Vybudování vyhovujícího systému, jeho naplnění daty, proškolení uživatelů i ověření funkčnosti se mnohdy počítá na měsíce, nezřídka i roky. Pokud se informační systém (IS) podaří postavit na dostatečně robustním zakladu a sestavit jej z přizpůsobení schopných modulů, pak přináší neobyčejně pohotová, průkazná a efektivní užití.
Příkladem je řešení integrovaného informačního systému PROXIO využívané v Plzni společně magistrátem města (s vazbou na krajský úřad), městskými obvody a v současné době i Plzeňskými městskými dopravními podniky. Slouží zhruba tisícovce pracovníků těchto institucí. Okruh uživatelských subjektů se neustále rozrůstá.
SAP R/3 - POPRVÉ V MUNICIPÁLNÍ SPRÁVĚ
Jak připomněl náměstek primátora Ing. Vladimír Duchek, Ph.D., zhruba v roce 1998 přestala tehdy užívaná počítačová řešení vyhovovat. Každá z oblastí - administrativa, ekonomika, evidence a geografický systém - měla data uložená ve své specifické databázi. Pracné rutinní činnosti byly prováděny manuálně a namísto dále zpracovatelných elektronických dokumentů obíhaly magistrátem jejich papírové verze. Bylo obtížné získat informace nezbytné pro integrované řízení. Stále více se také projevovala potřeba získávat informace v reálném čase, uskutečňovat nejen jednotlivé operace, ale získávat podklady pro rozhodování i prostřednictvím složitějších a přitom transparentních procesů. Proto bylo základním požadavkem sjednotit všechny agendy pod jednu datovou základnu.
Zavedením a rozvojem nového informačního systému byla pověřena akciová společnost Plzeňský holding, jejímž zakladatelem a jediným akcionářem je město Plzeň. Její činnost je mimo jiné zaměřena na zajišťování přípravy a realizace rozvojových projektů v oblasti infrastruktury, informačních technologií, dopravy, energetiky a ekologie včetně financování a například i zajištění dotací.
Pro implementaci back-office řešení, tedy jádra projektu, byl zvolen systém SAP R/3 (první nasazení v organizaci municipální správy v ČR), který podporuje tři hlavní typy procesů (ekonomické, logistické a personalistické) prostřednictvím nejdůležitějších modulů (finance, lidské zdroje, prodej, materiálové hospodářství, investiční majetek, projektové řízení, controlling a údržba majetku). Jen tento základ slouží na magistrátu 310 uživatelům. V současné době byl pro potřeby širšího vedení města (zhruba 60 pracovníků) rozšířen o systém pro manažery SAP BW. V propojení se státními registry systém využívá tzv. komplexní datovou bázi (KDB), v níž jsou obsaženy základní registry (registry ekonomických subjektů, nemovitostí, budov, obyvatel, bytových a nebytových prostor a registr pronajatých ploch) a evidence (evidence smluvních partnerů, nemovitých objektů, organizační struktury). Systém je současně propojen na Geografický informační systém (Gestore, GS Web). Administrativní aplikace pak tvoří Smlouvy a poplatky, Sociální dávky, Stavební řízení a Evidence soudních sporů.
CO VŠE SYSTÉM DOKÁŽE
Díky provázanosti systému lze v reálném čase zobrazit typ příjmové agendy, jméno partnera (občan, firma apod.), zodpovědného úředníka, částku, a dále jeho smlouvu, stav jeho účtu nebo případné pohledávky. Není tedy například problém přejít z obrazovky katastrální mapy až na jednotlivou pohledávku občana bydlícího například v obecním bytě. Anebo opačně - dostat se od smlouvy s dodavatelem investiční akce až do mapy katastru, kde bude realizována.
Do IS jsou pak napojeny další jednotlivé aplikace jako třeba spisová služba či zmíněný manažerský systém SAP BW. Veškerá oprávnění k jednotlivým aplikacím a jejich funkcím jsou spravována a řízena aplikací Evidence organizační struktury, která je integrovaná s personálním systémem a poštovním serverem. Takováto centrální správa přístupů a její univerzálnost i možnosti nastavení splňují jak požadavky na zabezpečení systému, tak požadavky dané legislativním prostředím státu, zejména zákonem na ochranu osobních údajů.
PŘÍNOSY? SNÍŽILY SE I OSOBNÍ NÁKLADY
Na otázku ohledně přínosů celého systému pro řízení města náměstek primátora Duchek odpovídá jednoznačně - přínosů je celá řada, od těch evidentních, jakými jsou přesná identifikace majetku města, operativní přehled o finančních tocích, transparentní a adresná alokace finančních prostředků nebo lepší optimalizace finančních zdrojů, až po efekty, které nebyly předem zamýšleny. Nasazení integrovaného informačního systému se například pozitivně projevilo při hodnocení auditorů - již několik let město Plzeň dostává audity bez jakýchkoli výhrad. Také vzrostl rating města z pohledu peněžních ústavů. Při žádostech o úvěry nebo dotace, a to i z prostředků EU, už není požadován posudek ratingových společností. Synergický efekt se projevil i v oblasti personalistiky - před dvěma roky se podařilo zastavit růst počtu pracovníků a celkově snížit o několik procent osobní náklady.
Město Plzeň také díky novému IS prokázalo dobrou připravenost na vstup do EU, a to zejména z hlediska nových možností financování a nutnosti příslušných evidencí a reportování. Dalším předpokládaným projektem budou portály občana a úředníka a aktivity vedoucí ke kvalitnějšímu využití datové základny pro řízení a rozhodování.
