Zná to téměř každý. Dlouho se nic neděje, přípravy na zavedení např. nové IT služby či produktu neberou konce a náhle se přiblíží konec roku a vše musí být hotové tzv. zítra.
Podobné to může být i u projektů a služeb spolufinancovaných z evropských fondů. Často se ptáme a hledáme odpovědi, proč tomu tak je. Odpověď je téměř vždy stejná. Zavedení nové IT služby nebo produktu není dostatečně řízeno a koordinováno od svého záměru až po zahájení používání a průběžné dosahování přínosů. Cestou, jak zlepšit tento stav, je pokusit se zavést projektové řízení.
HISTORIE PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ
Historie projektového řízení ve veřejné správě je bohatá. Jednou z nejvýznamnějších škol projektového řízení je britská škola zastoupená organizací OCG (The Office and Government Commerce), která je nositelem a tvůrcem projektové metodiky PRINCE2® (Project IN Controlled Environment - projekt v řízeném prostředí).
Vznikla na sklonku minulého století v prostředí britské státní správy na základě zkušeností odborníků načerpaných za léta praxe v oblasti řízení projektů. Jde o nejrozšířenější metodiku projektového řízení v Evropě.
Metodika je aplikovatelná pro všechny typy projektů jakéhokoliv rozsahu (projekty komunitního plánování, IT projekty, projekty marketingové, komunikační, osvětové, investiční, rozvojové a vzdělávací nebo volnočasové, sociální projekty apod.). Jejím základem je sedm principů, které, jsou-li dobře vysvětleny a dodržovány v průběhu projektu, výrazně přispějí k dosažení plánovaného cíle a následných přínosů.
Nosné pilíře tvoří sedm témat, jež prolínají celým životním cyklem projektu a umožňují naplnění oněch zmiňovaných principů. Mezi témata patří např. organizace; kvalita; riziko; plány; pokrok; změna; obchodní případ. Metodiku propojuje sedm procesů, jež usnadňují projektovému manažerovi každodenní řízení.
Její součástí jsou doporučené vzorové dokumenty, jež lze sdružovat či nepoužít. Metodika dále sjednocuje postupy při řízení projektů a jazyk pro všechny zúčastněné strany (členy zastupitelstva, rady, vedoucí a pracovníky odborů a dodavatelské firmy).
SYSTEMATICKÉ ŘÍZENÍ PROJEKTŮ MĚST A OBCÍ
Metoda PRINCE2® se uzpůsobuje měnícím se podmínkám. Co však zůstává, je její kontrolní a administrativní charakter, který využijí různě velké obecní úřady. Čím větší úřad, tím je jeho vyzrálost pro použití metody vhodnější.
Vzpomeňme si na dobu příprav záměrů mnohých měst a obcí na vybudování průmyslových zón v období vstupu ČR do Evropské unie. Muselo se postupovat systematicky a pečlivě, aby bylo možné čerpat prostředky ze státního rozpočtu i ze strukturálních fondů. EU tehdy předepisovala postupy a náležitosti pro čerpání prostředků.
Již tehdy se pracovníci měst a obcí postupně začali seznamovat s metodami SWOT analýzy, logickým rámcem (LogFrame), popisy přínosů, strukturovaným přístupem, řízením rizik apod. Projekty průmyslových zón se stávaly úspěšnými ve městech a obcích, které k řízení projektu přistupovaly systematicky.
VZDĚLÁVÁNÍ PRINCE2
® PRO MĚSTA A OBCEOchota učit se nové věci, nadchnout se pro systémový projektový přístup nestačí. Předpokladem úspěšnosti PRINCE2® na místní úrovni je též účast na certifikačních programech vedených zkušenými lektory. Lektorem se může stát praktik se zkušenostmi v řízení projektů i lektorské sféře, s platnými certifikáty PRINCE2®, jenž absolvuje akreditační proces.
V závěru procesu je lektor hodnocen z úrovně znalostí a pochopení metodiky i z lektorských dovedností. Dohled nad složením akreditace koná komisař společnosti APMG, jež zodpovídá za kvalitu šíření principů metodiky. Na kvalitu lektorů se klade vysoký důraz i po ukončení akreditačního procesu - jsou hodnoceni za výsledky svých kurzů - tj. úspěšné složení certifikačních zkoušek účastníků.
Na školení projektového řízení se seznámíte s životním cyklem projektu včetně doporučených aktivit, nastavení rolí a odpovědností, řízení rizik a změn, nastavení a plán kvality. Součástí školení jsou odpovědi na otázky: Co jsou projektové cíle? Proč je příprava projektu důležitá? Jaké jsou časté chyby při realizaci a řízení projektu a jak jim předcházet? Kdy je dobré rozhodnout o zastavení projektu atd.
Ambicí uplatnění metodiky PRINCE2® na řízení projektů municipalit je zastřešit všechny aspekty, které projekt doprovázejí. Šance na jeho úspěšné dokončení v daných podmínkách se výrazně zvyšuje a vedení obce se stává v očích občanů úspěšnější.
MARTIN LUKÁŠ
konzultant informačních systémů pro veřejnou správu
JANA ČEŠPIVOVÁ
akreditovaný lektor kurzů PRINCE2
