Na radnici v Českém Krumlově se rozhodli přejít z lokálního řešení dokumentů, kalendářů a elektronické pošty na cloudové řešení v prostředí Google Apps.
Na městském úřadě v Českém Krumlově, v obci s rozšířenou působností, pracuje asi 150 uživatelů převážně s počítači i vlastní e-mailovou schránkou. V některých agendách potřebují úředníci sdílet dokumenty se svými kolegy. Roste i počet zaměstnanců, kteří využívají při své činnosti mobilní zařízení a potřebují mít stále dostupný e-mail i kalendář a dokumenty. Migraci a podporu zajišťuje městu společnost netmail.
SDÍLENÍ UVNITŘ, POTÉ I NAVENEK
»Hledali jsme nástroj pro zlepšení elektronické komunikace uvnitř úřadu i směrem k občanům,« řekl Mgr. Radim Rouče, tajemník MěÚ. Srovnání vlastní infrastruktury a cloudového řešení nakonec vedlo k rozhodnutí pro druhou možnost. Cloudové řešení vyšlo výhodněji také ekonomicky. Výhodou je odstranění problémů a nákladů spojených se správou vlastněných HW a SW prostředků. V minulosti přitom městský úřad používal vlastní poštovní server. Dokumenty se často zasílaly elektronickou poštou a vznikal chaos v podobě mnoha verzí, které bylo nutné pracně slučovat. Problematické bylo i využití mobilních zařízení.
Nástroje Google Apps byly vybrány z důvodu množství služeb včetně chatu, videokonferencí, obrany proti spamu a především pokročilého sdílení dokumentů. Plusem je i uživatelská přívětivost. »Aplikace jsme samozřejmě před rozhodnutím testovali. Chtěli jsme mít jistotu, že naši úředníci nebudou mít s přechodem problémy,« doplnil tajemník.
Plánuje radnice rozšíření cloudového řešení i pro jiné aplikace nebo systémy? Jak Moderní obci dále upřesnila tisková mluvčí Olga Kneiflová, BBS. zatím nikoli, protože úřad provozuje ostatní IS a aplikace na moderní serverové infrastruktuře vybudované v rámci projektu »Technologické centrum ORP Český Krumlov«.
Možnosti sdílení dokumentů lze využít např. k veřejnému připomínkování... »Zatím jde o vizi. Nejprve bychom chtěli, aby sdílené dokumenty využívali zaměstnanci k řešení interních procesů - typicky připomínkování dokumentu, kdy doposud vznikalo několik verzí, jež se pak složitě dávaly dohromady,« uvedla tisková mluvčí. A dodala, že v budoucnu by město nástroje Google Apps pro interakci s občany využilo rádo, např. právě pro připomínkování strategických dokumentů, on-line přenosy jednání zastupitelstva, veřejný kalendář událostí, ankety aj. »První vlaštovkou je nyní připravovaný tzv. Povodňový plán nemovitosti, občané budou moci vyplnit a zaslat městu formulář vytvořený pomocí nástrojů Google Disk,« uzavřela Olga Kneiflová.
Českokrumlovská radnice testuje cloudové řešení práce s dokumenty a poštou.
ILUSTRAČNÍ FOTO: LUBOR MRÁZEK
