Jako téměř každé město, i Velké Meziříčí vypisuje dotační programy pro občany, různé spolky, zájmová sdružení a organizace. Na rozdíl od mnoha jiných měst ale podávání žádostí u nich funguje pouze elektronicky přes Portál občana. Povídáme si s Ing. Bc. Josefem Švecem, vedoucím správního odboru MěÚ Velké Meziříčí.
Jak u vás probíhalo vyhlašování a zpracování dotačních programů dříve?
Původně to bylo asi jako všude. Jednotliví garanti vypisovali dotační programy, zveřejňovali je na úřední desce před úřadem a přijaté žádosti si zaznamenávali do excelových tabulek. Vznikaly „plachty" i ve formátu A3. Někdy to kolegové slepovali, aby dokázali zaznamenat a sledovat celý proces. Pak samozřejmě zakládali složky týkající se jednotlivých žádostí, které vznikaly v podstatě minimálně dvakrát. Účetní si kopírovali informace o programech, žádosti i smlouvy, aby věděli kdy, co a za jakých podmínek uhradit. Chyběly samozřejmě operativní informace. Když potřebovali například z Odboru kultury vědět, zda již byla nějaká žádost uhrazena, museli poptávat účetní.
Změnili jste tyto procesy?
Když jsme se dověděli, že VERA vyvinula agendu Dotační programy, dali jsme si ji odprezentovat. Bylo hned jasné, že agenda zpřehlední a zpřístupní potřebné informace pro všechny zúčastněné. Po implementaci a školeních jsme ji začali využívat od roku 2020.
Zrušili jsme plachty. Vypisování dotačních programů, evidence žádostí, vystavování smluv a poukazů přešlo do elektronické formy. Díky nastavení přístupových práv se k údajům o konkrétních programech dostal jak zodpovědný referent odboru, tak účetní i představitel vedení města. Všichni měli údaje k dispozici hned a byly aktuální.
Účetní se před výplatou poukazu mohl podívat do příloh a ve smlouvě najít, zda je požadovaný výdej oprávněný. Referent mohl volajícímu klientovi hned říct, zda jeho žádost byla uhrazena či nikoliv, případně v jaké výši. Tajemník či starosta měli informace o alokované částce a úhradách.
Agenda Dotační programy tedy usnadnila jejich zpracování na úřadě?
To rozhodně, ale stále tam byly nějaké rezervy. Původně jsme měli na našich webových stránkách k dispozici formuláře, které zástupci žádajících organizací vytiskli, vyplnili a přinesli na úřad. Kolegyně pak přepsaly všechny informace z formulářů do agendy Dotační programy.
Pak jsme si ale řekli: „Máme přece portál, pojďme jej využít naplno!". A tak jsme lidem přidali možnost vyplnit formuláře on-line, přičemž kolegyním odpadla práce s přepisováním, protože data z portálu se v agendě automaticky objeví.
Jak dlouho u vás funguje Portál občana?
S portálem jsme začali v roce 2021 a dál jej rozvíjíme. Dlouhodobě se snažíme poskytovat našim občanům vhodné nástroje pro komunikaci s úřadem. Klademe velký důraz na informovanost. Na to, aby jej občané nejenom mohli, ale i uměli používat. Prakticky každá sekce obsahuje návody a příručky, které je možné otevřít ve vedlejším okně a postupovat podle nich krok za krokem, v několika případech máme i videonávody. Samozřejmě jsou tam i odkazy na kontakty na referenty příslušné oblasti.
Když jsme vypisovali výzvy na dotační programy na rok 2021, jejich součástí již byla podmínka, že žádosti musí být vyplněny v elektronické podobě.
Jak přijali občané elektronické žádosti o dotace?
Většinou nemají problém s podáním žádosti. Stačí k tomu běžné uživatelské počítačové dovednosti. Už jsem zmínil návody a navíc, pokud je něco nejasné, je samozřejmě možnost kontaktovat kolegy na úřadě. V roce 2022 jsme přijali 65 žádostí o dotace a všechny byly přijaté elektronicky.
Co to přineslo úřadu?
Máme všechno na jednom místě. Agenda Dotační programy pokrývá celý proces: od vypisování, poskytování dotací, až po konečné vyúčtování. Máme na ni napojeny smlouvy, poukazy a k nim úhrady a vyúčtování dané žádosti. Žádné plachty, žádné šanony, každý má informace, které potřebuje ke své práci.*
Ing. Jana Krausová
Marketing Manager
VERA, spol. s r.o.
