Každý tajemník má nějaký přehled o tom, jak to na „jeho“ úřadě vypadá s lidmi, penězi, dokumenty. Jenomže první pohled občas klame a dobrý manažer by neměl řídit na základě pocitů, ale na základě přesných dat a jejich analýz.
Jak to u vás vypadá s dokumenty a jejich zpracovateli, vám nově řekne MIS VERA Radnice. O tom, že tento nástroj hlídá peníze, zpracovává data z rozpočtu, účetnictví, majetku, pohledávek, závazků či demografie, již určitě víte.
Co Vám MIS pohlídá u dokumentů?
Výstupy v MIS z oblasti spisové služby nabízí statistiky zpracování dokumentů na úřadě prostřednictvím přehledných grafů a reportů.
Sledují např. počet přijatých a vypravených dokumentů v čase. Dále je k dispozici jejich rozdělení podle toho, zda jsou analogové nebo digitální či podle způsobů vypravení nebo doručení. Lehce zobrazitelný je počet vlastních písemností, počet přidělených i odpovědí na ně. Snadno tam naleznete přehledy o položkách k podpisu či ke schválení a statistiky dokumentů držených v externí aplikaci. Důležitou částí je i zobrazení písemností po termínu. Vše v agregované formě za úřad nebo odbor s možností dalšího prokliku na detail, až na konkrétního zaměstnance.
K čemu Vám to bude?
Když jste se chtěli dříve vyhnout potenciálnímu postihu úřadu za nezpracování písemností v termínu, museli jste požadovat od vedoucích odborů přípravu přehledů. Jako všechny aktivity, které se týkají většího počtu lidí, i tato zpracování získávala zpoždění s ohledem na vytížení pracovníků, dovolené a podobně. A navíc šlo o neproduktivní práci, která obírala o čas zaměstnance úřadu.
Dnes přihlášením do MIS získáte potřebné údaje sami, velmi rychle a komplexně. Tato data můžete použít k vyhodnocování, prevenci a ověřování případných nedostatků při výkonu spisové služby. Jsou vhodná také jako podklad pro audit spisové služby nebo kontroly nadřízených orgánů.
Další oblastí, kde vám MIS VERA Radnice pomůže, je srovnání odborů či jednotlivých pracovníků podle množství zpracovaných dokumentů. Rozkliknutím jednotlivých kategorií se dostanete až na srovnání pracovníků jednotlivých odborů. Díky tomu lze rovnoměrněji rozdělit zátěž mezi referenty, zvýšit efektivitu úřadu a zlepšit mezilidské vztahy mezi zaměstnanci.
Pokud vás myšlenka přehledu o spisové službě či o úřadu obecně zaujala, víte, na koho se obrátit.
MIS – váš přehled o tom, jak to u vás frčí.
Mgr. Ondřej Pacovský
Analyst
VERA, spol. s r.o.
