založený na existenci správního spisu, jakožto ústředního institutu, zcela změní dosavadní (zákonem neregulovaný) charakter vedení písemností ve správním řízení. Oprávněná úřední osoba (úředník), která správní řízení povede, bude vedle lhůt sledovat i skutečnost, zda byla každá písemnost zapsána do správního spisu, má zákonem stanovené náležitosti, byla vyhotovena a odeslána ve stanovené formě apod.
NEJDE O NEŘEŠITELNÝ PROBLÉM
S podobnou situací se setkala i justice v době, kdy nárůst objemu agend neúměrně zatížil jak soudy, tak státní zastupitelství. V této situaci vznikl projekt ISAS (soudy) a ISYZ (státní zastupitelství), který poskytoval softwarové zajištění pro vedení řízení v rámci soudnictví. V průběhu let pak justice pomalu opouští listinné podoby vedení evidenčních rejstříků a přechází výlučně na počítačové zpracování vedení správních agend.
Situace ve veřejné správě je však do jisté míry odlišná, neboť:
v této oblasti neexistovaly jednotné zásady vedení spisové služby,
do roku 2006 nebyla povinnost vést správní spisy ani jejich sjednocující prvky,
působnost ústředních správních úřadů vykonává ve veřejné správě více ministerstev a jiných úřadů bez vzájemné povinnosti na tomto úseku postupovat jednotně,
působnost správních úřadů vykonávají i jiné subjekty než stát, ten však náklady na jejich činnost nehradí v celém rozsahu.
Za těchto podmínek se správní úřady rozhodují, jakým způsobem vybudovat vlastní spisovou službu, tj. zda mají zvolit přechodné období listinné evidence, přistoupit ihned k evidenci počítačové či kombinovat obě varianty. Pro efektivní přístup k novému správnímu řízení je proto důležitá příprava a realizace zajištění jeho písemné dokumentace. Systém byrokratizace řízení totiž zvýší jak riziko chybovosti a na něj navazující pravděpodobnost rušení rozhodnutí z formálních důvodů, tak možnou odpovědnost těch, kteří se předmětných chyb dopustili.
SOFTWAROVÁ PODPORA
Komplexní reforma správního řízení přichází v době, kdy veřejnou správu přetěžuje vysoký počet řešených agend. To může vnést do systému chaos, zejména pokud příprava na změny nebude důkladná - včetně proškolení příslušných pracovníků. Částečnou záchranu lze v současné době spatřovat v metodickém vedení úředníků buď kvalitními listinnými manuály, nebo kvalitním softwarovým programem, který bude správní řízení zpracovávat a dokumentovat.
Co je nutné od programu pro podporu správního řízení očekávat? Program musí: být dostatečně instruktážní a pochopitelný i pro uživatele bez zvláštního vzdělání; v každém okamžiku poskytnout nápovědu pro konkrétní fázi řízení; evidovat a v každém momentě poskytnout přehled o základních institutech řízení; nabídnout vzory jednotlivých procesních výstupů správního úřadu.
Základními atributy programu by měly být:
modul evidující veškeré typy účastníků řízení,
modul evidující úřední osoby, vystupující v řízení,
schopnost v každém časovém momentě sledovat běh lhůt v řízení,
schopnost nabídnout v každém momentě řízení aktuální nabídku procesních postupů správního úřadu v úplné variantní podobě,
schopnost nabídnout u každého možného procesního úkonu správního úřadu vzor příslušného procesního postupu,
schopnost generovat v každém okamžiku konkrétní písemnost, evidovat pohyb správního spisu a vést přehled písemností v něm obsažený,
schopnost komunikace s elektronickou podatelnou a systémem spisové služby.
Pokud takový program vznikne, je vhodné zajistit jeho unifikované použití ve veřejné správě, aby mohl komunikovat se stávajícím softwarovým vybavením správních úřadů. Nezbytná je jeho cenová dostupnost, neboť správní řízení bude probíhat nejen ve statutárních městech, ale i v nejmenších obcích. Proto lze program konstruovat jako základní verzi s možností doplnit další moduly pro jednotlivé oblasti veřejné správy.
Budoucnost bude patřit především zpracování většiny procesních výstupů správních úřadů v elektronické podobě. Jestliže úřady tuto cestu zvolí od počátku reformovaného správního řízení, vyhnou se nutnosti převádět listinné evidenční pomůcky zpětně do elektronické podoby.
přednáší správní právo na Právnické fakultě Univerzity Palackého, Olomouc a Ekonomicko-správní fakultě Masarykovy univerzity, Brno
