Ukládání a skartace dokumentů 4/ Ukládání dokumentů úzce souvisí s jejich vyřízením. Již v minulém příspěvku jsem zdůrazňoval, že vyřizující referent zodpovídá za uspořádání dokumentů ve spisu a jeho označení spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení do skartačního...
Ukládání a skartace dokumentů 4/
Ukládání dokumentů úzce souvisí s jejich vyřízením. Již v minulém příspěvku jsem zdůrazňoval, že vyřizující referent zodpovídá za uspořádání dokumentů ve spisu a jeho označení spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení do skartačního řízení, čili rokem skartace. Z dotazů posluchačů na přednáškách ke spisové službě vyplývá, že určení spisového a skartačního znaku a skartační lhůty se stává pro referenta mnohdy neřešitelným problémem. Nemá totiž k dispozici celostátně platný a jednotný spisový a skartační plán, který by obsahoval všechny agendy, které jsou na úřadu řešeny s příslušnými spisovými a skartačními znaky a lhůtami. Má pouze zastaralou, ale dosud platnou instrukci o spisové službě z května 1992 a metodické pokyny odboru archívní správy Ministerstva vnitra ČR (MV ČR) z let 2003 a 2005.
URČOVÁNÍ ZNAKŮ A LHŮT
Ve všech těchto normách však mnohdy nenajde hledanou agendu s příslušnými znaky a lhůtami. Nezbývá než se obrátit s žádostí o určení spisového a skartačního znaku a lhůty buďto na zmíněný odbor archívní správy MVČR nebo na příslušný archív. Je třeba mít na zřeteli, že referent, který spisový a skartační znak a lhůtu spisu přiděluje, plně zodpovídá za jeho správnost. Lze namítnout, že při určování znaků a lhůt se má opírat o spisový a skartační plán úřadu, který je součástí spisového a skartačního řádu úřadu. Aby úřad mohl zodpovědně takový spisový a skartační plán vydat, musel by provést podrobný, věcně členěný soupis všech agend úřadu a podle platných zákonů k těmto agendám přiřadit skartační znaky a lhůty. Protože je tento úkol časově i personálně velmi náročný, optimálním řešením by bylo novelizovat zastaralou instrukci z roku 1992 a vydat ji jako přílohu například k vyhlášce č. 646/2004 Sb.
ZŘIZOVÁNÍ SPISOVEN
Předpokládejme, že vyřizující referent příslušný spisový a skartační znak a lhůtu našel, spis označil a tyto údaje poznamenal do podacího deníku. V praxi však mnohdy na spis vyznačí obsah a časové vročení a určení dalších údajů ponechává až na pracovnici spisovny. Odstranění tohoto velmi zažitého uzavírání spisu je možno hledat v důkladném proškolení všech úředníků úřadu při jejich seznamování s novým spisovým a skartačním řádem a v praktických ukázkách souvisejících se zaváděním automatizované spisové služby.
Aby vyřizující referent nemusel s každým vyřízeným spisem chodit do spisovny, zpravidla jej ukládá do spisovny příruční. Příruční spisovnou, o níž vyhláška nehovoří, se rozumí zpravidla uzamykatelná skříň nesoucí numerické nebo alfanumerické označení. Ukládají se do ní jak vyřízené spisy, tak spisy vyřizované nebo spisy, které na vyřízení čekají. Vyřízené spisy jsou v příruční spisovně uloženy do konce kalendářního roku a v termínu nebo termínech určených spisovým a skartačním řádem úřadu předávány protokolárně proti podpisu předávajícího a přebírajícího do spisovny.
Kompletnost předávaného spisu se přebírajícím pracovníkem kontroluje a zjištěné nedostatky musí předávající okamžitě odstranit. O spisech nebo dokumentech předaných do spisovny vede pracovník pověřený vedením spisovny evidenci zpravidla v archívní knize, kde se podle vzestupné řady pořadových čísel zapisují předané dokumenty v pořadí, jak byly do spisovny předány. Do archívní knihy se zapisují i dokumenty, které nejsou evidovány v podacím deníku, ale podléhají skartačnímu řízení. Převzaté a zaevidované dokumenty pracovník pověřený vedením spisovny zařadí podle spisových, proto také ukládacích znaků do regálů.
Pokud má úřad dostatečné prostory, může zřídit centrální spisovnu, kde jsou uloženy všechny dokumenty úřadu. Základním předpokladem pro zřízení centrální spisovny je prostorná místnost a dostatečná nosnost podlah (podle druhu použitých regálů 100 až 1500 kg na 1 m2. Je vhodné před ukládáním nechat na nosnost podlah zpracovat statický posudek. Málokterý úřad má dostatečné prostory pro centrální spisovnu a ukládání řeší sítí dílčích spisoven určených k uložení dokumentů jednotlivým útvarům.
Hovoříme také o útvarových spisovnách. Útvarové spisovny zpravidla slouží k uložení dokumentů majících dlouhodobé ukládací lhůty (např. stavební spisy), zvláštní režim zacházení (např. personální spisy) nebo vyžadují zvláštní místnost jak pro charakter, tak množství (např. účetní dokumenty). Všechny typy spisoven musí dbát na již zmíněnou nosnost podlah, zabezpečení proti zničení písemností zaplavením (spisovnou nesmí procházet žádné potrubí), požárem (spisovny musí být opatřeny protipožárními dveřmi). Ve spisovně musí být dodržována optimální relativní vlhkost vzduchu (30 až 50 %), teplota 14 - 18 stupňů 0C), zabezpečeno dostatečné, nejlépe nucené větrání, čistota a osvětlení. Je třeba mít vždy na zřeteli, že spisovna nebo spisovny nejsou odložištěm starého papíru, vyřazených psacích strojů, počítačů a rozhlasových ústředen, ale naopak úložištěm dokumentů vytvářejících pramennou základnu pro dějiny obce či regionu a mnohdy nezbytných pro prokázání určitých skutečností potřebných pro správu obce. Při zavádění automatizované spisové služby nelze než vřele doporučit provést skartaci a zbylé dokumenty hned v prvé fázi zavádění systému vložit prostřednictvím modulu spisovna do databáze systému.
Dokumenty uložené ve spisovnách lze zapůjčovat za podmínek definovaných ve spisovém a skartačním řádu. O ztraceném nebo zničeném dokumentu se pořizuje úřední záznam, zejména co se týče archiválií. Zničení nebo ztráta se poznamená i v podacím deníku a archívní knize.
PŘÍPRAVA SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ
Ve lhůtách stanovených spisovým a skartačním řádem (zpravidla čtyř nebo pětiletých) a po dohodě s příslušným archívem pracovník pověřený vedením spisovny nebo spisoven zpracuje skartační návrhy samostatně pro skartační znaky A, V, a S. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým prošly skartační lhůty. Tyto lhůty nelze zkracovat, lze je však po dohodě s archívem prodloužit.
K provedení skartačního řízení se zřizuje skartační komise, jejímž členem je pracovník pověřený vedením spisovny a přípravou skartace. Skartační komise také posoudí dokumenty se skartačním znakem V a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S.
Skartační návrhy se ve dvojím vyhotovení zašlou příslušnému archívu. Pracovník příslušného archívu provede odbornou archívní prohlídku navržených dokumentů a posoudí vhodné zařazení dokumentů do příslušných skartačních znaků. Případné omyly na místě odstraní. O provedené archívní prohlídce sepíše pracovník archívu protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S. Úřad na své náklady převeze dokumenty se skartačním znakem A k trvalému uložení do archívu a dokumenty se skartačním znakem S (za dohledu příslušného pracovníka) zničí.
Skartačním řízením končí tzv. životní cyklus dokumentu, nikoli však mravenčí práce s dokumentem propojující všechny činnosti spisové služby. Aby tato práce přinesla výsledek, byla dobře organizována a přehledná, je nutné mít podrobně, srozumitelně a přehledně všechny úkony spisové služby popsány ve spisovém a skartačním řádu úřadu. Dalším nezbytným krokem je seznámit úředníky formou praktické pomoci s těmito postupy a hned při výkladu a praktickém výkonu odstranit případná sporná nebo nejasná místa.
IVAN BITTNER
První archívní a spisovenská
Praha - Blansko, spol s r. o.
