V podnicích a úřadech se radikálně zmenší objem mechanické práce. Zaměstnanci budou věnovat mnohem větší podíl času práci s vysokou přidanou hodnotou, která vyžaduje přemýšlení, kreativitu, rozhodování. Tato revoluční změna už v řadě organizací začala, její dovršení podle mínění mnoha odborníků nebude trvat déle než dva roky.
Potvrzují to i zkušenosti společnosti Software602. Předseda jejího představenstva Ing. Richard Kaucký o tom říká: "Diskutovali jsme s představiteli stovek firem z různých sektorů trhu i z mnoha úřadů veřejné správy - a trend je zcela jednoznačný. V desítkách z nich již začaly reálné projekty, na mnoha místech už jsou vidět výsledky. Hovoří-li se v té souvislosti o největší změně od doby Marie Terezie, je to nadsázka, ale ne až tak příliš zavádějící. Skutečně stojíme na prahu revolučního zlomu."
Zmíněný přechod souvisí s nahrazováním oběhu papírů a s přechodem od nestrukturovaných elektronických dokumentů, což je v podstatě jen papír přenesený na obrazovku počítače, ke strukturovaným dokumentům, které za uživatele vykonají mechanickou část práce (přepisování, kontrola správnosti, přenos dat z jiných zdrojů, výběr z roletek místo vyplňování apod.). Také čas věnovaný archivaci, vyhledávání, připravování materiálů ke schválení a podobně se sníží na zlomek současného stavu.
TŘI DŮVODY KE ZMĚNĚ
Prvním předpokladem rychlých změn jsou jednoduché a cenově dostupné technologie, které již jsou k dispozici. Ještě donedávna nebylo možné reálně nahradit oběh papírového dokumentu bez nasazení informačního systému, což bylo nákladné, zdlouhavé a mnohdy tak složité, že organizace raději zůstaly u papírů. Současné technologie umožňují použít formulářové řešení v některých případech i za několik hodin a za zlomek ceny informačního systému.
Druhým faktorem, který mluví ve prospěch pronikavé změny, je skutečnost, že české úřady přestávají vyžadovat papírové dokumenty a podporují využívání elektronických dokumentů i mezi podniky. Nejvýznamnějším projevem tohoto trendu je zákon o eGovernmentu, který vstoupí v platnost letošního 1. července. Právě nutnost vyhovět legislativním požadavkům nebo požadavkům některého konkrétního úřadu dosud v mnoha případech představovala hlavní důvod, proč bylo nutné vytvářet a archivace papírů (daňové doklady, smlouvy apod.).
Konečně třetím důvodem, který může ještě více urychlit probíhající změny, je současná ekonomická situace, zesilující tlak na snižování nákladů. Pro podniky čelící zhoršující se situaci na trzích bude obtížnější ignorovat, kolik pracovních hodin nebo dnů věnují zaměstnanci činnostem s minimální produktivitou.
PŘÍKLADY PRO KAŽDÉHO
"Důležité je i to, že existují konkrétní příklady. Podobných velkých vizí tu bylo v minulosti více, ale ne všechny se naplnily. Dnes jsme však v situaci, že pokud kdokoliv chce odbourat papírování u jakéhokoliv typu procesu, prakticky vždycky najde konkrétní subjekt, kde již takový krok proběhl. To je také jedním z důvodů, proč organizujeme semináře a proč provozujeme portál www.bezpapiru.cz, který slouží právě ke sdílení těchto zkušeností," konstatuje Ing. Richard Kaucký.
Semináře zaměřené na praktické aspekty nahrazování oběhu papírových dokumentů pořádá Software602 přibližně od poloviny loňského roku. Probíhají pravidelně v Praze, Brně a Plzni a během posledních několika měsíců se jich zúčastnili představitelé více než stovky organizací ze všech sektorů trhu. Seminář zpravidla trvá dvě až tři hodiny, témata jsou uzpůsobena účastníkům každého setkání.
MENŠÍ MĚSTO I KRAJ
Vize rychlého přechodu na bezpapírové úřadování není pro společnost Software602 zbožným přáním. S tímto trendem spojila celou svou existenci a zjevně se jí to vyplácí. Zatímco jiné firmy mají v současné době vážné problémy, jejich hospodářské výsledky stagnují či klesají a jsou nuceny propouštět zaměstnance, Software602 hlásí masivní růst.
Pro letošní rok firma počítá s růstem obratu dokonce o 40 procent a na rozdíl od jiných dokonce nabírá další zaměstnance. Kromě komerč-ního sektoru se jí daří i ve veřejné správě, kde mimo jiné pokračovala v rozšiřování technologické infrastruktury projektu Czech POINT. Ale její inteligentní formuláře 602XML používají už i mnohé magistráty či městské úřady.
Například v Černošicích v okrese Praha-západ začali s inteligentními formuláři pracovat nejdříve pro vyřizování stavební agendy, později také v rámci odboru sociálních věcí a zdravotnictví. V tomto pětiapůltisícovém městě si radnice na přijatém řešení zvláště cení možnosti vytvářet vlastní formuláře či provádět změny v dodaných.
Již několikaleté zkušenosti s inteligentními formuláři mají v Olomouckém kraji, kde se v projektu jejich nasazování spojil krajský úřad s městy a obcemi. To všem zúčastněným umožnilo nejen vyjednat lepší finanční podmínky, ale především výměnu zkušeností i samotných formulářů. Potvrzují se tak slova Ing. Richarda Kauckého, že prakticky pro každý typ procesu dnes lze najít konkrétní příklad z praxe, kde se již o odstranění papírování s úspěchem pokusili.
JAROSLAV WINTER
