Navazuji na úvodní článek Podatelny se stávají úzkým vstupním hrdlem, který vyšel v Moderní obci č. 1/2006 na str. 15. V tomto druhém příspěvku se budu zabývat evidencí dokumentů a spisů, která patří k stěžejním činnostem spisové služby (dále SSL). Předpokládám, že úřad povede centrální evidenci....
Navazuji na úvodní článek Podatelny se stávají úzkým vstupním hrdlem, který vyšel v Moderní obci č. 1/2006 na str. 15. V tomto druhém příspěvku se budu zabývat evidencí dokumentů a spisů, která patří k stěžejním činnostem spisové služby (dále SSL). Předpokládám, že úřad povede centrální evidenci. Tuto funkci by měl podle zákona č. 499/2004 Sb. (dále zákon) splňovat podací deník, který jsou podle zákona (§ 64) úřady povinny vést. Do tohoto deníku by se měly v číselném a časovém pořadí zapisovat došlé dokumenty, případně ústně učiněná podání v den, kdy byly doručeny a opatřeny podacím razítkem. Zapisují se tam i dokumenty v úřadu vzniklé. Již při tom narazíme na první problém. Datové zprávy zasílané elektronicky docházejí mnohdy úřadu mimo pracovní hodiny a nelze je zaevidovat téhož dne, kdy došly. V úvodním příspěvku jsem již avizoval, že postup "má být definován ve spisovém a skartačním řádu a realizován vhodně zvoleným automatizovaným systémem spisové služby". Z uvedeného plyne, že ve spisovém a skartačním řádu musí být poznamenáno následující: Datum příjmu určuje dobu, od které se počítají termíny vyřízení definované příslušným právním předpisem. Zápis datumu příjmu dokumentu zapisovaného do podacího deníku nesmí narušovat číselné a časové pořadí záznamů, i když dokument byl přijat mimo pracovní dobu úřadu.
JAKÉ ÚKONY MUSÍ ZVLÁDAT PODATELNA
Podací deník vede podatelna (vyhláška číslo 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, § 2 (dále vyhláška). Tento úkol může splnit podatelna ovšem za předpokladu vytvoření určitých objektivních provozních předpokladů. Podatelna musí zvládat následující úkony:
1. mít přehled o vyřizovaných spisech,
2. dodržovat ustanovení o tvorbě spisu podle vyhlášky § 2 odst. 7 a 11,
3. provádět prioraci, tj. přiřazení dokumentů v jedné věci a založit sběrný arch.
Pokud není v technických či provozních možnostech podatelny tyto úkony zvládnout, podatelna dokument označí podacím razítkem s vyplněnými předepsanými údaji (§ 1 odst. 5 vyhlášky), přiřadí pořadové číslo z podacího deníku lomené čtyřčíslím roku, vyplní základní údaje podle § 1 odst. 5 vyhlášky a do kolonky Přiděleno, kdy komu zapíše název útvaru, případně dalšího podacího místa, kterému je dokument předán. Tento útvar, podací místo pak provede další úkony, tj. zaevidování do své evidence, vytvoří spis, založí sběrný arch, případně spisovou obálku. Tento postup však degraduje podací deník na pouhou evidenční pomůcku, jejíž funkci dříve (podle zákona č. 97/19874 Sb., o archivnictví) vykonávaly doručovací knížky. Navíc tento postup povede k obrovskému nárůstu čísel jednacích (řádově u magistrátu na statisíce) a podací deník, který musí být vytištěn, se změní v knihu formátu A 2 o tisící stranách zvíci dvaceti kilogramů. K tisku bude zapotřebí tiskárna pro formát A 4 a jedna strana vyjde na zhruba 6 Kč. Pokud nejsou již takto zaevidované údaje předávány dál elektronickou cestou, aby se ušetřil čas přebírajících a vyřizujících pracovníků úřadu, je tento způsob evidence, ač značně rozšířen, poněkud nešťastný. Vede totiž k vytvoření minimálně dvojí řady čísel jednacích, kde první číslo je spíš pořadově evidenční, které po dalším zapsání do evidence příslušného útvaru ztrácí svou funkčnost. Optimálním řešením pro tuto verzi evidencieje nahrazení pořadově evidenčního čísla nalepením nálepky s alfanumerickým číslem ve formě čárového kódu, která plně splňuje požadavky prvotní evidence a usnadňuje snadné předávání mezi podatelnou a útvary.
KOMBINACE OBOU ZPŮSOBŮ
Mnohem výhodnější je kombinace výše uvedeného s postupem definovaným v § 2 odst. 11 vyhlášky. K dokumentu je založen sběrný arch (vyhláška však jeho rubrikaci nedefinuje) k číslu jednacímu prvního také iniciačního dokumentu. Toto číslo jednací, i když to vyhláška nezmiňuje, tvoří spisovou značku. Spisovou značku či také značku spisu vyžaduje zákon č. 500/2004 Sb. (dále jen správní řád). Jak vyhláška, tak řád však nedefinují složení spisové značky. Pokud chceme reflektovat obecnou metodiku SSL, zákon, vyhlášku i řád lze se přiklonit k následujícímu tvaru: MHMP - XXXX/RRRR - xxxxxx, kde:
a) MHPM je zkratka úřadu či vyřizujícího útvaru,
b) XXXX je pořadové číslo z podacího deníku vyřizujícího útvaru či jeho podacího místa,
c) RRRR je čtyřčíslí roku (čtyřčíslí roku kvůli tomu, že automatizované systémy s dvoučíslím zpravidla nepracují),
d) xxxxx je numerický kód přiřazený příslušné agendě spisovým a skartačním plánem ve formě spisového znaku.
Kombinací těchto dvou způsobů evidence je evidence správních spisů, i když o tom všechny zmiňované právní předpisy mlčí. Navíc - jak je avizováno v důvodové zprávě k řádu, správní řízení se blíží soudnímu řízení a číslo jednací je pak tvořeno z pořadového čísla ze sběrného archu (také spisového přehledu) a spisové značky (také značky spisu). A může být nazýváno i číslem listu.
Z výše uvedeného je zřejmé, že evidence je činnost nanejvýš důležitá a pro mezery v citovaných právních normách i značně složitá. Apeluji proto na řádné zpracování spisového a skartačního řádu úřadu (viz rámeček).
(Příště: Oběh, vyřizování a odesílání dokumentů.)
Ivan Bittner
První archivní a spisovenská Praha - Blansko, s r. o.
Co musí splňovat spisový a skartační řád úřadu
Nezapomínejte, že tento řád musí vždy splňovat tři kritéria:
podrobný popis činností SSL z hlediska provozu úřadu a právních předpisů (nejen zákona, vyhlášky a řádu),
podrobný popis procesů a procedur z hlediska informačního systému úřadu,
poskytovat přehledný soubor požadavků na SSL a informační systém pro výběrové řízení.
Bohužel nelze říct, že tato kritéria splňují spisové a skartační řády dnes většinou v úřadech užívané.
