"Odchází mně referentka na mateřskou, neznáte někoho?" nechala se na chodbě slyšet vedoucí oddělení. A ve společné kuchyňce dostala tip: "Dcera našeho souseda má nějakou sociálně právní školu. Je to slušná holka a hledá jiné místo, protože v agropodniku ji to moc nebaví." "Ano? Tak ji pošli hned v pondělí na personální, ať s ní promluví a dohodnou datum nástupu..."
A tak vedoucí už brzy předávala nové zaměstnankyni uvolněné místo. Jenže v oddělení se náhle vynořily problémy. Nová kolegyně totiž zdaleka nebyla samostatná, rušila druhé hlasitými komentáři, že tolik byrokracie v životě nezažila a že takovou přísnost a důslednost v kontrolách beztak nikdo neocení. A když kvůli "posile" musely ostatní pracovnice v oddělení zůstat i třetí měsíc několikrát přesčas, vedoucí nezbylo než se s novou pracovnici dohodnout, že odejde ještě ve zkušební době.
ABY NEŠLO O SÁZKU DO LOTERIE
Jak tedy z vyhledávání a přijímání nových pracovníků učinit efektivní nástroj řízení? Sledujme krok za krokem na to, jak vypadá procesní schéma náboru a výběru pracovníka:
A) Co potřebuji:
1. Zvážím souvislosti - záměry organizace, cíle, úkoly mé i mého oddělení, zdroje, které mám k dispozici, a rozhodnu, zda je nutné přijmout nového člověka do týmu.
2. Vydefinuji si profil pozice, kterou potřebuji naplnit:
název pozice;
popis pracovních činností, které přijímaný zaměstnanec bude vykonávat.
B) Koho potřebuji:
3. Vydefinuji si profil ideálního kandidáta:
praxe, znalosti, dovednosti, osobnost;
určím 3 klíčové způsobilosti, které zaručují spolehlivý (úspěšný) výkon pozice.
C) Jak ho najdu:
4. Předám požadavek do personálního oddělení na předvýběr:
průzkum trhu práce (inzeráty, internet, personální agentury, kontakty);
sběr a selekce profesních životopisů;
první předvýběrové pohovory a diagnostika uchazečů;
personální doporučí uchazeče pro druhé kolo pohovorů.
5. Uskutečním interview se dvěma až čtyřmi doporučenými uchazeči:
připravím si podklady; životopis (curriculum vitae - CV) vybraného uchazeče, protokol z předvýběrového pohovoru na personálním oddělení, případné reference.
s každým uchazečem absolvuji nejméně půlhodinový rozhovor;
zaznamenávám si informace, které mně uchazeč sděluje;
vyhodnotím si vstupy (fakta, emoce, pocity) a porovnám je podle definovaných způsobilostí a profilu pozice.
6. Rozhodnu, který z kandidátů je nejvhodnější, a oznámím to personálnímu oddělení a příslušnému kandidátovi.
7. Dohodnu podmínky spolupráce a domluvím si nástup nového pracovníka
D) Zapojím nováčka a starám se o jeho úspěšnou adaptaci v pozici.
PROFIL POZICE A PROFIL KANDIDÁTA
Zastavme se u klíčových momentů nástrojů výběru a náboru uchazečů. Pro definování profilu pozice kandidáta je dobré rozmyslet se a sepsat si, co vlastně nový člověk bude dělat. V našem příběhu bude na úřadě:
přijímat, zaznamenávat a zakládat spisy;
analyzovat a porovnávat informace a skutečnosti s legislativou;
vyhotovovat zprávy, doporučení;
dávat doporučení v souladu s legislativním rámcem;
kontrolovat procesní a formální správnost záležitostí a dokumentů;
zajišťovat součinnost s jinými odděleními;
zabezpečovat kontakt s klienty (občany) telefonicky i písemně;
poskytovat poradenství.
Ujasněme si i profil kandidáta. Na uvedenou pozici bude nutné:
SŠ vzdělání (všeobecné, sociálně právní, ekonomické);
1 až 2 roky praxe v advokátní kanceláři, státní správě, právním oddělení firmy či zkušenost daňového pracovníka, účetního (měl by to být člověk, který už prošel některým oborem, jehož charakter je spojen s prací s pravidly, právem, administrativou...).
Z toho se odvíjejí klíčové způsobilosti kandidáta. Mělo by jít o tyto způsobilosti:
schopnost organizovat (umění zařazovat správné věci na správné místo a ve správný čas, přehlednost, schopnost držet pořádek, strukturovanost, logičnost);
důslednost (přesnost, spolehlivost, odpovědnost, ověřování, rekapitulování, vytrvalost, nezdolnost);
orientace na klienta (komunikativnost, naslouchání druhému, ochota pomoci, poradit, vstřícnost, trpělivost, pochopení).
Takto pojmenované požadavky umožní personalistům dobrý předvýběr uchazečů a doporučit vhodné kandidáty.
ŽIVOTOPIS A VÝBĚROVÝ POHOVOR
Forma, přehlednost, srozumitelnost, struktura a logičnost informací uvedených v životopise i charakter minulých pracovních pozic vydávají svědectví o tom, jaké má uchazeč schopnosti organizovat a možnosti jejího dalšího rozvoje.
Poskytnutí všech relevantních informací (osobní údaje, vzdělání, výčet jednotlivých pozic a zaměstnavatelů, časové údaje, osobní charakteristika, koníčky apod.), dodržení termínu podání žádosti - a třeba i ověření, zda v pořádku došla, zase vypovídají o důslednosti kandidáta.
Při studiu životopisu se zamýšlejme i nad charakterem pozic, které kandidát zastával už dříve a jež u něho mohly rozvíjet způsobilost orientace na klienta (pozice s přímým kontaktem s klientem).
Výběrový pohovor pomáhá zmapovat potenciál uchazeče a identifikovat jeho způsobilosti pro úspěšné plnění úkolů pozice. Požádáme-li kandidáta, aby dal příklad ze své pracovní minulosti, jak si organizoval práci, můžeme z odpovědi usoudit, nakolik má rozvinutou schopnost organizovat. Na základě informací, které dostáváme, se ptejme na další fakta, která nás v souvislosti s potřebou organizačních dovedností kandidáta zajímají. Dalším znakem organizovanosti je upravený zevnějšek, včasný příchod na pohovor, či připravená tužka a blok pro zapisování informací, které se kandidát na pohovoru dozví.
Také kandidátovu důslednost můžeme zjistit dotazem, kde ji v konkrétním případě uplatnil a jak se to projevovalo. Neváhejme se dalšími otázkami vrátit ke skutečnostem, které nás v případu, popisovaném kandidátem, zaujmou.
Důslednost projevuje i sám kandidát svými dotazy na nové místo a jeho podmínky, dotazem na časové termíny, připomenutím, co se dozvěděl z inzerátu apod.
Schopnost orientace na klienta se projevuje ochotou kandidáta odpovídat na dotazy, jeho otevřeností a vůlí věci vysvětlit, podat dostatek informací. Ale také jeho otázkami, zda mu bylo rozumět.
Sami se můžeme ptát na kandidátovy zkušenosti s klienty, pokud je ve své profesní historii má. Žádejme vždy konkrétní informace, jak se projevovali klienti, jak s nimi jednal, jak s ním byli spokojeni a proč. Pro pohovor si lze připravit i krátkou modelovou situaci a požádat kandidáta o předvedení jednání s klientem nebo kolegou (klienta/kolegu mu představujeme sami).
ZDENA SVATOŠOVÁ
lektorka společnosti M.C. TRITON
